Nákupčí zajišťuje časové plánování a realizaci nákupu zboží, řídí vztahy s dodavateli a optimalizuje náklady.
V agendě společností spravuje detaily jednotlivých dodavatelů, ve kterých eviduje všechny potřebné informace, dokumenty i vzájemnou komunikaci. Pro jednotlivé položky definuje nákupní ceníky, které obsahují zejména dodavatele, cenu a dobu doručení. Každé zboží může mít více nákupních ceníků od jednotho i více dodavatelů. Jejich kompletní přehled je dostupný v agendě Nákupní ceníky.
Pomocí agendy Výhled nákupů, která se průběžně aktualizuje podle požadavků aktuálního plánu a zohledňuje platné nákupní ceníky, sleduje nákupčí všechny potřeby nákupu zboží a vytváří z nich jednotlivé nákupní objednávky. V agendě Nákupní objednávky je možné vytvořit objednávku i ručně na jakékoliv zboží, což se využívá především pro nákup neplánovaných materiálů a služeb. Pokud se zboží nakupuje poprvé nebo je potřeba najít nového dodavatele, lze z objednávky odeslat hromadnou poptávku tak, aby se jednotliví adresáti navzájem neviděli, a teprve následně vybrat nejvhodnějšího dodavatele.
Pro zajištění dlouhodobých dodávek zboží může nákupčí vytvářet rámcové nákupní objednávky, ve kterých jsou předem stanoveny základní podmínky, jako je množství, cena a termíny. Díky nim má následně přehled o plnění závazku. Poté nákupčí standardně vytváří jednotlivé nákupní objednávky a u každé může rozhodnout, zda ji naváže na danou rámcovou objednávku, a tím ji zahrne do plnění závazku.
Nákupčí rovněž sleduje stav objednávek, k čemuž používá například widget Otevřené nákupní objednávky. Podle potřeby upozorňuje dodavatele na zpoždění a po jeho reakci doplňuje aktuální datum doručení, se kterým dále pracuje plánování.
Jakmile je zboží doručeno, přijato skladníkem a je k němu k dispozici faktura, nákupčí ji zakládá do systému.
Některé zboží může podléhat expiraci. Datum expirace zadává skladník při příjmu. Nákupčí si může nastavit upozornění na skladové položky s blížícím se datem expirace, aby mohl včas reagovat.
Používané agendy: Nákupní objednávky, Nákupní rámcové objednávky, Zboží, Výhled nákupu, Nákupní ceníky, Společnosti
¶ Základní
¶ ## #id=vytvoreni-dodavatele Vytvoření dodavatele
Dodavatel je vytvořen v agendě společností, která slouží jako evidence všech informací, dokumentů a komunikace s ostatními firmami. U některých firem je zodpovědnost za vytváření nových společností přenesena na jedno oddělení (např. účetní), aby nedocházelo k duplikacím a společnosti byly založeny v souladu s účetními standardy.
Tip: Dokončením tohoto procesu vznikne záznam dodavatele s vyplněnými údaji z registru, který bude dál nabízen v agendách objednávkách, účetních dokladech, dodacích listech.
1. V agendě "Společnosti" kliknout na zelené tlačítko s plusem pro založení společnosti.
2. Pro rychlé založení společnosti lze využít funkci automatického stažení dat z obchodního rejstříku. Momentálně podporované země: ČR, SK. Vyplnit IČO společnosti.
3. Kliknout na tlačítko "Vyplnit z IČO".
4. Adresa se předvyplnila automaticky z obchodního rejstříku. V případě potřeby je možné vytvořit další fakturační adresu (např. pro zahraniční pobočku) nebo dodací adresy pro různá místa dodání. Fakturační adresu lze vždy použít i jako dodací adresu, ale dodací adresu nelze používat jako fakturační. Pokud existuje více adres, tak lze jednu nastavit jako výchozí a tím se bude automaticky předvyplňovat.
5. Pokud se společnost přestěhovala, změnila adresu nebo jiný údaj (například status plátce/neplátce DPH, stát, IČO nebo DIČ), původní adresa se v systému ponechává, protože je již použita na existujících účetních dokladech. Je třeba u těchto adres zaškrtnout, že jsou neplatné, a založit nový záznam s adresou a platnými údaji, které budou od tohoto okamžiku automaticky nabízeny v účetních dokladech.
6. Pokud se z registru společností stáhne více bankovních účtů a chce se používat jeden jako výchozí, je třeba zaškrtnout "Je výchozí". Takto označený účet se bude automaticky předvyplňovat v agendách, kde je použit.
7. V políčku "Typy" zaškrtnout volbu "Dodavatel". Pokud je daná společnost také kooperant nebo zákazník, vybrat příslušné volby. Takto označené společnosti se budou nabízet v příslušných agendách.
8. Stav "Nový" se nabízí automaticky. Pokud je ve společnosti vše správně vyplněno, vybrat stav "Aktivní".
Stav "Smazáno" se používá, pokud nechcete danou společnost nadále nabízet uživatelům k výběru. Takto označená společnost není zcela smazána. Staré objednávky a účetní doklady se na ni budou nadále odkazovat.
9. V hlavičce vybrat políčko "Měna". Tato měna se bude automaticky propisovat do objednávek a účetních dokladů.
Na společnosti lze nastavit další údaje, které se automaticky předvyplňují v odpovídajících agendách:
- platební údaje (měna, způsob platby, bankovní účet atd.)
- přeprava (přepravce, podmínky přepravy atd.)
- expedice (nekombinovat objednávky atd.)
10. Kliknout na tlačítko "Uložit".
¶ ## #id=vytvoření-nákupního-ceníku Vytvoření nákupního ceníku
Nákupní ceník je vytvořen na detailu zboží. V agendě "Nákupní ceníky" je možné hromadně zobrazit všechny ceny. Pokud není v globálních parametrech zaškrtnuto pole „Povolit nákup bez ceníku“ a neexistuje platný ceník, položka nepůjde systémově objednat.
Tip: Dokončením tohoto procesu vznikne nákupní ceník na detailu zboží, který bude automaticky doplňován do nákupních objednávek.
1. Otevřít detail zboží.
2. V sekci „Nákupní ceníky“ kliknout na tlačítko „Přidat ceník“.
3. Vybrat dodavatele v poli „Dodavatel“.
TIP: Historizovat ceníky vyplněním „Platné od/do“ (po uplynutí platnosti ceníku se zobrazí možnost "Zobrazit neplatné).
TIP: "Primární" zajistí aby se přednostně nabízel tento ceník ve Výhledu nákupů v případě, že na kartě zboží bude více ceníků. Pokud existuje více ceníků a žádný z nich nemá vyplněné pole "Primární", upřednostní se ten s nejnižší cenou.
4. Kliknout na tlačítko "Přidat položku".
5. Zadat „Dobu doručení“. Jedná se o dobu doručení v kalendářních dnech dodavatelem. Tento údaj je důležitý pro plánování výroby, aby se zboží objednalo a doručilo včas, ale zároveň ne moc brzy kdy ještě není potřeba.
Zadat "Jednotkovou cenu". Je důležité, aby měna ceny a měna nákupní objednávky byly stejné, aby se cena správně propsala do nákupní objednávky.
TIP: Pokud není u dodavatele vyplněná země původu, uplatní se země původu pro potřeby Intrastatu dle hodnoty v poli "Výrobce".
TIP: "Velikost balení" zajistí, že ve Výhled nákupu se bude nabízet k objednání vždy násobek této velikosti.
TIP: Je možné mít více nákupních ceníků od stejného dodavatele podle Minimálního Objednatelného Množství (=MOM), pole "Doba doručení", nebo pole "Objednací číslo"
6. Kliknout na tlačítko "Uložit".
¶ ## #id=nákup-zásob-dle-výhledu-nákupů Nákup zásob dle výhledu nákupů
Výhled nákupů představuje rychlý přehled všech položek, které je třeba nakoupit. S ohledem na výrobní plán se obsah výhledu nákupu dynamicky mění a zároveň jsou průběžně dopočítávány datumy pro včasné doručení materiálu nebo doporučená množství k objednání s ohledem na požadavky výrobního plánu a nastavených objednatelných minim (MOM).
Tip: Dokončením tohoto procesu vznikne nákupní objednávka. Výrobní plán bude obohacen o předpokládané datum dodání objednaných položek.
1. V agendě „Výhled nákupů“ lze vidět položky, které jsou již objednané, ale nedodané, i položky, které zbývá objednat. K filtrování mezi nimi slouží pole "Objednáno".
Pole „Datumu objednání“ je vypočítané s ohledem na výrobní plán, který určuje, která věc se má kdy nakupovat, aby byla položka (nakupovaná nebo vyráběná) včasně k dispozici na expedici.
2. Vybrat položky, které chceme nakupovat. Pokud je dodavatel stejný, můžeme označením vybrat více položek.
Kliknout na políčko "Akce" (pokud tlačítko "Akce" není viditelné, přejít k dalšímu kroku).
3. Kliknout na "Vytvořit objednávku“.
4. Kliknout na "Vytvořit novou objednávku".
Tip: Pokud existuje jiná objednávka u stejného dodavatele, tlačítkem "Vybrat" se položka přiřadí k již existující objednávce. Pokud je vybraných více stejných položek, které se chtějí objednat v různé termíny, tlačítko "Sloučit a vytvořit novou objednávku" je sloučí do jednoho řádku na nové objednávce. Tlačítko "Sloučit a vybrat" provede totéž, ale položka bude přidána k již existující objednávce.
Výše popsaná funkcionalita se nevztahuje pro případ, kdy byla možnost "Vytvořit objednávku" provedena přes kliknutí pravým tlačítkem myši na konkrétní vybranou položku.
5. Systém automaticky doplní ceny z příslušných ceníků a nastaví stav položek objednávky na "Nový".
6. Kliknout na "Uložit"
7. Pokud je na kartě zboží vybraný "Cílový sklad", po uložení se propíše i na položku nákupní objednávky. Tento sklad je automaticky předvybrán při příjmu této položky ve skladové aplikaci.
8. V hlavičce nákupní objednávky lze nastavit jednotný "Cílový sklad" pro všechny položky, čímž se budou chtít položky při příjmu naskladnit právě na tento sklad. V takovém případě je nutné specifikaci "Cílového skladu" odebrat z položek.
Tip: "Cílový sklad" na položce je při přijímání zboží primárně předvybíraný sklad. Při absenci hodnoty je sekundárně využívaný "Cílový sklad" z hlavičky nákupní objednávky. Jestliže není vyplněn ani na položce a ani v hlavičce nákupní objednávky, systém přebere tuto informaci z karty zboží.
9. Kliknout na poštovní obálku u dokumentu „Objednávka“. Tím se odešle danému dodavateli a stav nákupní objednávky se automaticky přepne na „Objednáno“. Změnou stavu na "Objednáno" přebírá informaci o objednání materiálu i plánování výroby.
Tip: Dokument se objeví až po uložení objednávky.
10. Poté, co si s dodavatelem odsouhlasíte množství, ceny a termín nákupní objednávky, přepnout ručně na stav „Potvrzeno“. Případně doplnit datum do pole "Aktuální datum dodání", pokud se potvrzený datum liší od "Původního data dodání". Ten se následně přebírá pro potřeby plánování.
Kliknout na tlačítko "Uložit".
¶ ## #id=nákup-ostatních-zásob-a-služeb Nákup ostatních zásob a služeb
V agendě "Nákupní objednávky" je možné vytvořit objednávku ručně na jakékoliv zboží. Toto je typicky užitečné pro nákup materiálů, které nejsou plánované, a služeb.Dokončením tohoto procesu vznikne nákupní objednávka.
1. V agendě "Nákupní objednávky" kliknout na zelené tlačítko s plusem pro vytvoření nové objednávky.
Nebo použít zkratku Ctrl+mezera a napsat zkratku „po n“. (purchase order new)
2. Kliknout na pole "Dodavatel" a vybrat dodavatele.
3. Kliknout na tlačítko "Nová položka".
4. Ze seznamu položek vybrat jednu nebo více položek, které chcete přidat do nákupní objednávky.
Je možné zadat množství u každé položky přímo. Toto se přenese do objednávky.
Kliknout na tlačítko „Potvrdit“.
5. Na řádku, kde u zboží nebylo vyplněno množství, doplnit požadované množství.
Se správně vyplněným množstvím a měnou objednávky dojde k automatickému doplnění ceny z nákupního ceníku, pokud existuje.
Vše je možné následně manuálně upravit.
6. Můžete naimportovat položky nákupních objednávky z Excelu do systému. Příklad formátu Excelu naléznete pod ikonou otazníku na tlačítku „Importovat položky“.
7. Doplnit pole „Původní datum dodání“ a „Aktuální datum dodání“.
Zadat nové datum do „Aktuálního data dodání“, pokud se v průběhu dodání zboží spozdí. Takto zůstane původní datum nezměněný a vy následně můžete vyhodnocovat dodavatele.
8. Kliknout na tlačítko "Uložit".
9. Kliknout na poštovní obálku „Poptávky“. Odešlete poptávku danému dodavateli a stav nákupní objednávky se automaticky přepne na „Poptáno“.
TIP: Dokument se objeví až po uložení objednávky.
10. Po tom, co vyberete dodavatele, kliknout na poštovní obálku „Objednávka“. Odešlete objednávku danému dodavateli a stav nákupní objednávky se automaticky přepne na „Objednáno“.
11. Poté, co si s dodavatelem odsouhlasíte množství, ceny a termín nákupní objednávky, přepněte ručně na stav „Potvrzeno“.
Kliknout na tlačítko "Uložit".
¶ ## #id=kontrola-včasnosti-dodání Kontrola včasnosti dodání (vzhledem k PO a plánu, widget)
Pomocí widgetu mohou uživatelé snadno sledovat nevyřízené objednávky a rychlou aktualizací objednávky upravit datum doručení, s kterým bude plánování následně počítat.
1. Upravit widget tak, aby zobrazoval pouze nákupní objednávky, které jsou odeslané, ale ještě nedoručené. Vybrat stavy objednávek "Objednáno" a "Potvrzeno".
2. Seřadit objednávky podle pole "Původní datum doručení" nebo "Aktuální datum doručení", kdy mají být doručeny, do dnešního dne.
3. Pokud zjistíte, že nějaká objednávka měla být doručena před dneškem, otevřít detail objednávky dvojitým kliknutím na příslušný řádek a kontaktovat dodavatele.
4. Doplnit do políčka "Aktuální datum doručení" nově zjištěné datum potvrzené dodavatelem.
5. Kliknout na tlačítko "Uložit".
6. Po návratu na "Nástěnku" a aktualizaci stránky se změna projeví ve widgetu.
¶ ## #id=zpracování-přijaté-faktury-nakupovaného-zboží Zpracování přijaté faktury nakupovaného zboží
Ukážeme si postup, jak založit přijatou fakturu poté, co nám přišla e-mailem, systém ji automaticky zařadil do agendy „Nahrané doklady“ a skladník naskladnil zboží, čímž nám založil příjemku do systému. Dokončením tohoto procesu vznikne faktura přijatá.
1. Stisknout zelené plus pro založení přijaté faktury z dané příjemky.
TIP: Pokud máte více příjemek, poklikat na jednotlivé řádky příjemek, stisknout pravé tlačítko myši a vybrat „Vytvořit účetní doklad z vybraných příjemek“. Tím se všechny příjemky vloží do jedné přijaté faktury.
2. Opsat hodnotu z faktury do políčka „Přijaté číslo dokladu“.
3. Stisknout klávesu TAB a automaticky se vyplní číslo variabilního symbolu. Pokud nesouhlasí s údajem na faktuře, stačí jej opravit.
4. Doplnit datumy.
5. Systém automaticky spočítal datum splatnosti z datumu vystavení + hodnota nastavená na kartě dodavatele „Výchozí splatnost nákupu“. Opravit, pokud nesouhlasí s fakturou.
6. Zkontrolovat položky faktury.
7. Vybrat symbol lupičky pro výběr nahraného dokladu k přiřazení k faktuře.
8. Vybrat odpovídající nahraný doklad kliknutím na řádek. Tím se přenese sken faktury k založené přijaté faktuře.
9. Kliknout na tlačítko "Uložit".
¶ Pokročilé
¶ ## #id=poptávkové-řízení Poptávkové řízení
Postup jak odeslat e-mail s poptávkou více dodavatelům tak, aby se adresáti navzájem neviděli a aby poptávka byla bez částek. Následně vybrat jednoho dodavatele a odeslat objednávku. Dokončením tohoto procesu vznikne nákupní objednávka.
1. V agendě "Nákupní objednávky" kliknout na zelené tlačítko s plusem pro založení objednávky.
Kliknout na lupu v políčku „Poptáno u“. Doplnit všechny dodavatele.
2. Vybrat měnu.
3. Vybrat položky, které chcete poptávat, pomocí tlačítka "Nová položka". Postupovat stejně jako při vytváření standardní nákupní objednávky.
4. Kliknout na tlačítko "Uložit".
5. Kliknout na poštovní obálku „Poptávky“. Odešlete poptávku daným dodavatelům a stav objednávky se automaticky přepne na „Poptáno“.
6. Po ukončení výběrového řízení vybrat jednoho dodavatele a zadat ho do políčka „Dodavatel“.
7. Kliknout na tlačítko "Uložit".
8. Kliknout na poštovní obálku „Objednávka“. Odešlete objednávku danému dodavateli a stav objednávky se automaticky přepne na „Objednáno“.
9. Poté, co si s dodavatelem odsouhlasíte množství, ceny a termín nákupní objednávky, přepněte ručně na stav „Potvrzeno“.
Kliknout na tlačítko "Uložit".
¶ ## #id=rámcová-nákupní-objednávka Rámcová nákupní objednávka
Rámcové objednávky slouží k dlouhodobému zajištění dodávek materiálů mezi dodavatelem a odběratelem, kde se definují základní podmínky jako množství, cena a termíny, ale skutečné dodávky probíhají postupně podle potřeby pomocí Nákupních objednávek. Dokončením tohoto procesu vznikne rámcová nákupní objednávka.
1. V agendě "Rámcové nákupní objednávky" kliknout na zelené tlačítko s plusem pro vytvoření nové objednávky.
2. Kliknout na pole "Dodavatel" a vybrat dodavatele.
3. Kliknout na tlačítko "Nová položka".
4. Ze seznamu položek vybrat jednu nebo více položek, které chcete přidat do nákupní objednávky.
5. Kliknout na tlačítko "Potvrdit".
6. Kliknout na políčko „Stav“ na řádku a vybrat „Nový“.
Doplnit datum „Jednotkovou cenu“ a „Množství".
Volitelně doplnit datum „Platné do“.
7. Kliknout na tlačítko "Uložit".
8. Kliknout na poštovní obálku „Poptávky“. Odešlete poptávku danému dodavateli a stav rámcové objednávky se automaticky přepne na „Poptáno“.
9. Po tom, co vyberete dodavatele, kliknout na poštovní obálku „Objednávka“. Odešlete objednávku danému dodavateli a stav rámcové objednávky se automaticky přepne na „Objednáno“.
10. Poté, co si s dodavatelem odsouhlasíte množství, ceny a všechny smluvní podmínky rámcové objednávky, přepněte ručně na stav „Potvrzeno“.
Kliknout na tlačítko "Uložit".
Tip: Rámcová objednávka ve stavu „objednáno“ a „potvrzeno“ se již bude nabízet v nákupních objednávkách k čerpání.
¶ ## #id=Expirace-a-zastarávání-zásob Expirace a zastarávání zásob
Agenda skladových položek s filtry na expiraci (pro rychlou identifikaci rizikových položek, což umožňuje prodej se slevou nebo likvidaci a minimalizuje ztráty) a poslední pohyb (pro odhalení "ležáků", což pomáhá uvolnit sklad a zlepšit obrátkovost). U dávkového zboží je rozlišování dávek důležité pro přesné sledování unikátních expirací.
Tip: V poli s datumem vybrat filtr „Před dneškem“ - 10. Tím zajistit zobrazení položek, které expirují do deseti dnů od dneška.
1. Agenda „Skladové položky“. Zobrazit sloupce „Expiruje“ a „Datum posledního pohybu“.
Tip: Můžete si nastavit upozornění „Hlídá skladové položky, které expirují do 14 dnů.“
Nebo si udělejte speciální BPM pro konkrétní případy.