Agenda Projektové plánování umožňuje řízení projektů s časovou osou (Ganttův diagram) a sledování vytížení pracovníků.
Časová osa projektu poskytuje vizuální přehled úkolů a činností uspořádaných v chronologickém pořadí. Nabízí ucelený pohled na celý projekt v jednom zobrazení. Projekt je na časové ose rozdělen na menší úkoly s určenými termíny, včetně data dokončení celého projektu.
¶ Popis obrazovky
Oblasti 1+2 - Ganttův diagram
Oblasti 3+4 - vytížení pracovníků
Oblasti lze poměrově zvětšovat a zmenšovat potažením čar mezi oblastmi. V oblasti 1 lze měnit šířku sloupců tažením horních svislých čar.
¶ Oblasti 1+2 - Ganttův diagram
¶ Oblast 1
- Hledat - Pole pro fultextové filtrování dle názvu projektu (úkolu).
- Název projektů a úkolů (první sloupec) - Stručně popište svůj projekt (úkol).
- Začátek - Počátek projektu (úkolu).
- Přiřazeno - Člověk nebo zdroj.
- Doba trvání [h] - Kolik hodin je již spotřebováno / kolik hodin je na projekt (úkol) přiřazeno celkem.
¶ Oblast 2
-
Na horizontální ose Ganttova diagramu je časové období trvání projektu, rozdělené do stejně dlouhých časových jednotek (dny, týdny, měsíce a roky). Na vertikální ose jsou pak jednotlivé činnosti, na které se projekt člení, jeden řádek je vždy určen pro jednu činnost.
-
Na ploše diagramu jsou jednotlivé činnosti označeny obdélníky (pruhy), jejichž levá strana označuje plánovaný začátek činnosti a pravá strana plánované ukončení. Délka pruhu tak označuje předpokládanou délku trvání činnosti.
-
Svislá linka "Nyní" zobrazuje aktuální datum a čas.
-
Diagramy mohou ukazovat také návaznosti činností pomocí lomených šipek vedoucích od konce jedné činnosti k začátku jiné činnosti (finish-to-start). Svislé linky v obbdelnících v diagramu zobrazují míru dokončení jednotlivých činností pomocí postupného vyplňování (zleva doprava). Popsáno níže v odstavci Propojení úkolů.
-
Přesouvání projektu (úkolu) - pomocí drag&drop můžeme přesouvat celé projekty nebo úkoly. Pomocí CTRL + označení více Projektů nebo Úkolů můžeme označené položky přesouvat současně.
-
Změna počátku nebo konce projektu (úkolu) - najetím na počátek nebo konec barevného pruhu je možné měnit termín začátku nebo termín konce.
-
Pro zachování změn v grafu je nutné tyto změny uložit, spodním tlačítkem ULOŽIT.
¶ Oblast 3+4 - vytížení pracovníků
¶ ZDROJE
Sledování využití zdrojů na základě Ganttova grafu.
Tabulka poskytuje jasný přehled o zdrojích projektu a úrovni jejich pracovního zatížení. Umožňuje rychle zjistit, kteří lidé jsou přetížení (červeně) a kteří mají plnou nebo volnou kapacitu (zeleně).
Na základě těchto informací můžeme podle potřeby upravit termíny úloh a optimalizovat tak přidělení prostředků a rozložení pracovní zátěže.
Osoby můžeme filtrovat "rychlým" filtrem napravo od jmen osob. Filtrů můžeme použít více. Pro uložení tohoto filtrování je vhodnější si vytvořit a uložit filtry ve spodním filtrovacím okénku - popsáno v odstavci "Filtrování lidí".
¶ Spodní tlačítka
¶ Tlačítka "+" a "-"
Slouží k přepínání časových jednotek pro oblasti 2 a 3.
¶ Filtrování projektů
Můžeme si vyfiltrovat projekty, např. projekty, které jsou nám přiřazeny a toto nastavení si uložit.
¶ Filtrování lidí
Můžeme si vyfiltrovat osoby, např. osoby, které řídí vedoucí pracovník a toto nastavení si uložit. Toto nastavení se také zobrazuje na "rychlém" filtru napravo od jmen osob.
Úkoly, které jsou přiřazeny filtrovaným osobám, se nám zvýrazní v Ganttu.
¶ Zavřít/Otevřít všechny úkoly
Přepíná sbalení nebo rozbalení všech struktur projektů.
¶ Vytvořit nový projekt
Vytvoří nový projekt.
¶ Přidat projekt
Lze přidat dříve uložené projekty.
¶ Projekt
¶ Vytvoření projektu
-
Pokud není v diagramu vložen žádný projekt, tak se otevře výčet již existujících projektů. Tyto projekty můžeme vložit do diagramu a dále na nich pokračovat. Pokud chceme vytvořit nový projekt, klikneme dole na okně na Zrušit a dále pokračujeme následujícím bodem.
-
Projekt můžeme vytvořit přes spodní tlačítko "Vytvořit nový projekt" nebo klikneme pravým tlačítkem v oblasti 2 na řádek Projektu nebo Úkolu a vybereme položku z kontextové nabídky.
-
Název a Kód jsou povinné položky. Kód musí být jedinečný. Při již dříve použitém Kódu vás systém upozorní.
Ještě lze doplnit Oprávnění a společnost. Při zadaném Oprávnění uvidí Projekt pouze pracovníci, kteří mají toto oprávnění. -
ULOŽIT.
¶ Odstranění projektu
Odstraníme všechny úkoly navázané na Projekt (viz. "Odstranění úkolu"). Pokud jsou v Projektu nějaké propojené Úkoly (viz. "Propojení úkolů"), tak je nutné tyto úkoly odstraňovat od nejspodnější "větve".
Pokud k sobě nemá jakýkoliv projekt přiřazený Úkol nebo jsou přiřazeny Úkoly ve stavu "Zrušeno", tak se tyto projekty v Ganttově diagramu při obnovení stránky nebudou zobrazovat. Všechny Projekty lze dohledat v agendě Úkoly -> Projekty.
¶ Úkol
¶ Vytvoření úkolu
-
Pro vytvoření úkolu musíme mít nejdříve vytvořen Projekt.
-
Úkol vytvoříme kliknutím pravým tlačítkem do oblasti Ganttova grafu na zelený pruh Projektu a vybereme položku z kontextové nabídky "Vytvořit úkol".
-
Vyplnění karty úkolu
- Název úkolu - Stručně popište svůj úkol. Povinné pole - nutno vyplnit.
- Projekt - Přiřadí úkol projektu. Povinné pole - nutno vyplnit.
- Podúkol k - Přiřadí úkol k jinému úkolu. K podúkolu nelze provést Propojení v Ganttově diagramu.
- Termín - Datum ukončení úkolu. Povinné pole - nutno vyplnit.
- Datum započetí - Datum začátku úkolu. Povinné pole - nutno vyplnit.
- Stav - Určuje v jaké fázi se úkol nachází.
- Progress [%] - Procentní zadání již hotových prací. Při vykázání záznamu práce se tyto hodnoty propíší do tohoto pole. Hodnotu můžeme také změnit z Ganttu a to trojúhelníkovým táhlem, které se nám zobrazí při najetí myší nad Projekt nebo Úkol (Podúkol). Změna táhlem je nadřazena vykázané práci.
- Přiřazeno - Člověk, který je aktuálně odpovědný za úkol. Přiřazení si můžeme v průběhu projektu měnit. Úkol není možné přiřadit více lidem.
Pro variantu, kdy chceme úkol přiřadit více lidem, např. potřebuji zpracovat Nabídku a tu může dělat více lidí, tak můžeme nastavit roli, kterou mají tito pracovníci a pak si ji někdo z nich přiřadí z okna Úkolu nebo z kontextové nabídky Přiřadit sobě. - Požadovaná role - Úkol lze přiřadit nejenom lidem, ale i rolím.
- Odhadovaný čas - Předpoklad délky trvání úkolu. Je vztažen k časovým jednotkám v poli "Jednotka odhadovaného času".
- Jednotka odhadovaného času - Jednotky času vztahující se k poli "Odhadovaný čas". Jednotky jsou standardně nastaveny na hodiny.
- Milník - Sledujeme milníky projektu, což jsou hlavní události nebo výstupy v časové ose projektu.
- Popis - Možnost vyplnit podrobnosti úkolu.
- ULOŽIT.
¶ Odstranění úkolu
Klikneme pravým tlačítkem myši na úkolu v Ganttově diagramu a vybereme možnost "Nastavit Zrušeno".
Další možností je otevřít Úkol dvojklikem levým tlačítkem myši úkol v Ganttově diagramu a v kartě úkolu nastavit stav na "Zrušeno".
Touto změnou stavu úkolu, úkol zmizí z Ganttova diagramu. Úkoly lze dohledat v agendě Úkoly -> Úkoly.
¶ Propojení úkolů
¶ Vytvoření propojení
V Ganttu můžeme vytvářet a vizualizovat standardní typ vazeb (propojení) mezi úkoly - využitím funkce drag & drop. Jedná se o typ propojení konec-začátek (Finish-to-start (FS)).
Závislý úkol (termínově starší) nemůže začít dokud není úkol (dřívější termín), na kterém závisí, dokončen. Například máte dva úkoly, "Začátek projektu" a "Druhý úkol". "Druhý úkol" nemůže začít, dokud "Začátek projektu" není hotov.
Úkoly, které jsou definovány jako Podúkol, nelze propojovat.
Postup: Najetím myši k políčku úkolu "Začátek projektu" se zobrazí kolečka. Tažením kolečka vpravo u "Začátek projektu" na začátek pole "Druhý úkol" propojíme kolečka. Tímto vznikne propojení úkolů. Ukázka níže.
¶ Odstranění propojení
Klikneme pravým tlačítkem myši na čáru propojení a vybereme "Odstranit propojení".
