Počáteční stavy rozvahových účtů a konečné stavy výsledkových účtů je nutné zadat jak proto, aby se v hlavní knize v běžném období zobrazovaly správné zůstatky (rozvahové účty), tak aby se v dokumentu Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty generovaly hodnoty minulého účetního období.
V dalších obdobích se převody zůstatků provádějí automaticky v rámci akce Uzavřít období.
¶ Import skladové zásoby a její hodnoty z jiného systému
Pro správné oceňování zásob ve Factorify je nutné nahrát při prvotním importu skladových zásob také váženou nákupní cenu zboží z předchozího systému. Pro tuto akci lze použít funkcionalitu "Importovat položky" u nového skladového dokladu a následně "Upravit ceny" na předešle vzniklém dokladu.
¶ Import skladové zásoby
1. Pro import položek z excelu je nutné připravit si následující sloupce:
Sloupec A: ID zboží (povinné)
Sloupec B: Množství (povinné)
Sloupec C: ID skladu (povinné)
Sloupec D: Skladová pozice (nepovinné)
Sloupec E: ID dávky - importuje se pouze pro zboží, které má zaškrtnuto Rozlišovat dávky (nepovinné)
Sloupec F: Číslo dávky - importuje se pouze pro zboží, které má zaškrtnuto Rozlišovat dávky (nepovinné)
Sloupec G: Poznámka (nepovinné)
Sloupec H: ID položky nákupní objednávky (nepovinné)
Sloupec I: Expiruje - importuje se pouze pro zboží, které má zaškrtnuto Exiruje (nepovinné)
Sloupec J: Datum výroby - importuje se pouze pro zboží, které má vyplněnou Trvanlivost (nepovinné)
2. Do předpřipraveného souboru je nutné nakopírovat hodnoty z předchozího systému.
3. V agendě "Skladové doklady" kliknout na ikonu zeleného plus "Vytvořit nový záznam".
4. V novém záznamu vybrat v poli "Typ" hodnotu "Příjemka" a následně kliknout na tlačítko "Importovat Položky" a vybrat excel s hodnotami.
5. Dojde k vyplnění položek dle nahraného excelu. Kliknout na tlačítko "Uložit".
Tip: Položky skladových dokladů se zaúčtují dle nastavené klasifikace zboží.
¶ Import hodnoty skladové zásoby
6. K nově vzniklým skladovým pohybům je nutné přidat hodnoty.
7. Na vzniklém skladovém dokladu kartě "Pohyby" kliknout na ikonu "Exportovat" a vybrat "Exportovat do excelu".
8. Exportovaný excel slouží jako šablona pro import. Za sloupem ID přidat další sloupec pro doplnění hodnoty skladové zásoby (žlutě). Vyplnit do sloupce hodnotu jednotlivým skladovým zásobám. Odstranit červeně vyznačená pole a uložit.
9. Výsledný importní soubor by měl obsahovat pouze čísla skladových pohybů a jejich hodnoty.
10. Na vzniklém skladovém dokladu kartě "Pohyby" kliknout na tlačítko "Upravit ceny" a vybrat importní excel.
11. Po vybrání importního excelu se záznam automaticky uloží.
Tip: Některé systémy evidují VNC za sklad nikoliv, globálně (za celou skladovou zásobu) jako Factorify. Pro tyto případy je data nutno upravit (celková hodnota konkrétního zboží/celkový počet ks konkrétního zboží)!
¶ Kontrola hodnoty importované skladové zásoby
12. Pro kontrolu hodnoty imporotované skladové zásoby, lze využít agendu "Nakupované skladem".
13. Vybrat datum.
14. Vyfiltrovat kontrolovanou položku.
15. Porovnat hodnotu zásoby.
¶ Účetnictví
16. Možnosti importu:
- Import hodnoty skladové zásoby k 31.12. předešlého roku – konečný stav skladu k 31.12. se přenese jako počáteční stav nového roku. Počáteční stav skladu bude zachycen v účetnictví prostřednictvím interního dokladu.
- Import hodnoty skladové zásoby k 1.1. – zde je potřeba vytvořit nový předpis zaúčtování skladového dokladu, který nebude mít na sobě navázané účtování.
- Import hodnoty skladové zásoby k 1.1. – zde je potřeba vytvořit nový předpis zaúčtování skladového dokladu, který bude mít na sobě navázané účtování.
17. 2.1. V agendě "Předpisy zaúčtování skladových dokladů" kliknout na ikonu zeleného plus "Vytvořit nový záznam".
18. 2.2. Vybrat platnost předpisu, vyplnit váhu řazení. Vybrat typ skladového dokladu klasifikaci a operaci (typy operací je možno rozšířit příslušném Číselníku). V případě potřeby vyplnit poznámku a kliknout na tlačítko "Uložit". Obdobný předpis zaúčtování je nutno zduplikovat pro všechny účetní klasifikace jejiž hodnotu převádíme z jiného systému.
19. 3.1. V agendě "Předpisy zaúčtování skladových dokladů" kliknout na ikonu zeleného plus "Vytvořit nový záznam".
20. 3.2. Předpis zaúčtování skladového dokladu Výrobku
- Vybrat platnost předpisu – předpis pro počáteční stavy skladů by měl být platný jen ten den, kdy dojde k importu.
- Vyplnit váhu řazení – musí být vyplněno. V opačném případě se může uplatnit jiný předpis zaúčtování.
- Vybrat Operace – Operace s názvem Počáteční stav není standardně dodávána v parametrizaci (je potřeba ji vytvořit přes Číselníky)
- Vyplnit sloupec MD / Dal v položkách předpisu.
21. 3.3. Předpis zaúčtování skladového dokladu Zboží
- Vybrat platnost předpisu – předpis pro počáteční stavy skladů by měl být platný jen ten den, kdy dojde k importu.
- Vyplnit váhu řazení – musí být vyplněno. V opačném případě se může uplatnit jiný předpis zaúčtování.
- Vybrat Operace – Operace s názvem Počáteční stav není standardně dodávána v parametrizaci.
- Vyplnit sloupec MD / Dal v položkách předpisu.
22. 3.4. Předpis zaúčtování skladového dokladu Materiálu
- Vybrat platnost předpisu – předpis pro počáteční stavy skladů by měl být platný jen ten den, kdy dojde k importu.
- Vyplnit váhu řazení – musí být vyplněno. V opačném případě se může uplatnit jiný předpis zaúčtování.
- Vybrat Operace – Operace s názvem Počáteční stav není standardně dodávána v parametrizaci.
- Vyplnit sloupec MD / Dal v položkách předpisu.
23. 3.5. Předpis zaúčtování skladového dokladu Polotovaru
- Vybrat platnost předpisu – předpis pro počáteční stavy skladů by měl být platný jen ten den, kdy dojde k importu.
- Vyplnit váhu řazení – musí být vyplněno. V opačném případě se může uplatnit jiný předpis zaúčtování.
- Vybrat Operace – Operace s názvem Počáteční stav není standardně dodávána v parametrizaci.
- Vyplnit sloupec MD / Dal v položkách předpisu.
Alert: POZOR!!! Při tomto způsobu už nemůžou být počáteční stavy proúčtovány přes interní doklad.
¶ Kontrola
24. Hodnota importovaného stavu zásob (body 12-14) musí sedět s počátečním stavem v účetnictví.
- Nakupované skladem k 31.12. (1.1.) s klasifikací materiál musí sedět s počátečním stavem účtu 112
- Nakupované skladem k 31.12. (1.1.) s klasifikací zboží musí sedět s počátečním stavem účtu 132
- Vyráběné skladem k 31.12. (1.1.) s klasifikací polotovar musí sedět s počátečním stavem účtu 122
- Vyráběné skladem k 31.12. (1.1.) s klasifikací výrobek musí sedět s počátečním stavem účtu 123
¶ Počáteční stavy rozvahových účtů
- v agendě Účetní doklady vytvořte nový záznam a jako typ dokladu zvolte Interní doklad
- datum vystavení bude 1.1.
- členění DPH vyberte ručně Bez vstupu do DPH
- zadejte referenční měnu
- vyberte operaci Počáteční stav
- zadejte do položek dokladu hodnoty počátečních zůstatků a zaúčtujte položku ručně, tj. zvolte účty MD/D (jako souvztažný účet použijte účet 701000, např. 022000/701000 nebo 701000/321000)
- pokud má být na některých rozvahových účtech zachycen i zůstatek v cizích měnách (zejména účty 211 a 221), pak vytvořte další interní doklady v těchto měnách; kurz musí odpovídat uzávěrkovému kurzu použitému k přecenění k datu účetní závěrky; POZOR na duplicitní hodnotu takových účtů - pokud má např. účet 221200 zůstatek v EUR, zadejte zůstatek jen do interního dokladu v EUR, do interního dokladu v CZK žádnou hodnotu nezadávejte; ookud je celkový zůstatek např. účtu 311000 tvořen jak zůstatkem v EUR, tak v CZK, zadejte do interního dokladu v EUR odpovídající částku a částku na interním dokladu v CZK adekvátně ponižte
- nezapomeňte zadat i hodnotu výsledku hospodaření z předchozího účetního období (zisk 701000/431000, ztráta 431000/701000); výsledek hospodaření pak přeúčtujte v souladu s rozhodnutím valné hromady samostatným interním dokladem z účtu 431000 na účet 429000 nebo 428000
¶ Konečné stavy výsledkových účtů
- v agendě Účetní doklady vytvořte nový záznam a jako typ dokladu zvolte Interní doklad
- datum vystavení bude 31.12.
- členění DPH vyberte ručně Bez vstupu do DPH
- zadejte referenční měnu
- vyberte operaci Konečný stav
- zadejte do položek dokladu hodnoty konečných zůstatků a zaúčtujte položku ručně, tj. zvolte účty MD/D (jako souvztažný účet použijte účet 710000, např. 601000/710000 nebo 710000/521000)
¶ Nastavení zůstatků pokladen a bankovních účtů
Kromě zadání počátečních stavů peněžních účtů v hlavní knize je nutné zadat i zůstatky v agendě Platby.
- v agendě Platby vytvořte nový záznam s datem 31.12. předchozího účetního období
- zvolte směr Příjem
- vyberte příslušnou pokladnu nebo bankovní účet a měnu
- zadejte částku odpovídající počátečnímu zůstaku
- do poznámky uveďte pro jednoznačnou identifikaci platby "Konečný zůstatek k 31.12."
Pokud jsou v agendě Platby starší záznamy pro potřeby salda (např. úhrady zálohových faktur nebo částečné úhrady pohledávek nebo závazků), které ovlivňují hodnotu ve sloupci Zůstatek, založte ješte platbu před 31.12., kterou vynulujete hodnotu v tomto sloupci. Tak zajistíte konzistenci mezi zůstatkem v hlavní knize a zůstatkem v agendě Platby.