Pro odesílání a přijímání elektronických faktur je potřeba nejprve zaregistrovat firmu do sítě Peppol.
Pro správnou registraci je nezbytné provést tyto tři kroky, vždy v uvedeném pořadí:
Registrace se provádí samostatně pro každou účetní jednotku podle jejího IČO.
Pokud ve Factorify vedete více účetních jednotek, je nutné registraci dokončit pro každou z nich zvlášť. Kontaktní osoba může být pro všechny účetní jednotky stejná.
V Peppoši si nezakládáte vlastní účet ani žádné přihlašovací údaje.
Postup je následovný:
1) Zaslání Factorify kontaktní údaje
Zašlete Factorify e-mail a telefon kontaktní osoby, která bude registraci firmy dokončovat. Kontaktní údaje je potřeba uvést pro každou účetní jednotku zvlášť. Pro více účetních jednotek může registraci provádět stejná osoba.
2) Založení registrace
Factorify založí registraci a zašle odkaz na registračního průvodce a pošle odkaz na průvodce spolu s údaji pro mikroplatbu (variabilní symbol, částka, QR kód). Odkaz je vázaný na e-mail kontaktní osoby a platí týden. Po vypršení Factorify pošle nový.
3) Dokončení registrace
Otevřete zaslaný odkaz a projděte jednotlivé kroky registračního průvodce. V průvodci uvidíte pouze údaje firmy, pro kterou registraci provádíte.
Dokud průvodce neskončí, účastník není ověřený a brána pod ním neodešle ani nepřijme nic; Factorify to při kontrole napojení hlásí jako neověřený účastník.
Kroky registračního průvodce:
Pro přijímání a odesílání elektronických faktur je potřeba na portálu finanční správy zvolit digitálneho poštára – certifikovaného poskytovatele, prostřednictvím kterého bude firma e-faktury přijímat a odesílat.
Pro Factorify zvolte poskytovatele Peppoš od poskytovatele Dativery s.r.o.
Bez zvoleného digitálneho poštára není možné firmě prostřednictvím sítě doručovat elektronické faktury ani je ve Factorify přijímat.
Postup:
Přihlaste se za danou firmu na portál vpds.financnasprava.sk. Přihlášení proveďte pomocí elektronické identity (eID) oprávněné osoby, stejně jako při ostatní komunikaci s finanční správou.
Otevřete možnost Výběr certifikovaného poskytovatele. Odkaz na tuto stránku naleznete také přímo v registračním průvodci.
V seznamu vyberte a potvrďte poskytovatele Dativery s.r.o. Peppoš č. 53
Po potvrzení se vraťte zpět do registračního průvodce. Provedená volba se do něj automaticky propíše a krok Portál finanční správy se označí jako dokončený.
Více účetních jednotek:
Pokud registrujete více účetních jednotek s různými IČO, je nutné digitálneho poštára zvolit pro každé IČO samostatně.
Po úspěšném dokončení registračního průvodce získá každá registrovaná firma svůj identifikátor.
Identifikátor zašlete Factorify a vždy uveďte, ke které účetní jednotce patří. Pokud registrujete více účetních jednotek, zašlete identifikátor pro každou z nich samostatně.
Po předání identifikátoru již potřebné nastavení zajistí Factorify. Provede registraci do sítě Peppol, nastaví účetní jednotku pro elektronickou fakturaci a ověří, že je napojení funkční.
Po aktivaci se přijaté e-faktury do Factorify načítají automaticky a zakládají se v agendě Nahrané doklady. Součástí nahraného dokladu je elektronická faktura ve formátu XML a její PDF podoba.
U adres dodavatelů mějte ve Factorify správně vyplněné DIČ. Podle DIČ systém rozpozná dodavatele z přijaté e-faktury a přiřadí ho k nahranému dokladu.
Pokud systém odpovídající DIČ nenajde, faktura se přijme i tak, ale dodavatel nebude k dokladu automaticky přiřazen. Informace o dodavateli zůstane uvedena v poznámce dokladu.
Nastavení elektronické fakturace najdete v agendě Nastavení / Účetnictví / Účetní jednotky.

Na účetní jednotce jsou pro elektronickou fakturaci k dispozici následující pole:
Z nastavení tohoto typu se následně vychází také při vytváření přijatého účetního dokladu.
Pokud toto pole není vyplněno, přijatý dobropis se založí pod typem určeným pro elektronické faktury. Při následném vytvoření účetního dokladu systém použije první platný typ přijatého dobropisu. Pokud používáte více typů dobropisů, nemusí tak být zvolen požadovaný typ.
Součet po položkách – DPH se vypočítá a zaokrouhlí na jednotlivých položkách a následně se sečte.
Úhrn za sazbu – nejprve se sečtou základy daně se stejnou sazbou a DPH se vypočítá a zaokrouhlí až z jejich celkového úhrnu.
Pro elektronickou fakturaci podle normy EN 16931 je nutné používat metodu Úhrn za sazbu.
Zvolená metoda se uloží ke každému dokladu při jeho vytvoření. Změna nastavení proto neovlivní již existující doklady, a to ani při jejich pozdější úpravě nebo opětovném uložení. Nová metoda se použije pouze na doklady vytvořené po změně nastavení.
O termínu přechodu na metodu Úhrn za sazbu proto rozhodněte s ohledem na své účetní postupy. Pro vystavování elektronických faktur podle EN 16931 však musí být tato metoda nastavena.

Správnost nastavení můžete ověřit pomocí tlačítka Zkontrolovat napojení na Peppol.
Kontrola se provede pro všechny účetní jednotky a ověří jejich registraci a napojení na síť Peppol.
Systém vás upozorní například na:
Pokud je u účetní jednotky vše v pořádku, kontrola ji zobrazí jako Bez nálezu.
Automatická kontrola
Kontrola napojení probíhá také automaticky jednou denně. Pokud systém zjistí problém, který brání odesílání nebo přijímání elektronických faktur, zobrazí příslušné upozornění. Není proto nutné napojení kontrolovat ručně každý den.
Pro elektronické odeslání faktury potřebuje systém znát Peppol ID odběratele. Peppol ID je jednoznačný identifikátor firmy v síti Peppol.
U slovenských firem se používá DIČ, například:
0245:2020411349
Peppol ID můžete zjistit přímo ve Factorify:

Při dohledání se uloží:
Datum kontroly se uloží i v případě, že odběratel v síti Peppol nalezen není. Díky tomu lze rozlišit, zda již byla jeho registrace ověřena, nebo zatím žádná kontrola neproběhla.
Peppol ID můžete na adrese odběratele zadat také ručně.
Pokud následně použijete funkci Dohledat Peppol ID, systém ručně zadanou hodnotu nahradí výsledkem aktuálního dohledání.
U slovenského odběratele není nutné mít Peppol ID na adrese předem uložené. Pokud je správně vyplněno DIČ, Factorify při odeslání vytvoří Peppol ID automaticky ve tvaru 0245:DIČ.
Pokud odběratel není zapojen do sítě Peppol, faktura se odešle ohlašovacím kanálem finanční správě. Tím je splněna povinnost odesílatele i v případě, že příjemci zatím nelze elektronickou fakturu prostřednictvím sítě Peppol doručit.
Před zahájením elektronické fakturace zkontrolujte u slovenských odběratelů správnost jejich DIČ. Systém jej může použít pro automatické vytvoření Peppol ID.
Elektronická faktura musí splňovat požadavky normy EN 16931, které jsou přísnější než požadavky na běžnou fakturu. Před odesláním proto Factorify doklad automaticky zkontroluje.
Pokud některý z požadavků není splněn, faktura se neodešle a systém zobrazí, co je potřeba opravit.
Na co si dát pozor
1) Jednotky na položkách - Každá položka faktury musí mít vyplněnou jednotku a tato jednotka musí mít přiřazený odpovídající kód UN/ECE.
Kódy nastavíte v číselníku Jednotky materiálu do pole Externí ID.
Například:
ks → H87

U nově založených databází jsou kódy u základních jednotek již přednastavené. U stávajících databází doporučujeme před zahájením elektronické fakturace jejich vyplnění zkontrolovat.
2) Členění DPH - Doklad musí mít nastavené odpovídající členění DPH. Postačuje jeho vyplnění na hlavičce dokladu – systém jej následně použije také pro jednotlivé položky.
Z členění DPH se pro elektronickou fakturu určuje zejména kategorie DPH a případný důvod osvobození.
Zvláštní pozornost věnujte položkám s nulovou sazbou DPH. Pokud není členění DPH uvedeno ani na položce, ani na hlavičce dokladu, systém nedokáže určit, zda jde například o osvobozené plnění, nebo o plnění s nulovou sazbou, a fakturu nebude možné odeslat.
3) Množství na položce - Množství na fakturované položce nesmí být 0. Z nulového množství není možné správně určit jednotkovou cenu požadovanou elektronickou fakturou.
4) Země v adrese - Zkontrolujte, že je vyplněna země:
5) Odpočty záloh - Elektronická faktura nemůže být tvořena pouze položkami představujícími odpočet záloh.
V elektronické faktuře se odpočet zálohy předává jako informace o již uhrazené částce, nikoliv jako běžná záporná položka faktury.
U daňového dokladu k záloze není potřeba jednotku nastavovat ručně. Příslušnou položku vytváří Factorify automaticky a pro elektronickou fakturu jí přiřadí kód C62 („jedna jednotka“), který se používá pro vyjádření částky bez konkrétní měrné jednotky.
Z pohledu uživatele proto není potřeba u daňového dokladu k záloze provádět žádné další nastavení.
Elektronické doklady můžete odesílat jednotlivě přímo z dokladu nebo hromadně ze seznamu účetních dokladů.
Elektronicky lze odeslat:
Factorify před odesláním automaticky zkontroluje, zda doklad splňuje požadavky elektronické fakturace.
Pokud je vše v pořádku, zobrazí se potvrzení s odběratelem, jeho identifikátorem a způsobem odeslání:
Pokud doklad nesplňuje povinné požadavky elektronické fakturace, Factorify jej neumožní odeslat a zobrazí seznam nalezených chyb.
Nejčastěji se jedná například o:
Jednotlivé chyby opravte a odeslání proveďte znovu.
Pokud kontrola zobrazí pouze doporučení, doklad můžete odeslat i bez jejich odstranění.
Kdy není možné tlačítko Odeslat elektronicky použít
Tlačítko Odeslat elektronicky je neaktivní, pokud:
Elektronické odesílání je v současnosti určeno pouze pro tuzemské doklady.
Důvod, proč není možné tlačítko použít, zobrazíte pomocí otazníku vedle tlačítka.
Pokud potřebujete odeslat více elektronických dokladů najednou, použijte akci Odeslat doklady elektronicky, kterou najdete pod seznamem účetních dokladů.
Factorify připraví přehled dokladů určených k odeslání. U každého dokladu uvidíte odběratele a způsob, jakým bude doklad zpracován:
Peppol ID odběratele – doklad bude doručen prostřednictvím sítě Peppol,
finanční správa – doklad bude předán ohlašovacím kanálem finanční správě.
Nad seznamem zároveň uvidíte počet dokladů, které budou předány finanční správě namísto doručení prostřednictvím sítě.
Po dokončení odesílání se ve stejném okně zobrazí případné doklady, které se nepodařilo odeslat, včetně důvodu.
Do hromadného odeslání vstupují pouze doklady aktuální účetní jednotky, které:
Do seznamu se znovu zahrnou také doklady, jejichž předchozí pokus o odeslání nebyl úspěšný.
Zálohové faktury (proformy) se do hromadného odeslání nezahrnují.
U slovenské účetní jednotky se při elektronickém odeslání nastaví datum vystavení na den odeslání.
Pokud tedy fakturu připravíte například jeden den a elektronicky ji odešlete až o několik dní později, při odeslání se datum vystavení změní na aktuální datum.
Ostatní data dokladu se tím nemění, zejména:
Na změnu data vystavení vás Factorify upozorní ještě před odesláním.
Pozor na lhůtu pro vystavení faktury: Pokud od DUZP uplynulo více než 15 dní, Factorify na tuto skutečnost před odesláním upozorní. Změna data vystavení na aktuální datum neznamená, že je tím zpětně splněna zákonná lhůta pro vystavení faktury.
U české účetní jednotky se datum vystavení při elektronickém odeslání nemění.
U slovenské účetní jednotky platí stejné pravidlo jako při odesílání jednotlivého dokladu – datum vystavení se při odeslání nastaví na aktuální datum.
Před potvrzením Factorify zobrazí:
Do odeslání tak lze zahrnout i starší doklad splňující ostatní podmínky. Při jeho odeslání však bude jako datum vystavení použito datum, kdy je skutečně elektronicky odeslán.
Daňový doklad k záloze se elektronicky odesílá jako již uhrazený doklad. Celá částka zálohy je proto uvedena jako uhrazená a částka zbývající k úhradě je nulová.
Z tohoto důvodu elektronický daňový doklad k záloze neobsahuje:
Odběratel podle tohoto dokladu již nic nehradí, protože platba zálohy proběhla před jeho vystavením.
Platební údaje se z obdobného důvodu nepředávají ani u dobropisu.
Zálohovou fakturu (proformu) nelze elektronicky odeslat. Nejedná se o daňový doklad, proto se na ní tlačítko Odeslat elektronicky nezobrazuje.
Přijatou zálohovou fakturu od dodavatele lze ve Factorify zpracovat standardně – viz část Příchozí doklady.
Elektronicky odeslaný doklad nelze odeslat podruhé. Příjemce již obdržel jeho původní verzi a opakovaným odesláním by mohl vzniknout další doklad se stejným číslem.
Odeslaný doklad lze ve Factorify nadále upravit a uložit, například pokud potřebujete změnit interní poznámku nebo středisko. Změna se však již nepropíše do elektronické faktury, kterou obdržel odběratel.
Na tuto skutečnost Factorify při úpravě odeslaného dokladu upozorní.
Pokud je potřeba opravit údaje samotné faktury, postupujte prostřednictvím dobropisu a vystavení nového dokladu.
| Stav: | |
| Neodesláno | Doklad do sítě zatím nešel |
| Odesláno | Brána doklad převzala (doručuje ho ještě zhruba osm minut) |
| Doručeno | Doklad dorazil k příjemci |
| Nahášeno finančí správě | Příjemce v síti není, doklad šel ohlašovacím kanálem |
| Zamítnuto | Přístupový bod příjemce zprávu nepřevzal (doklad je nutné odeslat znovu) |
| Selhalo | Brána doručení vzdala (Důvod je v poli Chyba Peppol) |
Stav odeslaných elektronických faktur Factorify kontroluje automaticky. Informace o doručení a případné odpovědi odběratele se proto do systému průběžně doplňují bez nutnosti ruční kontroly.
Pokud chcete aktuální stav zjistit ihned, použijte na detailu dokladu tlačítko Zkontrolovat stav.
Systém ověří:
Úspěšné doručení nebo nahlášení finanční správě se zobrazí zelenou informační hláškou. Pokud při zpracování nastal problém, zobrazí se na dokladu příslušné upozornění.
Jakmile je faktura úspěšně doručena a zároveň přijata odběratelem, zezelená také tlačítko Zkontrolovat stav. V tomto případě je proces dokončen a není potřeba stav dokladu dále sledovat.
Doručení faktury a její přijetí odběratelem jsou dva rozdílné stavy. Úspěšně doručená faktura nemusí být odběratelem přijata.
Odběratel může na elektronickou fakturu například:
Odpovědi odběratelů systém načítá automaticky přibližně každých 10 minut.
Na odeslaném dokladu se následně doplní:
Pokud odběratel fakturu odmítne, v poli Poznámka k odpovědi naleznete důvod odmítnutí.
Systém na odmítnutou fakturu zároveň upozorní přímo na detailu dokladu a zobrazí příslušné upozornění.
Elektronické faktury přijaté prostřednictvím sítě Peppol se do systému načítají automaticky a najdete je v agendě Nahrané doklady.
K nahranému dokladu se automaticky uloží:
Elektronické faktury neprocházejí běžným vytěžováním dokladů (OCR). Údaje se přebírají přímo ze strukturovaného XML souboru, proto se u těchto dokladů nezobrazují pole související s vytěžováním.
Pro zpracování přijaté elektronické faktury použijte na nahraném dokladu tlačítko Vytvořit entitu.
Systém z elektronické faktury automaticky vytvoří účetní doklad a doplní zejména:
Dodavatel se přiřazuje podle DIČ uvedeného na elektronické faktuře.
Zboží se systém pokusí rozpoznat podle kódu uvedeného dodavatelem v elektronické faktuře. Pokud jej tímto způsobem nelze určit, může být přiřazeno podle objednacího čísla vedeného v nákupním ceníku daného dodavatele.
Správný typ účetního dokladu určí systém při vytvoření entity podle obsahu přijaté elektronické faktury.
Přijatý doklad tak může být automaticky rozpoznán například jako:
Toto rozlišení je důležité zejména u záloh. Zálohová faktura představuje pouze výzvu k platbě a nesmí být zpracována jako běžný závazek. Stejně tak musí být správně rozpoznán daňový doklad k již uhrazené záloze.
Pokud účetní jednotka nemá pro rozpoznaný druh dokladu založený žádný platný typ účetního dokladu, systém účetní doklad nevytvoří a upozorní vás, že je potřeba odpovídající typ nejprve založit.
Po jeho doplnění můžete vytvoření entity zopakovat.
Na přijatou elektronickou fakturu můžete dodavateli odpovědět přímo ze systému pomocí tlačítka Odpovědět dodavateli.
Můžete zvolit například:
Pokud zvolíte jinou odpověď než Přijato, je nutné vyplnit také poznámku. Do ní uveďte důvod nebo další informace pro dodavatele – například co je na faktuře potřeba opravit.
Odpověď se prostřednictvím elektronické fakturace předá zpět dodavateli.
Systém automaticky sleduje odeslané elektronické faktury i správnost napojení na Peppol. Pokud zjistí problém, zobrazí upozornění odpovědným uživatelům.
Aby uživatelé upozornění dostávali, musí být u příslušného typu upozornění nastavena odpovědná role.
Upozornění se zobrazí v těchto případech:
- Doklad se nepodařilo doručit – elektronická faktura nebyla úspěšně doručena příjemci.
- Odběratel doklad odmítl – odběratel fakturu obdržel, ale následně ji odmítl. Důvod odmítnutí najdete na detailu dokladu.
- Problém s nastavením Peppolu – pravidelná kontrola zjistila problém v nastavení nebo napojení, který brání elektronické fakturaci.
Kdy se upozornění zobrazí?
Upozornění se nemusí zobrazit bezprostředně po odeslání dokladu. Factorify nejprve vyčká na konečný výsledek doručení, aby neupozorňoval na doklad, který se ještě zpracovává.
Upozornění na neúspěšné doručení proto očekávejte nejdříve přibližně 15 minut po odeslání.
Také odpověď odběratele nemusí být k dispozici okamžitě. Odpovědi, včetně případného odmítnutí faktury, systém zkontroluje automaticky přibližně každých 10 minut.
Správnost nastavení a napojení na Peppol se kontroluje jednou denně.
Pokud potřebujete zjistit aktuální stav konkrétního dokladu dříve, otevřete jeho detail a použijte tlačítko Zkontrolovat stav.