¶ HR
¶ Nastavení služebních cest, náhrady a stravné, typy paliv
Agenda slouží k nastavení sazeb stanovených Ministerstvem práce a financí, které jsou každoročně aktualizovány na začátku roku. Systém Factorify tyto nové sazby automaticky přenese do prostředí zákazníků využívajících agendu služebních cest. V případě potřeby je možné sazby upravit i manuálně.
- Nastavení -> Služební cesty
- Nastavení -> Služební cesty -> Náhrady, stravné
- Nastavení -> Služební cesty -> Typy paliv
Zdrojová data:
- Sazby zahraničního stravného na stránkách Ministerstva Financí
- Náhrady za cestovné a stravné ve vyhlášce Ministerstva práce
¶ Nastavení plnění podílu zaměstnávání zdravotně postižených
Nastavení plnění podílu zaměstnávání zdravotně postižených
¶ Pracovní pozice
- V agendě NASTAVENÍ vybereme PRACOVNÍ POZICE.
- Klikneme na tlačítko VYTVOŘIT NOVÝ ZÁZNAM a přidáme pracovní pozici.
- Vyplníme NÁZEV POZICE a NÁZEV VE SMLOUVĚ.
- Mzda/Pohyblivé složky mzdy 1, 2 – informativně definujeme mzdu a pohyblivé složky mzdy zaměstnance, do mezd se generují hodnoty mzdy z pracovní smlouvy.
- Klikneme na tlačítko ULOŽIT.
¶ Pracovní směny
- V agendě NASTAVENÍ / HR vybereme PRACOVNÍ SMĚNY.
- Klikneme na tlačítko VYTVOŘIT NOVÝ ZÁZNAM.
- Vyplníme pole NÁZEV, ZAČÁTEK A KONEC PRÁCE.
- Zkratka pro název směny a Barva hex – zobrazí se v plánu směn.
- Pracovní dny – výběrem dnů rozvrhneme směnu v plánu směn.
- Čas přípravy na práci / Dokončovací čas po práci - tento čas se bere v potaz pro plánování výroby.
- Pracovní doba (h) – pracovní doba směny má přednost, před pracovní dobou zaměstnance. Slouží pro výpočet fondu pracovní doby.
- Nepravidelná – potvrdíme-li, při přeplánování se neodstraní směna z plánu směn.
- Vždy začíná první den – potvrzením se den směny určí z toho na který den připadá většina směny.
- Nastavení uložíme.
¶ Přestávky
Dle zákoníku práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce přestávku v práci na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut. Mladistvému zaměstnanci musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité práce.
- V agendě NASTAVENÍ vybereme PŘESTÁVKY.
- Klikneme na tlačítko VYTVOŘIT NOVÝ ZÁZNAM přidáte přestávku.
- Vyplňte pole NÁZEV, ZAČÁTEK a KONEC PŘESTÁVKY.
- Je výchozí – znamená, je výchozí pro směnu xxx.
- Směna – zvolíme směnu pro kterou je přestávka určena.
- Typ aktivity – při využití přestávky se vytvoří záznam aktivity tohoto typu.
- Nastavení uložíme.
¶ Role
- V agendě NASTAVENÍ vybereme ROLE.
- Klikneme na tlačítko VYTVOŘIT NOVÝ ZÁZNAM.
- Vyplníme NÁZEV ROLE.
- Ignorováno – potvrzením se role nebudou zobrazovat v organizační struktuře, práva dané roli zůstanou.
- Role pro nezaměstnance – role a s nimi spojená oprávnění se přiřazují kromě zaměstnancům i lidem, tedy nezaměstnancům. Vhodné k přiřazení lidem mimo firmu tak, abychom u zákazníka či dodavatele identifikovali pozici člověka. Lze také přiřadit lidem, kteří jsou ve firmě externí údržba, lektor apod. Takové role mají na sobě většinou pouze oprávnění pro přístupy po budově.
- Barva hex – při nastavení barvy dojde k podbarvení hlavičky v organizační struktuře.
- Správce – každý s touto rolí bude mít přístup k reportům, které jsou určené pouze pro správce (reporty ze zabezpečených tabulek) + může přiřazovat oprávnění lidem.
- Rodičovské role – má stejnou prioritu jako oprávnění v nastavení na roli. Role A má rodiče roli B, oprávnění pro člověka se chová stejně, jako by člověk měl role A i B. Pokud by role B měla rodičovskou roli C, oprávnění pro člověka s rolí A se z role C neberou v potaz. Například role A-povoluje Entity a má za rodiče roli B. Role B zakazuje entity. Člověk s rolí A nemůže přistoupit na Entity.
- Nejdřívější začátek práce – přepisuje nastavení v Nastavení docházky. Využijeme v případě, když chceme určité roli specifikovat, od jaké doby se bude počítat příchod. Platí pro pružné zaměstnance.
- Nastavení uložíme.
Po uložení se v záložce „Oprávnění“ dané role zobrazí seznam všech dostupných oprávnění, která systém Factorify nabízí. Na základě charakteru (nebo povahy) role jsou následně přiřazena příslušná oprávnění k jednotlivým agendám.
Pomocí tlačítka „Duplikovat“ je možné vytvořit kopii existující role, kterou lze dále upravit pro potřeby podobné role. Do nové role se zkopíruje veškeré nastavení původní role, které lze následně libovolně upravit.
¶ Svátky
Agenda Svátky v nastavení HR poskytuje přehled státních svátků pro konkrétní rok. Nastavení těchto svátků je klíčové pro správné fungování agendy Docházka. Státní svátky jsou v systému pravidelně hromadně aktualizovány - není potřeba ručně zadávat každý svátek.
Pokud je potřeba doplnit jiný než zákonný svátek, lze tak učinit prostřednictvím tlačítka Přidat nový záznam.
¶ Typy nepřítomností
-
V agendě NASTAVENÍ / HR vybereme TYPY NEPŘÍTOMNOSTÍ
-
Klikneme na tlačítko VYTVOŘIT NOVÝ ZÁZNAM a přidáme typ nepřítomnosti
-
Vyplníme NÁZEV
-
Typ - Rozhoduje o zápisu nepřítomnosti – čas / půlden (části směn) / den. Pokud je typ půlden/den, délka nepřítomnosti ji fixně daná v závislosti na délce směny (pracovní doby), zatímco pokud je typem čas, nepřítomnost se dynamicky dopočítává a měla by se rovnat rozdílu denního fondu a času zaznamenaném ve finálním intervalu (pokud není nastaveno jinak). Ve všech případech lze volit i několik dní. Tento typ následně ovlivní možnost využití dalších funkcí. Např. pokud je typ čas, nelze kontrolovat zbývající dny.
-
Externí kód – Vyplníme, pokud potřebujeme propojit s externím softwarem.
-
Typ zkratky – Zobrazí se nám v denním plánu směn.
-
Počet dnů za rok – Udává, o kolik dní nepřítomnosti tohoto typu může zaměstnanec zažádat v rozmezí jednoho roku (k datu nepřítomnosti nikoliv k datu žádosti o ní).
-
Limit dnů pro žádosti o dovolenou v budoucnu – Hodnotou definujeme, jak daleko do budoucna si zaměstnanec může o nepřítomnost zažádat.
-
Skrytá – Nelze založit nepřítomnost s tímto typem ani z widgetu, ani na agendě. Je ignorován v importu zbývajících nepřítomností.
-
Žádost zaměstnance – Zaměstnanec má možnost zažádat na nástěnce o nepřítomnost s tímto typem. Další požadavky: Typ nepřítomnosti → Skrytá – není zaškrtnuto, Globální parametry → Skrýt docházkové widgety – není zaškrtnuto.
-
Započítat i ve svátcích – Nepřítomnost se započítá i ve dnech, které jsou v agendě Svátky. Při zaškrtnutí ovlivní (odečte se od celkového počtu) zbývající počet dní pro daný typ nepřítomnosti. Další požadavky pro zobrazení tohoto počtu: Kontrolovat zbývající dny – zaškrtnuto. Ve výkazu docházky zaměstnance se změní zápis z kompenzace na nepřítomnost.
-
Kontrolovat zbývající dny – Nedovolí zaměstnanci zažádat o více dní, než zbývá ve fondu nastaveném polem Počet dnů za rok. Zobrazí se záznam v agendě zbývajících nepřítomností, na detailu zaměstnance se zobrazí mezi zbývajícími nepřítomnostmi a pokud se zároveň počet zbývajících dnů nerovná nule, zobrazí se tento počet i na nepřítomnosti.
-
Automaticky přepočítávat - Při uzamknutí mezd (na listu mezd) se automaticky přepočítají zbývající nepřítomnosti. Další požadavky → Kontrolovat zbývající dny – zaškrtnuto.
- Nereportovat – Nepřítomnost se nám nebude započítávat ve výkazu docházky (do souhrnu časů) ani do denní efektivity práce.
- V základní pracovní době - Ovlivňuje pouze zaměstnance s pružnou pracovní dobou. O tento typ nepřítomnosti může být zažádáno pouze v rozsahu základní pracovní doby jednoho pracovního dne – základní pracovní doba se nastavuje v Nastavení docházky → Pružné rozvržení.
-
Mimo směnu – Pokud neexistuje konečný interval, zaznamená se nepřítomnost i o víkendu a svátku – maximálně v délce denního fondu. Déle pokud existuje konečný interval a typ je čas, platí: 1. Jednodenní nepřítomnost u zaměstnance s pevnou pracovní dobou lze zaznamenat i mimo směnu, a to v plném rozsahu nepřítomnosti neomezeném denním fondem (např. školení). 2. Lze zaznamenat vícedenní nepřítomnost pro zaměstnance s pružnou pracovní dobou, do nepřítomnosti se však nezapočítá první a poslední den, pokud se jedná o svátek nebo víkendový den.
-
Pracovní nepřítomnost – Nepřítomnost se zobrazí v denním reportu, ale není zde započítána do celkového počtu nepřítomností. V externím kalendáři se zobrazí jako OOF – Out of office (mimo kancelář). Ve výkazu docházky se zobrazí jako klasická nepřítomnost.
-
Zaokrouhlit na nástěnce - při zaškrtnutí se nepřítomnost zakrouhlí po 0,5 na nástěnce.
-
Skrýt nárok ve zkušební době - typ nepřítomnosti se při zaškrtnutí a nastavení Zkušební doby na detailu Zaměstnance nebude zobrazovat ve widgetu Přehled mé docházky a na docházkovém termiálu, dokud zkušební doba neskonční. V tomto období nemůže zaměstnanec žádat o nepřítomnost daného typu ve widgetu Nová žádost o nepřítomnost.
-
Vyplníme mzdový kód nepřítomnosti, který se přenese do mezd.
-
Oprávnění – oprávnění které zvolíme, můžeme pak přiřadit roli.
(Můžeme pro typ nepřítomnosti vytvořit oprávnění, které pak následně navázat konkrétní roli nebo zaměstnanci, tím lépe specifikovat, kdo může tuto nepřítomnost využít.) -
Klikneme na tlačítko ULOŽIT.
¶ Typy zdravotních prohlídek
- V agendě NASTAVENÍ vybereme TYPY ZDRAVOTNÍCH PROHLÍDEK
- Klikneme na tlačítko VYTVOŘIT NOVÝ ZÁZNAM a přidáme typ zdravotní prohlídky
- Vyplníme NÁZEV a Periodu pro další prohlídku u zaměstnanců do 50 let a pro zaměstnance nad 50 let.
- Vybereme typ dokumentu (bude potřeba si vytvořit nový dokument v Nastavení / Dokumenty & BI / Dokumenty)
- Klikneme na tlačítko ULOŽIT
¶ Globální - Číselníky
¶ Pracovní úvazek
- V agendě NASTAVENÍ / GLOBÁLNÍ vybereme ČÍSELNÍKY.
- V číselnících vyfiltrujeme název Pracovní úvazek (v hodinách), ten dvojklikem otevřeme.
- Přes tlačítko NOVÁ POLOŽKA vytvoříme nový Pracovní úvazek.
- Do pole KÓD uvedeme počet pracovních hodin / den.
- Do pole POPISEK popis úvazku.
- Nastavení uložíme.
¶ Školení, lékařské prohlídky
- V agendě NASTAVENÍ / GLOBÁLNÍ vybereme ČÍSELNÍKY
- V číselnících vybereme název Typy zdravotních prohlídek. Pokud není součástí parametrizace, je třeba doplnit založení.
- Přes tlačítko NOVÁ POLOŽKA vytvoříme nový Typ zdravotní prohlídky
- Do pole KÓD uvedeme školení/prohlídka/certifikát (ve formátu bez diakritiky)
- Do pole POPISEK popis školení/prohlídky/certifikátu
- Nastavení uložíme.
Založení školení, lékařské prohlídky
¶ Nastavení procesu Onboardingu
Onboarding je proces, během kterého je nový uživatel seznámen s prostředím systému, jeho funkcemi a základními postupy práce. Cílem je zajistit, aby se uživatel co nejrychleji zorientoval a mohl efektivně začít pracovat.
Onboarding není součástí parametrizace. V případě, že máte zájem o nastavení Onboardingu ve Vaší firmě, kontaktujte administrátora Factorify.
¶ Vyplnění karty zaměstnance
- V Menu Zaměstnanec Vytvořit nový záznam
- Na detailu Zaměstnance vyplníme jméno, příjmení, zaměstnán od, společnost, nákladové středisko, externí číslo a parametry docházky (pracovní dobu, kterou jsme si nastavili). Do kontaktů email nastupujícího zaměstnance. Zbytek se nám vyplní ze vstupního dotazníku.
- Detail zaměstnance uložím.
- Po uložení se mi na detailu zaměstnance zobrazí možnost založit pro zaměstnance pracovní smlouvu.
- V Pracovní smlouvě vyplním jméno a příjmení, průměrnou hodinovou mzdu, platné od a pracovní pozici na kterou zaměstnanec nastupuje (pozice musíme mít vytvořeny).
- Jakmile máme vše vyplněno, vracím se zpět na detail zaměstnance do záložky ,,Procesy“, kde vpravo dole kliknu na ,,Nastartovat nový proces“ a vyberu ,,Onboarding“.
- V té chvíli se zaměstnanci na dříve vyplněný email odešle odkaz na vstupní dotazník, který vyplní.
¶ Vyplnění nástupního dotazníku zaměstnancem
- Probíhá na straně nově nastupujícího zaměstnance, v téhle fázi není potřeba žádný zásah ze strany HR.
¶ Objednání vstupní lékařské prohlídky
- Po vyplnění vstupního dotazníku se člověku s rolí "HR Administrátor" objeví se na nástěnce úkol k objednání zdravotní prohlídky. Pokud do "Vlastní formulář" vložím přílohu, nebude se automaticky generovat formulář ke zdravotní prohlídce, ale použije se ten z přílohy.
- Po výběru správné prohlídky, datumu a času se nastupujícímu zaměstnanci odešle druhý email s podklady k prohlídce.