¶ Zálohová faktura
Video: Zálohová faktura | poslední úprava - 13.06.2024
Video: Vystavení daňového dokladu | poslední úprava - 25.07.2024
Zálohová faktura je předpis na zaplacení zálohy za práce nebo služby.
Zálohové faktury se zapisují v agendě Účetní doklady. Zálohovou fakturu můžeme vytvořit následujícími způsoby:
- Jako nový záznam v agendě Účetní doklady pomocí zeleného tlačítka + v pravém horním rohu.
- Duplikací existující zálohové faktury
- Z nákupní objednávky
- Z prodejní objednávky
¶ Vytvoření zálohové faktury jako nového záznamu
V agendě Účetní doklady vytvoříte nový záznam pomocí zeleného tlačítka + v pravém horním rohu. Po vytvoření nového záznamu si v typu dokladu zvolíte, zda se jedná o přijatou nebo vydanou zálohovou fakturu. Dále vyplníte povinné údaje stejně jako u faktur a to protistranu, datum vystavení, datum účetního případu, datum zdanitelného plnění a přidáte položky. Do položky vložíte text nebo kartu zboží. Položky, které jsou vložené ze skladu do zálohové faktury, nemají vazbu na stav zásob, tzn. že při uložení dokladu nedochází k vyskladnění, resp. naskladnění zásob.
¶ Vytvoření zálohové faktury pomocí duplikace
Zálohovou fakturu můžete vytvořit kopírováním existujícího dokladu pomocí akce Duplikovat.
¶ Vytvoření zálohové faktury z nákupní objednávky
Přijatou zálohovou fakturu můžete také vytvořit z nákupní objednávky. Tuto akci provedete v agendě Nákupní objednávky, kde po zobrazení konkrétní objednávky dole kliknete na tlačítko Vytvořit zálohovou fakturu. Touto akcí se do nového záznamu účetního dokladu přenesou informace z nákupní objednávky (protistrana, položky účetního dokladu atd.). A vznikne vazba mezi objednávkou a dokladem (Související doklady, Související entity).
¶ Vytvoření zálohové faktury z prodejní objednávky
Vydanou zálohovou fakturu můžete také vytvořit z prodejní objednávky. Tuto akci provedete v agendě Prodejní objednávky, kde po zobrazení konkrétní objednávky dole kliknete na tlačítko Vytvořit účetní doklad. Touto akcí se do nového záznamu účetního dokladu přenesou informace z prodejní objednávky (protistrana, položky účetního dokladu atd.). A vznikne vazba mezi objednávkou a dokladem (Související doklady, Související entity).
¶ Vystavení daňového dokladu
Pokud do 15 dnů ode dne přijetí platby zálohy nedojde k uskutečnění zdanitelného plnění a nebude vystavena zúčtovací faktura, vzniká povinnost vystavit daňový doklad. V takovém případě zvolte u zálohové faktury pole Vytvořit daňový doklad, který se nachází v dolní liště v obou směrech (vydaný/přijatý). Tato operace se Vám nabídne pouze tehdy, když je záloha vypořádaná. Do nově vytvořeného daňového dokladu se vygenerují stejné údaje ze zálohové faktury, díky tomu daňový doklad nemusíte vyplňovat, jen upravit a uložit. Do datumu účetního případu a zdanitelného plnění se automaticky vyplní datum vypořádání zálohy.
Jakmile vytvořený daňový doklad uložíte, automaticky se vytvoří vazba na příslušnou zálohovou fakturu. To můžete vidět v obecném v políčku Původní doklad nebo naleznete v záložce Související entity.
¶ Postupně hrazené zálohy
Pro případy postupně hrazené zálohové faktury (např. více dílčích plateb) je možné vystavit daňový doklad také přímo z konkrétní platby:
- Otevřete zálohovou fakturu
- Přejděte na záložku Vypořádání
- Klikněte pravým tlačítkem myši na konkrétní platbu
- Zvolte akci „Vytvořit daňový doklad“
¶ Způsoby uplatnění záloh
Akce pro uplatnění záloh na zúčtovací faktuře se liší v případech, kdy existuje jen zálohová faktura, od případů, kdy byl k záloze vystaven daňový doklad.
¶ Přiřazení zálohové faktury k dokladu
Tento úkon provedete na zúčtovací faktuře pomocí tlačítka Přiřadit zálohovou fakturu. Zvolením této akce se zobrazí modál, kde si vyhledáte konkrétní zálohovou fakturu. Systém nabízí zálohové faktury konkrétní protistrany, vypořádané a jinde neuplatněné. Po zvolení správné zálohové faktury se do políčka částka vyplní hodnota odpovídající celkové nevypořádané hodnotě zúčtovací faktury. Pokud je uplatnitelná částka zálohové faktury menší než nevypořádaná hodnota zúčtovací faktury, do políčka částka se vyplní jen uplatnitelná částka zálohové faktury. Hodnotu v políčku částka můžete upravit. Poté zmáčknete tlačítko Potvrdit, a tím se k faktuře přiřadí zálohová faktura. Díky tomuto úkonu se na zálohové faktuře objeví pod políčkem Vypořádáno nové políčko, a to Uplatněno, s částkou uplatněné zálohy.
Pokud potřebujete z nějakého důvodu zálohu ze zúčtovacího dokladu odebrat (např. když jste na fakturu přiřadili nesprávnou zálohu), použijte pravé tlačítko na konkrétní položce v záložce Vypořádání a vyberte akci Zrušit přiřazení zálohové faktury. Tato akce, na rozdíl od druhé akce Odebrat vypořádání, jen odpáruje zálohovou fakturu, nezruší vypořádání zálohové faktury. Pokud byste použili akci Odebrat vypořádání, budete muset nejdřív znovu vypořádat platbu se zálohovou fakturou a teprve potom znovu přiřadit zálohovou fakturu k zúčtovací faktuře.
¶ Uplatnění daňového dokladu
V případě, že k záloze byl vystaven daňový doklad, na zúčtovací fakturu uplatníte daňový doklad pomocí akce Přidat platební doklad. Tlačítko pro tuto akci se nachází pod položkami dokladu. Zvolením této akce se zobrazí modál, kde si vyhledáte konkrétní daňový doklad. Systém nabízí daňové doklady konkrétní protistrany, vypořádané a jinde neuplatněné. Po potvrzeném výběru uplatněného daňového dokladu se na zúčtovací fakturu vloží nová položka Platba, která je záporná a v sazbě DPH převzaté z daňového dokladu. Vazbu na daňový doklad lze zjistit na položce v sloupci Platební doklad.
¶ Storno záloh
Automatické storno (úplné nebo částečné) již uhrazené zálohové faktury provedete přes agendu Platby. Najdete paltbu s vrácenou částkou neuplatněné zálohy, pravým tlačítkem myši vyvoláte nabídku akcí a zvolíte Vypořádat s uhrazenou zálohou, v průvodci vyberete zálohový doklad, kterému vratka patří a potvrdíte. Tato akce přidá do zálohové faktury novou položku s mínusem (i do dokladu z uzavřeného období). Díky tomu se hodnota zálohové faktury sníží o vrácenou částku a aktualizuje se tak i neuplatněná částka.
Pro tyto případy je potřeba mít v předpisech zaúčtování pro vypořádání zálohových faktur i položku pro opačný než standardní směr.
¶ Nastavení předpisů zaúčtování pro vydané doklady
- nastavení předpisu zaúčtování zálohové faktury vydané:
| Zálohová faktura vydaná | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda: | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Zálohová faktura | |||||
| Směr: | Vydaná | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 324000 | |||||
- nastavení předpisu zaúčtování daňového dokladu k záloze:
| Daňový doklad vydaný | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda: | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Daňový doklad k záloze | |||||
| Směr: | Vydaná | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 324000 | |||||
| Položky: | ||||||
| Účet: | 324100 | |||||
- nastavení předpisu zaúčtování faktury vydané:
| Faktura vydaná | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda: | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Faktura | |||||
| Směr: | Vydaná | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 311000 | |||||
| Položky: | ||||||
| Účet: | 324100 | |||||
Příklad 1 - návaznost na daňový doklad vydaný
- Vystavení zálohové faktury na částku 12 100 Kč včetně DPH.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | - | - | - | ||
- Úhrada bankovním převodem.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 221000 | 324000 | 12 100 Kč | ||
- Vystavení daňového dokladu k přijaté platbě.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 324000 | 343021 | 2 100 Kč | ||
| 324000 | 324100 | 10 000 Kč | |||
- Vystavení konečné faktury:
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 311000 | 324100 | -10 000 Kč | ||
Příklad 2 - bez návaznosti na daňový doklad
- Vystavení zálohové faktury na částku 12 100 Kč včetně DPH.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | - | - | - | ||
- Úhrada bankovním převodem.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 221000 | 324000 | 12 100 Kč | ||
- Vystavení konečné faktury:
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 324000 | 311000 | 12 100 Kč | ||
¶ Nastavení předpisů zaúčtování pro přijaté doklady
- nastavení předpisu zaúčtování zálohové faktury přijaté:
| Zálohová faktura přijatá | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda: | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Zálohová faktura | |||||
| Směr: | Přijatá | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 314000 | |||||
- nastavení předpisu zaúčtování daňového dokladu k záloze:
| Daňový doklad přijatý | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda: | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Daňový doklad k záloze | |||||
| Směr: | Přijatá | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 314000 | |||||
| Položky: | ||||||
| Účet: | 314100 | |||||
- nastavení předpisu zaúčtování faktury přijaté:
| Faktura přijatá | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda: | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Faktura | |||||
| Směr: | Přijatá | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 321000 | |||||
| Položky: | ||||||
| Účet: | 314100 | |||||
Příklad 1 - návaznost na daňový doklad vydaný
- Přijetí zálohové faktury na částku 12 100 Kč včetně DPH.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | - | - | - | ||
- Úhrada bankovním převodem.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 314000 | 221000 | 12 100 Kč | ||
- Vystavení daňového dokladu k přijaté platbě.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 343021 | 314000 | 2 100 Kč | ||
| 314100 | 314000 | 10 000 Kč | |||
- Přijetí konečné faktury:
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 314100 | 321000 | -10 000 Kč | ||
Příklad 2 - bez návaznosti na daňový doklad
- Přijetí zálohové faktury na částku 12 100 Kč včetně DPH.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | - | - | - | ||
- Úhrada bankovním převodem.
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 314000 | 221000 | 12 100 Kč | ||
- Přijetí konečné faktury:
| MD | Dal | Částka | |||
| Účtování: | 321000 | 314000 | 12 100 Kč | ||
¶ Správa zálohových faktur
Pro efektivní správu záloh je k dispozici na Nástěnce widget:
Účetní doklady – neuplatněné zálohové faktury
Tento widget zobrazuje všechny vypořádané zálohové faktury obou směrů (přijaté i vydané), které dosud nebyly uplatněny – tedy:
- Zobrazí se pouze zálohové faktury, ke kterým došlo k platbě (vypořádání)
- Nezobrazují se vystavené, ale nezaplacené zálohové faktury
- Pokud je zálohová faktura uplatněna (na faktuře nebo již existujícím daňovém dokladu), ze seznamu automaticky zmizí
¶ Vystavení daňového dokladu
Ve widgetu je u každé neuplatněné ZF dostupná akce (zelené plus), která umožňuje:
- Jednoduše vystavit daňový doklad (DD) k přijaté platbě ze zálohové faktury.
- Zajistit včasné splnění povinnosti odvést DPH z přijaté zálohy.