¶ Nárok na dovolenou na detailu zaměstnance
Po zavedení zaměstnanců do systému se na jejich kartě automaticky zobrazí roční nárok na dovolenou ve formě počtu dnů za rok.
Tento nárok je přiřazen všem zaměstnancům, včetně těch, kteří nastoupili v průběhu kalendářního roku.
Hodnota nároku (standardně 20 dnů) je převzata z agendy Nastavení / HR / Typy nepřítomností pod názvem „Dovolená“ a je platná k datu 1. 1. XXXX (počáteční datum příslušného kalendářního roku).
¶ Import zbývající dovolené
Zbývající nárok na nepřítomnost (např. dovolená) se do systému nahraje pomocí importu souboru v agendě HR / Import zbývajících nepřítomností.
Import se provádí pouze za podmínky, že jsou mzdy mimo systém Factorify.
- Podmínkou úspěšného importu je vyplněné externí číslo na kartě zaměstnance.
Vzor vyplnění importního souboru:
-
Vyberte Typ absence
-
Nahrajte Soubor importu
-
Zadejte datum, k jakému se mají zbývající dovolené naimportovat
-
Klikněte na tlačítko Import
Po úspěšném importu se zadaný nárok automaticky propíše na kartu zaměstnance.
Tento nárok na dovolenou je zároveň evidován v agendě Zbývající nepřítomnost, kde je možné sledovat aktuální stav čerpání a zůstatky nepřítomnosti jednotlivých zaměstnanců.
¶ Automatický výpočet nároku na nepřítomnost
U nově zavedeného zaměstnance je možné přepočítat předpokládaný nárok na zbývající nepřítomnost (např. dovolenou) přímo na kartě zaměstnance pomocí tlačítka "Inicializovat zbývající nepřítomnosti“. Tuto funkci je možné použít nejpozději v průběhu měsíce, od kterého je zaměstnanec evidován. Podmínkou pro použití této funkce je, že zaměstnanec má v systému založenou pracovní smlouvu.
Zbývající nepřítomnost zobrazená na detailu zaměstnance není editovatelná ručně (u zaměstnanců s pracovní smlouvou).
V případě potřeby změny této hodnoty je nutné provést úpravu v agendě Úpravy nároků na nepřítomnost. Po vygenerování mezd se upravený nárok automaticky propíše:
- Na detail zaměstnance
- Do agendy Nároky na nepřítomnost dle pracovní smlouvy
- Do agendy Zbývající nepřítomnost
¶ Automatické vyrovnání dovolené při ukončení pracovního poměru
Při generování mezd systém automaticky detekuje ukončující pracovní úvazek a přidá do mzdy pro danou pracovní smlouvu mzdovou položku pro vyrovnání dovolené.
Jsou podporovány oba případy:
Nedočerpaná dovolená – systém spočítá a přidá nárok na proplacení zbývajících dní.
Přečerpaná dovolená – částka odpovídající přečerpání je automaticky odečtena ze mzdy.
V případě potřeby je možné částku za přečerpanou dovolenou po vygenerování ručně upravit.
Převod zbývající nepřítomnosti (dovolená) do dalšího roku proběhne automaticky po vygenerování mezd 12. měsíce roku. Pro převod je nutné, aby pracovní úvazek pokračoval i na začátku roku – musí existovat platná pracovní smlouva stejného typu.
Dovolená při souběhu více pracovních poměrů - ve FY lze čerpat dovolenou na jeden pracovní poměr, protože každá karta zaměstnance má jeden výkaz docházky.
Parametry, které jsou zohledňovány pro automatický výpočet nároku na dovolenou:
- Typ nepřítomnosti má potvrzeno automatický výpočet nároku na dovolenou.
- Typy nepřítomností mají přiřazený správný Mzdový kód nepřítomnost.
- Mzdové kódy nepřítomností mají uvedenou nárokovou skupinu – plně zahrnutá (dovolená, mateřská dovolená atd.) – částečně zahrnutá (např. pracovní neschopnost)
- Na Pracovní smlouvě je vyplněn Sjednaný týdenní úvazek, a potvrzen checkbox – primární
- Na typu smlouvy správně nastavený Nárok na nepřítomnost, včetně platnosti (zejména u DPP/DPČ smluv). Výchozí nárok na dovolenou je 20 dnů. V případě potřeby lze toto hodnotu ručně upravit.
¶ Výpočet fondu dovolené
Fond dovolené představuje počet dnů nebo hodin, které má zaměstnanec v daném kalendářním roce k dispozici jako nárok na dovolenou. Tento fond se následně používá pro čerpání dovolené, výpočty náhrad mzdy a kontrolu čerpání.
Aby se dovolené v systému automaticky počítaly, je potřeba mít na typu nepřítomnosti zaškrtnuto pole „Automaticky přepočítávat“.
Pokud je tato volba aktivní, systém bude nárok na dovolenou přepočítávat automaticky, například při nástupu zaměstnance v průběhu roku, při změně úvazku nebo při dlouhodobé nepřítomnosti.
Pokud pole nezaškrtnete, systém nebude dovolené automaticky přepočítávat. To znamená, že:
- i když se budou krátit dny dovolené podle čerpání,
- nepřepočítá se například nárok při nástupu v průběhu roku,
- nesníží se počet dovolené v případě dlouhodobé absence zaměstnance (např. nemoc, rodičovská dovolená apod.).
Systém automaticky počítá fond dovolené podle nastavení pracovní smlouvy a pracovního úvazku zaměstnance.
Při výpočtu se zohledňují tyto parametry:
- Typ pracovního poměru – zda jde o hlavní pracovní poměr nebo dohodu (DPP, DPČ)
- Úvazek – počet hodin týdně, který má zaměstnanec uvedený ve smlouvě.
- Nárok na dovolenou – počet dnů dovolené, na které má zaměstnanec ročně nárok (např. 20, 25 atd.) – Nárok na dovolenou se vyplňuje v agendě Typy smluv
- Datum nástupu/ukončení pracovního poměru – pokud zaměstnanec nepracuje celý rok, systém nárok automaticky poměru krátí
- Odpracovaná doba a překážky v práci – systém zohledňuje, zda byly splněny podmínky pro vznik nároku (odpracovaných alespoň 4násobek týdenní pracovní doby)
¶ Kontrola zbývající dovolené
Dovolené můžete jednoduše kontrolovat v agendě HR / Zbývající nepřítomnosti, kde se zobrazují souhrnné informace za všechny zaměstnance.
V přehledu u každého zaměstnance vidíte:
- Kolik dní(hodin) dovolené již vyčerpal
- Kolik dní (hodin) mu ještě zbývá
- Kolik dní (hodin) má aktuálně v žádostech o dovolenou.
Přehled umožňuje rychlou kontrolu stavu dovolené všech zaměstnanců bez nutnosti otevírat jejich jednotlivé karty.
Zobrazit lze také detail dovolené konkrétního zaměstnance. Na řádku vybraného zaměstnance stačí kliknout pravým tlačítkem myši a zvolit možnost „Zobrazit záznam“. Otevře se okno s podrobným přehledem obsahujícím tyto části:
Úpravy nároků – zobrazují všechny změny v nároku na dovolenou, tedy zda byly hodiny přidány nebo odebrány automaticky, ručně či přesunem.
Historie nároků – zobrazuje jednotlivé měsíce, ve kterých byla zaměstnanci vygenerována mzda a tím přepočítána dovolená. Sloupec Záznam obsahuje konkrétní vzorec, podle kterého byl nárok na dovolenou v daném období vypočten.
Díky tomu je možné rychle ověřit správnost výpočtů a zpětně dohledat důvody provedených úprav.
¶ Úprava nároku na nepřítomnost
Agenda Úprava nároku na nepřítomnost slouží k úpravám nároku na nepřítomnost (například dovolené) jednotlivých zaměstnanců.
Umožňuje sledovat a měnit, jak se zaměstnanci nárok počítá či upravuje, a to třemi různými způsoby:
¶ Automatická aktualizace
Systém sám vyhodnotí podle výkazu docházky, zda má být dovolená zkrácena nebo ponechána v plné výši. Tyto úpravy probíhají automaticky – například v případě, že zaměstnanci chybí hodiny, je dlouhodobě nemocný čerpá jinou nepřítomnost, která dle zákoníku práce ovlivňuje jeho nárok na dovolenou.
¶ Ruční úprava
Slouží pro situaci, kdy chcete nárok na dovolenou upravit manuálně – například přidat hodiny jako odměnu nebo naopak odebrat při dohodnutém postihu. Ručním záznam vytvoříte pomocí zeleného tlačítka + v pravém horním rohu.
Poté vyberete:
- Pracovní smlouvu zaměstnance
- Typ nepřítomnosti
- Datum, ke kterému se úpravu vztahuje
- Počet hodin, o kterých se má nárok změnit (přidat či odebrat)
¶ Přesun
Tento typ úpravy se používá v případě přesunu nevyčerpané dovolené z uplynulého roku do roku následujícího. Pokud zaměstnanec nestihne vyčerpat celý nárok, systém umožní tyto dny automaticky převést a navýšit tím nárok na dovolenou v novém roce.