¶ Práce s kontrolními součty
Kontrolní součty pomáhají automaticky vyhledávat anomálie v účetních dokladech a to konkrétně mezi knihou faktur a patřičnými účty.
Nejprve si musíme kontrolní součty nastavit tak, aby systém věděl, že má srovnávat mezi učetnímy doklady a jejich číselnými řadami jako jsou knihy faktur, kniha ostatních závazku a pohledávek a podobně
¶ Nastavení reportu
Nastavení kontrolních součtů je klíčovým krokem pro efektivní detekci anomálií a zajištění správnosti účetních dokladů.
Agenda Nastavení kontrolních součtů úzce souvisí s agendou Kontrolní součty, která zobrazuje rozdíly mezi hodnotou dokladů a hodnotou na účtech. V nastavení si můžete navolit jaké doklady a účty se v kontrolním součtu objeví. Kontrolní součty si můžete vytvářet pro jakékoliv typy účetních dokladů, ale pro ulehčení práce doporučujeme vytvořit pro Faktury přijaté a vydané.
Vysvětlení jednotlivých polí:
Obecné – zde vyplníte pouze název, čeho se kontrolní součet bude týkat např. Faktury přijaté.
Doklady kontrolního součtu: V této sekci si volíte, jaké doklady chcete v kontrolních sestavě zobrazit.
Typ dokladu – vyberete z možností z typů účetních dokladů (např. Faktura přijatá).
Směr – vyberete ze dvou možností přičíst (kladná hodnota faktur) nebo odečíst (záporná hodnota faktur).
Účty kontrolního hlášení: Vyplníte zde účet, který s typem dokladu souvisí a k tomu přidáte směr (přičíst/odečíst).
Pokud máte více analytických účtů, musíte vyplnit všechny, nelze vyplnit například 321000 a čekat, že se v Kontrolním součtu objeví všechny analytické účty k 321000.
Příklad nastavení kontrolního součtu u faktury vydané:
| Obecné | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Název: | Faktura vydaná | |||||
| Doklady kontrolního součtu | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Typ dokladu: | Faktura vydaná | Směr: | Přičíst | |||
| Typ dokladu: | Dobropis vydaný | Směr: | Odečíst | |||
| Účty kontrolního součtu | ||||||
| Účet: | 311 | Směr: | Přičíst | |||
Příklad nastavení kontrolního součtu u faktury přijaté:
| Obecné | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Název: | Faktura přijatá | |||||
| Doklady kontrolního součtu | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Typ dokladu: | Faktura přijatá | Směr: | Přičíst | |||
| Typ dokladu: | Dobropis přijatý | Směr: | Odečíst | |||
| Účty kontrolního součtu | ||||||
| Účet: | 321000 | Směr: | Přičíst | |||
| Účet: | 321999 | Směr: | Přičíst | |||
¶ Práce s reporty Kontrolní součty
V menu nebo přes vyhledávač si najdeme agendu Kontrolní součty. Tato agenda se generuje automaticky po měsících. Vidíme jednoduchý list, který se skládá z jednotlivých sloupců:
- Kontrolní součet
- Začátek měsíce - pokud bude políčko prázdné, systém ukáže kontrolní součty od počátku roku
- Hodnota dokladů - hodnota všech dokladů ve zvolené agendě (např. faktury přijaté)
- Hodnota na účtech - částka na daném účtu za období (např. účet 321)
- Rovnají se
Ve sloupci Rovnají se si zafiltrujeme Nepravdu. Nyní vidíme záznamy, kde systém našel nějakou chybu. Daný řádek rozklikneme a zobrazí se nám agenda konkrétních faktur, ve kterých je nesrovnalost. Z agendy lze opět snadno proklikem otevřít fakturu, kterou opravíme.
Po opravení chyby záznam z Kontrolního součtu ve sloupci Nepravda zmizí, ale objeví se při zafiltrování sloupce Rovnají se na Pravda. Není třeba žádných aktualizací.
¶ Práce s reporty Kontrolní součty plateb
Agenda funguje na podobném principu, jako je agenda Kontrolní součty. V tomto případě porovnává knihy bankovních výpisů, pokladní knihy proti patřičným účtům banky, či pokladny. Agenda se generuje automaticky. Nastavení účetního účtu, ke kterému je konkrétní bankovní účet navázán, se nachází v nastavení konkrétního bankovního účtu, to samé platí pro pokladny.
Opět doporučujeme zafiltrování listu. Po rozkliknutí vidíme seznam konkrétních transakcí, které se neshodují. Může se jednat například o nevypořádanou platbu, platby, které mají drobné kurzové či haléřové nesrovnalosti. Opět je zde rozkliknutím řádku můžeme komfortně otevřít a upravit.
