Služební cesta se v systému Factorify dělí na dva typy. Služební cesta evidenční se eviduje jen jako jiný druh nepřítomnosti, zatímco služební cesta s vyúčtováním obsahuje všechny náležitosti služební cesty.
Kurz je zpracovaný z pozice jednotlivých rolí. Každá lekce je součástí dokumentace patřičené role, přesto pracovníkovi personálního oddělení doporučujeme si projít kurz celý.
- Vítejte v kurzu | poslední úprava - 30.06.2023
- Nastavení služebních cest | poslední úprava - 19.04.2023
- Z pozice zaměstnance | poslední úprava - 12.05.2023
- Z pozice nadřízeného | poslední úprava - 19.04.2023
- Z pozice mzdové účetní | poslední úprava - 19.04.2023
- Služební cesta ve výkazu docházky | poslední úprava - 14.06.2023
¶ Založení služební cesty
- Informace o služební cestě - zaměstnanec si na nástěnce ve widgetu ,,Služební cesta“ vytvoří žádost. Vyplní ,,Informace o služební cestě“
- Poté se zadaná žádost zobrazí nadřízenému na nástěnce ve widgetu ,,Žádosti ke schválení"
Po schválení služební cesty nadřízeným, se zaměstnanci znemožní úprava obecných informací služební cesty. - Záznamy - zaměstnanec si dále zadá Záznamy (jedná se o záznamy strávené na cestě) na základě kterých nám vzniknou náhrady, pokud zaměstnanec jede vlastním vozidlem. Toto může udělat v průběhu cesty nebo po jejím skončení. V případě cesty do zahraničí je pro správný výpočet náhrad nutné interval cesty rozdělit na část cesty na hranice ČR a část cesty v zahraničí. Tyto náhrady (cestovné i stravné) se nám vygenerují níže v kolonce ,,Výdaje“ Služební cesta musí být ve stavu ,,Schváleno“. Tyto záznamy může zaměstnanec editovat až do momentu potvrzení intervalů nadřízeným.
- Záznamy práce – zaměstnanec si dále zadá Záznamy práce (práce vykonávaná). Zaměstnanec může editovat až do momentu potvrzení intervalů nadřízeným. Zaměstnanec, který je uvedený ve služební cestě jako spolucestující, tak při zadávání jeho služební cesty může kopírovat Intervaly ze služební cesty svého kolegy.
Po zadání veškerých záznamů ve služební cestě si nadřízený otevře detail konkrétní služební cesty a podle potřeby potvrdí popř. opraví záznamy cesty či práce. Tím se stanou pro zaměstnance needitovatelné. Pouze potvrzené intervaly se započítají do výkazu docházky.
Pokud není vyplněné pole ,,Potvrzený čas začátku a konce“, do výkazu docházky se použijí hodnoty vyplněné zaměstnancem ,,Začátek a Konec“.
- Výdaje - náhrady za služební cestu se počítají od začátku prvního Záznamu cesty nebo práce.
Pokud bude zaměstnanci poskytnut tř. oběd, uvdeme do kolonky ,,Uhrazená jídla“, pak se zaměstnanci náhrada poníží. Do výdajů přes novou položku lze přidat vyplacené zálohy (tř. kapesné, hotovost na ubytování). - Účetní oddělení po schválené a vyúčtované služební cestě přepnou stav na ,,Vyúčtováno“
¶ Započítání do docházky
Potvrzené intervaly služební cesty se přenáší do docházky, jako běžná pracovní doba včetně započítání náhrad za víkeny, svátky, atp.
- R - Referenční pracovní doba. Pro pružnou pracovní dobu to je běžná pracovní doba a pro pevnou plán směny pro daný den.
- A - kolekce výsledných intervalů docházky.
- B - rezerva.
-
Všechny intervaly výkonů práce se uloží do A. Pokud se liší interval (zadaný zaměstnancem) a opravený inteval (zadaný mistrem), tento rozdíl se uloží do B.
-
Průniky R a intervalů cesty se uloží do A. Doba na cestě mimo průnik s R se uloží do B.
-
Intervaly v A se přidají do výkazu docházky, jako přítomnost.
-
Pokud zaměstnanci chybí hodiny do měsíčního fondu pracovní doby, pak se do shrnutí výkazu docházky přidá nová položka Rezerva do které se doplní hodiny do výše B. Přičemž, časy se použijí v následujícím pořadí:
- Nezapočtených cest v běžných pracovních dnech.
- Nezapočtené cesty o víkendech.
- Nezapočtené cesty ve svátcích.
- Nezapočtené práce v běžných pracovních dnech.
- Nezapočtené práce o víkendech.
- Nezapočtené práce ve svátcích.
-
Přehled nezapočítaných náhrad je dostupný v agendě Služební cesty -> Náhrady
¶ Nastavení
¶ Docházka
- Nastavení -> Docházka -> Pružné rozvržení -> Běžná pracovní doba - slouží jako alternativa k naplánované směně u zaměstnanců s pružnou pracovní dobou. Při výpočtu náhrad za služební cesty se použije k určení doby na cestě.
¶ Oprávnění
- Docházka -> Služební cesty -> Zažádat
- Docházka -> Služební cesty -> Pro mé podřízené - zpřístupní služební cesty podřízených a umožní potvrdit intervaly cesty a práce.
- Docházka -> Služební cesty -> Pro všechny - zpřístupní služební cesty všech zaměstnanců.
- Docházka -> Služební cesty -> Nastavení
- Lidé -> Zaměstnanci -> Schválení žádosti pro podřízené
¶ Sazby
Po vyhlášení sazeb ministerstvy práce a financí na začátku roku, Factorify nahraje aktualizované sazby na prostředí zákazníků, kteří agendu služebních cest používají. Tyto sazby je možné upravit i ručně.
- Nastavení -> Služební cesty
- Nastavení -> Služební cesty -> Náhrady, stravné
- Nastavení -> Služební cesty -> Typy paliv
Zdrojová data:
- Sazby zahraničního stravného na stránkách Ministerstva Financí
- Náhrady za cestovné a stravné ve vyhlášce Ministerstva práce