¶
Cílem nastavení a použití tohoto postupu je zajistit, aby se náklady na kooperace (externí služby) správně promítly do hodnoty konkrétní výrobní dávky. Pokud je výrobní dávka stále rozpracovaná, částka z přijaté faktury se přičítá k její hodnotě – tuto skutečnost lze ověřit v agendě Ekonomika / Nedokončená výroba (121). Jakmile je výrobní dávka dokončena a naskladněna jako polotovar nebo hotový výrobek, náklady na kooperace se zahrnou do jeho ocenění. Tento stav lze následně ověřit v agendě Ekonomika / Vyráběné skladem (122, 123).
¶ Nastavení
¶ Typy nákladů
V agendě Nastavení / Ekonomika / Typy nákladů se definují jednotlivé druhy nákladů, a to v přímé návaznosti na jejich zaúčtování v účetnictví. Součástí výchozí parametrizace systému jsou dva typy nákladů: Materiál a Inventura.
| Název: | Kooperace | ||
| Účetnictví: | Ano | ||
¶ Struktura nákladů
V agendě Nastavení / Ekonomika / Struktura nákladů je potřeba založit nový náklad.
| Pracoviště: | Výběr pracoviště, kam se má náklad započítat | ||
| Typ: | Za jednotku | ||
| Jednotka: | Kooperace | ||
| Typ nákladů: | Výběr typu nákladů - Kooperace | ||
| Platné od: | Vyplňte | ||
¶ Předpis zaúčtování
V agendě Nastavení / Účetnictví / Předpisy zaúčtování účetních dokladů je potřeba nastavit účtování Kooperace.
| Účtovat | Ano |
| Všechny odpovídající položky Ručního zaúčtování | Ano |
| Typ | Faktura |
| Směr | Přijatá |
V případě specifické číselné řady např. Související náklady je potřeba vyplnit v políčku Typ účetního dokladu daný typ.
| Řádek 1 | |
|---|---|
| Typ položky | Kooperace |
| Účet Má dáti | 518 |
| Řádek 2 | |
|---|---|
| Typ položky | Kooperace |
| Účet Má dáti | 121 |
| Účet Dal | 581 |
¶ Kooperace z účetního hlediska
Existují různé způsoby, jak zavést fakturu přijatou za kooperaci do systému.
¶ Faktura přijatá z Nástěnky
1) Nastavení Nástěnky
Na Nástěnce si můžete vytvořit novou záložku kliknutím na černé tlačítko „plus“. Otevře se okno, kde zadáte vlastní název záložky.
Na této nové záložce pak klikněte na tlačítko „Odstavce“ a ze seznamu vyberte požadovaný přehled.
- Účetní doklady – kooperace
- Účetní doklady – neuhrazené závazky 6 měsíců po splatnosti
- Účetní doklady – neuplatněné zálohové faktury
- Účetní doklady – příjemky
Výběr potvrdíte kliknutím na zelenou „fajfku“.
Fakturu přijatou do systému zadáte pomocí zeleného tlačítka „+“.
¶ Faktura přijatá z agendy Účetní doklady
Z agendy Účetnictví / Účetní doklady vytvořte nový záznam za pomocí zeleného tlačítka +.
- V agendě Účetnictví / Účetní doklady klikněte na zelené tlačítko + a založte nový záznam.
- Vyplňte všechny potřebné údaje z přijaté faktury.
- V části Položky dokladu klikněte na tlačítko Přidat evidence – Kooperace
- Zobrazí se seznam všech záznamů práce. Podle kooperační objednávky vyberte správné záznamy.
Po uložení se účetní doklad automaticky zobrazí ve widgetu a ve sloupci Stav se nastaví hodnota Ukončeno.
¶ Faktura přijatá z kooperační objednávky
- otevřete agendu Kooperace / Kooperační objednávky
- otevřete danou kooperační objednávku
- klikněte na Vytvořit účetní doklad v dolní liště
Stav objednávky musí být ve stavu doručeno nebo ukončeno, aby se tlačítko Vytvořit účetní doklad nabízel.
¶ Vedlejší náklady kooperace
Do hodnoty kooperace se započítávají také případné vedlejší náklady kooperace. V základním nastavení systému je pro tento účel k dispozici typ dokladu „Související náklady“. Použití tohoto typu dokladu není povinné. Typ účetního dokladu naleznete v agendě Nastavení / Účetnictví / Typy účetních dokladů.
| Typ: | Faktura | ||
| Směr: | Přijatá | ||
| Filtrovat společnosti: | NE | ||
| Vyžaduje přijaté číslo dokladu: | ANO | ||
| Vyžaduje variabilní symbol: | ANO | ||
| Editovatelný variabilní symbol: | ANO | ||
¶ Nastavení zboží
V agendě Zdroje / zboží vytvořte nový detail zboží určený pro vedlejší náklady kooperace.
- Vyberte typ zboží
- Vyplňte název zboží
- Zaškrněte checkbox Neskladové zboží
¶ Nastavení předpisu zaúčtování účetního dokladu
V agendě Nastavení / Účetnictví / Předpisy zaúčtování účetního dokladu u faktury přijaté nastavte účtování pro vedlejší náklady kooperace. V části Položky přidejte nově vytvořené zboží a k němu přiřaďte účet pro kooperaci.
¶ Faktura přijatá
Na přijaté faktuře je nutné vyplnit pole Související náklady. Díky tomu se hodnota vedlejších nákladů kooperace správně rozpočítá do výrobní dávky.
¶ Účetní kontrola Kooperace
¶ Nastavení filtrů
| Záznamy nákladů | |
|---|---|
| Čas | Sledované období |
| Typ nákladů | Kooperace |
| Záznam práce na dávce | Není prázdné |
| Položky účetního dokladu | Bez filtru |
| Hodnota | Bez filtru |
Podle sloupce Položky účetního dokladu snadno zjistíte, zda už byla daná kooperace vyfakturována. Pokud je pole prázdné = faktura zatím neexistuje.
| Pohyby na účtu | |
|---|---|
| Číslo | analytika účtu 518 |
| Účetní doklad | Bez filtru |
| Čas | období, datum |
| Související náklady | Bez filtru |
| Záznam práce na dávce | Bez filtru |
| Má dáti | Bez filtru |
Častým problémem u kooperací je časový nesoulad mezi jejich uskutečněním a následným vystavením faktury. Z tohoto důvodu je nezbytné provádět kontrolu kooperací každý měsíc.
¶ Kontrola
Co sledovat?
Hodnotu kooperace v záznamech nákladů za dané období s účtem 518.
Co k tomu potřebuji?
Ke kontrole stačí jednoduchá tabulka v excelu, která bude obsahovat čtyři sloupce:
- Měsíc
- Hodnota z agendy Záznamy nákladů
- Hodnota z agendy Pohyby na účtu - analytika k účtu 518
- Rozdílový sloupec (Záznamy nákladů - účet 518)
Z obrázku je patrné, že v únoru vznikl rozdíl 200 Kč – v Záznamech nákladů je částka vyšší (100 850,85 Kč), což znamená, že kooperace už byla dokončena, ale faktura zatím nedorazila. Stejná situace nastala i v dubnu, kde je rozdíl 440 Kč.
V květnu dorazila faktura za obě tyto kooperace (únor a duben). Proto je hodnota na účtu 518 vyšší než v Záznamech nákladů o částku 640 Kč, která se skládá z únorových 200 Kč a dubnových 440 Kč.
Rozdílová hodnota musí odpovídat částce uvedené v Záznamech nákladů po vyfiltrování sloupce Položky účetního dokladu – Je prázdné. To signalizuje, že k dané kooperaci zatím nedorazila faktura.
¶ Příčiny nesouladu
- Pokud se na účtu 518 objeví vyšší hodnota, která nesouvisí s opožděnou fakturací již dokončené kooperace, může být příčinou chybné zaúčtování jiného zboží na účet určený pro kooperace.
Kooperace se skládá z hlavní služby a případných vedlejších služeb. K jejich rozlišení slouží ve Pohybech na účtu sloupce Související náklady a Záznam práce na dávce.
Pokud na faktuře narazíte na řádek, kde nejsou vyplněny ani související náklady, ani záznam práce na dávce, je nutné doklad zkontrolovat a ověřit, zda se skutečně jedná o kooperaci.
- Vyšší hodnota na účtu 518 může být způsobena také tím, že se v Záznamech nákladů objeví položky s nulovou hodnotou.
Doporučený postup:
- V Záznamech nákladů si vyfiltrujte všechny řádky s nulovou hodnotou.
Pokud některý z těchto řádků obsahuje vyplněnou položku účetního dokladu, je nutné zkontrolovat správnost zaúčtování příslušné faktury.
V tomto případě kontaktujte podporu FY.
V případě, že je dokončení kooperace a faktura v odlišných letech:
- Pokusit se přesunout záznam práce.
- Vyčíslit hodnotu, která je zaúčtovaná v jiném účetním období.