Při výkonu práce na dálku je zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náklady spojené s prací z domova, a to například elektřinu, vytápění, vodné a stočné.
Možnosti úhrady nákladů:
- Skutečné náklady – Zaměstnanec doloží své reálné náklady související s výkonem práce na dálku.
- Paušální náhrada – Vychází ze statisticky zjištěné průměrné spotřeby dospělé osoby a je stanovena vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.
Vyhláška je každoročně vydávána podle § 190a odst. 4 písm. a) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění zákona č. 281/2023 Sb.
Důležitá pravidla:
- Paušální náhrada není součástí mzdy a nepodléhá dani z příjmu.
- Vyšší paušální náhrada je možná na základě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Rozdíl mezi zákonnou a sjednanou částkou však podléhá odvodům sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění.
Zaměstnavatel a zaměstnanec se mohou písemně dohodnout, že paušální náhrady nebudou vypláceny. Pokud se zaměstnavatel rozhodne, že paušální náhrady za práci na dálku nebude vyplácet žádnému zaměstnanci, je nutné tuto skutečnost formálně ukotvit ve vnitropodnikové směrnici, pracovní smlouvě zaměstnance, dodatku k pracovní smlouvě nebo v kolektivní smlouvě.
Zaměstnanec pracuje z domova a má písemně sjednáno, že za každou započatou hodinu práce mu náleží paušální náhrada ve výši 4,80 Kč, platná pro rok 2025. V lednu 2025 zaměstnanec odpracoval z domova 60 hodin, za což mu náleží paušální náhrada ve výši 288 Kč.
- U zaměstnance není paušální náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti (§ 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů – ZDP).
- Není součástí vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.
- Je pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem, pokud jsou splněny podmínky podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 ZDP (musí být doloženo, že náhrada byla sjednána v pracovněprávním předpisu nebo dohodě se zaměstnancem a že odpovídá obvyklým nákladům).
Zaměstnanec pracuje z domova a má písemně sjednáno, že za každou započatou hodinu práce mu náleží paušální náhrada ve výši 7,80 Kč, což je vyšší náhrada než zákonem stanovená paušální částka. V lednu 2025 zaměstnanec odpracoval z domova 60 hodin, za což mu náleží paušální náhrada ve výši 468 Kč.
- Předmětem daně není částka 288 Kč (4,80 Kč * 60 hodin), která není součástí vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.
- Zbývajících 180 Kč (3 Kč * 60 hodin) je zdanitelným příjmem zaměstnance a zahrne se do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.
- Paušální náhrada v celkové výši 468 Kč bude daňově uznatelným nákladem při splnění podmínky dle § 24 odst. 2 písm. J) bod 4 ZDP.
¶ Nastavení
¶ Mzdové parametry
Paušální náhrady při práci na dálku se nastavují v agendě Nastavení / Mzdy / Mzdové parametry.
- Zákonem stanovená částka paušální náhrady
- Nad rámec stanovená částka paušální náhrady
Příklad: Zaměstnavatel bude platit zaměstnanci při práci z domova paušální náhradu ve výši 7,80 Kč. Zákonem stanovená paušální náhrada je ve výši 4,80 Kč, která nepodléhá odvodům sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění. Zbylé 3 Kč již musí být součástí vyměřovacího základu pro sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.
¶ Typ mzdové složky
V agendě Nastavení / Mzdy / Typ mzdové složky je nutno nastavit typ mzdové složky pro správné fungování výpočtu.
| Název: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku | |||||
| Směr platby: | Přidání | |||||
| Mzdová skupina: | Mzda | |||||
| Vzorec: | ROUND(REMOTE_WORK*HOURS,0) | |||||
| Platnost od: | Platnost mzdové složky | |||||
| Název: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku nad rámec | |||||
| Směr platby: | Přidání | |||||
| Mzdová skupina: | Mzda | |||||
| Vzorec: | ROUND(REMOTE_WORK1*HOURS,0) | |||||
| Platnost od: | Platnost mzdové složky | |||||
¶ Předpis zaúčtování
V agendě Nastavení / Účetnictví / Předpisy zaúčtování mezd je potřeba nastavit předpis pro zaúčtování paušální náhrady nákladů při práci na dálku.
| Účet Má dáti: | 548 |
| Účet Dal: | 335 |
| Typ mzdové složky: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku, Náhrada při výkonu práce na dálku nad rámec |
Náklady související se zaměstnanci se účtují do účtové skupiny 52 – Osobní náklady. V případě náhrad za práci na dálku však nejde ani o mzdové náklady, ani o sociální náklady. Jedná se o náhradu výdajů, které by jinak zaměstnavatel vynaložil na zajištění pracovních podmínek na pracovišti. Z tohoto důvodu je vhodnější tyto náhrady účtovat jako provozní náklady, tedy do účtové skupiny 54.
¶ Nastavení pro všechny zaměstnance
Systém Factorify umožňuje nastavit paušální náhrady nákladů při výkonu práce na dálku a Home office plošně pro všechny zaměstnance nebo jen pro konkrétní zaměstnance.
¶ Nastavení typu smlouvy
Pro správnou aplikaci Paušální náhrady nákladů při práci na dálku ve mzdě zaměstnance, je potřeba aby byla tato mzdová složka součástí typu smlouvy – hlavní pracovní poměr (hodinový a měsíční).
- Zákonem stanovená částka paušální náhrady
| Název: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku |
| Typ mzdové složky: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku |
| Číslo fáze: | 6 |
| Typ docházky: | Nepřítomnost |
| Kód nepřítomnosti: | Výkon práce mimo pracoviště |
| Směr: | Přidání |
| Částka k vyplacení: | Ano |
| Platné od: | Platnost |
| Přidáno ručně: | Ano |
- Nad rámec stanovená částka paušální náhrady
| Název: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku nad rámec |
| Typ mzdové složky: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku nad rámec |
| Číslo fáze: | 1 |
| Typ docházky: | Nepřítomnost |
| Kód nepřítomnosti: | Výkon práce mimo pracoviště |
| Směr: | Přidání |
| Základ zdr. pojištění: | Ano |
| Základ soc. pojištění: | Ano |
| Částka k vyplacení: | Ano |
| Platné od: | Platnost |
| Přidáno ručně: | Ano |
¶ Individuální nastavení
Paušální náhrady při výkonu práce na dálku lze nastavit pouze pro konkrétní zaměstnance.
¶ Zařazení do pracovní smlouvy
V agendě HR / Pracovní smlouvy upravíme oddíl Mzdové složky.
- Zákonem stanovená částka paušální náhrady
| Název: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku |
| Typ mzdové složky: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku |
| Číslo fáze: | 6 |
| Typ docházky: | Nepřítomnost |
| Kód nepřítomnosti: | Výkon práce mimo pracoviště |
| Směr: | Přidání |
| Částka k vyplacení: | Ano |
| Platné od: | Platnost |
| Přidáno ručně: | Ano |
- Nad rámec stanovená částka paušální náhrady
| Název: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku nad rámec |
| Typ mzdové složky: | Náhrada nákladů při výkonu práce na dálku nad rámec |
| Číslo fáze: | 1 |
| Typ docházky: | Nepřítomnost |
| Kód nepřítomnosti: | Výkon práce mimo pracoviště |
| Směr: | Přidání |
| Základ zdr. pojištění: | Ano |
| Základ soc. pojištění: | Ano |
| Částka k vyplacení: | Ano |
| Platné od: | Platnost |
| Přidáno ručně: | Ano |