Účetnictví má probíhat plně automaticky. Vstupem pro správné fungování účetnictví jsou zákaznické objednávky, vydané objednávky, bankovní výpisy, důsledná práce skladníků se skladovou aplikací a lidí ve výrobě s odepisováním práce.
¶ Postup směrem ven až po vydanou fakturu včetně vypořádání
- Obchodník založí zákaznickou objednávku. Důležité je uvést zákazníka, množství a cenu.
- Do výroby se vygenerují požadavky a výroba vše vyrobí. Tím, že výroba spotřebovává vstupní materiál, se automaticky zaúčtovávájí skladové pohyby do Hlavní knihy.
- Při dokončení výroby se výrobek automaticky naskladní. Dojde k jeho automatickému ocenění a zaúčtování skladového pohybu do Hlavní knihy.
- Při expedici vznikne dodací list, který si automaticky natáhne údaje z objednávky. Dojde k automatickému zaúčtování skladových pohybů do Hlavní knihy.
- Účetní oddělení vytvoří vydanou fakturu tím, že načte dodací list, tzn. všechny údaje jsou již vyplněny. Záznamy do účetní Hlavní knihy vzniknou automaticky na základě údajů z faktury a nastaveného předpisu zaúčtování.
- Účetní oddělení načte bankovní výpis. Je-li faktura uhrazena správně, dojde k automatickému vypořádání faktury a následnému automatickému zaúčtování platby do Hlavní knihy.
¶ Vydaná faktura
1. Vytvoření předpisu zaúčtovaní
Detailní popis tvorby předpisu zaúčtování Zde
| Předpis zaúčtování faktury vydané za nájem | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Faktura | |||||
| Směr: | Vydaná | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 311 | |||||
| Položky: | ||||||
| Účet: | 602 | |||||
Pro specifikaci předpisu lze využít Typ položky, Klasifikace nebo zboží.
2. Založíme Fakturu vydanou (FV).
- Pokud na fakturu chceme vložit Dodací list, použijeme tlačítko "Přidat položky dodacího listu".
- Do faktury se automaticky přenesou i neskladové položky, které obsahovala prodejní objednávka
- Případně můžeme vložit novou řádku a neskladovou položku doplnit ručně. Pokud takto vložíme skladovou položku, nemá to vliv na množství ve skladu. Je to čistě jen účetní záznam.
V Hlavní knize vznike záznam 311/6xx.
V Hlavní knize vznike záznam 311/343.
3. Úhrada faktury vydané (FP).
-
Platba bankou
K vypořádání faktury dojde v okamžiku načtení bankovního výpisu. Systém Factorify automaticky spáruje fakturu s platbou dle variabilního symbolu. V případě, že by systém nerozeznal platbu, může se platba ručně spárovat prostřednictvím agendy Vypořádání. -
Platba pokladnou
Fakturu přijatou můžeme uhradit i prostřednictvím pokladny. Na dokladu je v patičce tlačítko "Vypořádání" To nám nabídne možnost zadat přímo platbu z tohoto dokladu. Zde dojde k automatickému vypořádání ihned.
V Hlavní knize vznike záznam 2xx/311.
Doplňující informace k účetnímu dokladu:
Ke každému účetnímu dokladu můžeme zahrnout přílohy - objednávka, faktura přijatá emailovou komunikaci nebo například soubor ve formátu excel.
Nezahrnovat do salda - v případě zaškrtnutého checkboxu se daný účetní doklad nebude zahrnovat do salda. Jedná se zejména o interní doklady s počátečními nebo konečnými stavy.