Agendy Pracovní pozice a Role jsou obě ve skupině HR v Nastavení a obě popisují člověka, každá z jiné strany. Pozice říká, co člověk ve firmě dělá, role říká, co smí v systému a kde stojí v organizační struktuře.
¶ K čemu pozice a role slouží
- Pracovní pozice je údaj o zaměstnání. Vstupuje do pracovní smlouvy, do tiskových dokumentů a do jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele.
- Role je sada oprávnění. Přiřazuje se člověku a určuje, které agendy a funkce uvidí. Jak se z rolí a osobních výjimek spočítá výsledné právo, popisuje sekce Jak se oprávnění vyhodnocuje.
- Role je zároveň místo v hierarchii. Přes Nadřízené role se odvozuje, kdo je čí podřízený, a na tom stojí schvalování nepřítomností, služebních cest i plánů směn.
- Role kreslí organizační strukturu. Z rolí, jejich barev a vah se skládá obrázek firmy v agendě Organizační struktura.
Pozice a role nejsou totéž a nemusí si odpovídat. Účetní a personalistka mohou mít stejnou roli, protože potřebují stejná práva, a přitom každá svou pracovní pozici. Naopak jeden člověk může mít jednu pozici a pět rolí.
¶ Co nastavíme předem
- Pozice zakládáme dřív než smlouvy. Uložení pracovní smlouvy vyžaduje aspoň jednu pracovní pozici, takže bez naplněné agendy se smlouva neuloží. Podrobně to popisuje Pracovní smlouva.
- Role zakládáme dřív než účty. Bez role nemá nový zaměstnanec žádná oprávnění a v organizační struktuře se neobjeví.
- Oprávnění. Do agendy Role pouští Lidé|Role, do agendy Pracovní pozice Lidé|Zaměstnanci|Smlouvy, viz Oprávnění.
¶ Pracovní pozice
Do Názvu píšeme konkrétní pojmenování pozice, tedy třeba Účetní všeobecná – senior. Je to jméno, pod kterým pozici vybíráme ve smlouvě.
Název ve smlouvě je obecnější jméno téže pozice, tedy Účetní všeobecná. Není povinné, ale vyplácí se ho vyplnit, protože tiskové dokumenty berou přednostně jeho a na Název sáhnou, teprve když je prázdné. Takto pozici tisknou Pracovní smlouva, Potvrzení o zaměstnání, Mzdový výměr i Mzdový list.
Vedoucí je zatržítko, které označuje vedoucí pozice, tedy mistra, vedoucího oddělení nebo ředitele. Hodnota jde do jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, kde se posílá jako příznak vedoucího pracovníka, takže nejde o pouhou poznámku.
Profese je výběr z klasifikace CZ-ISCO, která chodí s produktem naplněná a má přes tisíc tři sta hodnot. Hledáme v ní psaním, ne rolováním. Hodnota jde spolu s pozicí do jednotného měsíčního hlášení.
Požadované vzdělání je výběr z patnácti stupňů KKOV od A - bez vzdělání po V - vysokoškolské doktorské vzdělání, k nimž je šestnáctou hodnotou Z - nerelevantní. Do jednotného měsíčního hlášení jde jen u zaměstnanců s jiným než českým státním občanstvím, u ostatních se položka neposílá.
Mzda, Pohyblivá složka mzdy 1 a Pohyblivá složka mzdy 2 jsou tři částky na samostatném řádku formuláře. Ve standardní verzi Factorify jsou informativní, tedy slouží jako vodítko, kolik se za pozici platí, a do výpočtu mezd nevstupují. Mzdu člověka určuje výhradně jeho pracovní smlouva a mzdový výměr.
Pozici k člověku nepřipojujeme na detailu pozice ani na detailu zaměstnance, ale na pracovní smlouvě, kde má vlastní sekci s platností od a do. Kontroly, které uložení smlouvy kvůli pozicím dělá, popisuje Pracovní smlouva.
¶ Role
Nová role se zakládá ve dvou krocích. Tabulka Oprávnění je na nezaložené roli sice vidět, ale prázdná a s hláškou Zatím nebylo nic přidáno, protože tlačítko Nová položka se v ní objeví až po prvním uložení. Vyplníme tedy nejdřív hlavičku, uložíme, a teprve pak roli přiřazujeme práva.
Rychlejší cesta k roli, která má mít podobná práva jako nějaká existující, je tlačítko Duplikovat na detailu té existující role. Otevře formulář nové role s předvyplněnými poli i s celou tabulkou oprávnění, takže po uložení má duplikát tatáž práva jako originál a my už jen doladíme rozdíly.
¶ Pole, která ovlivňují oprávnění
Rodičovské role jsou role, ze kterých ta naše přebírá práva. Dědí se jen přímý rodič, takže rodič rodiče se do výsledku nepromítne, viz Jak se oprávnění vyhodnocuje.
Správce je zatržítko, které roli chrání před úpravami. Roli se zaškrtnutým Správcem neuloží nikdo, kdo sám není správce, a to ani tehdy, když zaškrtnutí zrušil. Uložení skončí hláškou 403 K provedení této operace nemáte oprávnění a detail zůstane rozeditovaný, takže si zaškrtnutí musíme odklikat zpátky sami.
Zaškrtávátko naopak nedává držiteli role žádná práva navíc. Správcem je člověk, ne role, a nic se nemění ani tehdy, když má správcovskou roli přiřazenou. Oprávnění se i u takové role čtou výhradně ze seznamu na kartě Oprávnění.
Role pro nezaměstnance rozhoduje o tom, jestli roli půjde přiřadit i lidem mimo zaměstnanecký kmen. Nabídka pole Role u Osoby obsahuje jen role s tímto zaškrtnutím, takže externímu spolupracovníkovi, lektorovi nebo dodavateli jinou roli nepřiřadíme.
¶ Pole, která ovlivňují organizační strukturu
Váha řazení je povinné číslo a rozhoduje o tom, jestli je člověk v organizační struktuře vidět. Vidět je při nezáporné hodnotě, tedy i při nule, a zmizí až při záporné. Nula je přitom nejčastější hodnota, protože ji formulář nové role má rovnou předvyplněnou. Rozhoduje nejnižší váha z neignorovaných rolí člověka, takže jediná taková role se zápornou váhou schová člověka celého, i když má ostatní role nezáporné. Schová se vždy celý člověk, ne jen jedna jeho role.
Navzdory názvu pole nic neřadí. Pořadí skupin v organizační struktuře se řídí počtem podřízených a úrovní člověka, uvnitř skupiny se lidé netřídí vůbec.
Má-li člověk aspoň jednu ignorovanou roli, počítají se váhy jen z ignorovaných rolí a k ostatním se nepřihlíží. Ignorovaná role se zápornou váhou tedy člověka schová i tehdy, když má obyčejnou roli s vysokou kladnou hodnotou. Obráceně to platí taky. Člověk, který má ignorovanou roli s nulou, z organizační struktury nezmizí ani tehdy, když mu přidáme roli se zápornou váhou.
Ignorováno schová v organizační struktuře název role, ale ne lidi, kteří ji mají. Místo názvu se v hlavičce skupiny objeví doslova ???. Na oprávnění zaškrtnutí nemá žádný vliv, dědění z takové role funguje dál. Používáme ho u rolí, které jsou v systému kvůli právům a v obrázku firmy by jen překážely.
Barva hex podbarví v organizační struktuře hlavičku skupiny. Barvu si role nese i tehdy, když je ignorovaná.
Popis je jediné pole role bez nápovědy a jako jediné sedí ve vlastní sekci detailu. Kromě detailu se ukazuje i v organizační struktuře, a to jako bublina informační ikony vedle názvu role, tedy až po najetí myší. Patří do něj vysvětlení role, ne popis pracovní pozice člověka.
¶ Pole, která ovlivňují docházku a reporty
Nejdřívější začátek práce je čas, od kterého se člověku začne počítat pracovní doba. Uplatní se jen u pružného typu úvazku, kde ořízne intervaly dne, které začaly dřív. Zaznamenaný příchod v šest hodin ráno se tedy do výkazu propíše jako začátek v devět, když je nastavená devátá.
Tentýž čas se dá vyplnit na třech místech a jejich váha klesá v tomto pořadí.
- Parametry docházky na detailu zaměstnance, tedy pole Nejdřívější začátek práce v sekci Docházka. Toto nastavení je nejsilnější a přebije obě zbývající.
- Role, tedy pole na detailu role. Uplatní se, když je detail zaměstnance prázdný.
- Nastavení docházky, tedy společná výchozí hodnota pro celou firmu.
Použije se první vyplněná hodnota v tomto pořadí. Když se tedy pružná doba počítá od jiného času, než má role, díváme se nejdřív na detail zaměstnance, protože ten roli přebíjí.
Člověk má mít nejvýš jednu roli s vyplněným Nejdřívějším začátkem práce. Když jich má víc a liší se, Factorify si jednu z nich vybere.
Viditelnost poznámek je povinné číslo a říká, kolik pater nadřízených nad sebou člověk uvidí v poznámkách na denním reportu. Hodnota jedna znamená přímého nadřízeného, hodnota dvě i jeho nadřízeného. Má-li člověk víc rolí, platí nejvyšší z hodnot. Nikde jinde než na denním reportu se pole neprojeví.
¶ Jak roli přiřadíme člověku
Role se nepřiřazují na detailu role, ale na detailu člověka v sekci Informace o člověku. Všechna čtyři pole jsou pohromadě u Zaměstnance a každé znamená něco jiného. U Osoby, tedy u člověka, který u nás není zaměstnaný, je z nich vidět jen pole Role.
Role přiřazené člověku skládají soubor oprávnění a ředí jej v organizační struktuře.
Nadřízené role jsou role jeho nadřízených, ne jeho vlastní. Tímto polem se staví hierarchie. Kdo má v tomto poli roli Mistr, je podřízeným všech lidí s rolí Mistr.
Zastupuje v docházce roli dělá z člověka nadřízeného pro podřízené vybraných rolí. Zastupování platí trvale, není nijak vázané na to, jestli je skutečný nadřízený zrovna nepřítomen. Kdo tedy roli zastupuje, vidí a schvaluje žádosti jejích podřízených pořád. Bez zastupování aplikace detail cizího podřízeného vůbec neotevře a odpoví, že k tomu nemáme oprávnění.
Úroveň je číslo, které řadí člověka do pater organizační struktury. Prázdná hodnota se počítá jako deset. Rozhoduje zároveň o tom, jestli se vykreslí jeho podřízení, protože nadřízený musí mít nižší číslo Úrovně než oni, viz Organizační struktura.
Podřízenost se odvozuje rekurzivně, tedy nadřízený vidí i podřízené svých podřízených, a to až do desáté úrovně.
¶ Organizační struktura
Agenda Organizační struktura je samostatná položka hlavního menu ve skupině HR. Nepleťme si ji s podnabídkou Nastavení, kde je stejnojmenná skupina HR s Pracovními pozicemi a Rolemi. Agenda kreslí firmu jako strom sestavený z rolí a má dvě úrovně.
Hlavička skupiny patří lidem se stejnou sadou rolí. Nese sloučený název těch rolí, nebo ???, když jsou ignorované, podbarvení podle Barvy hex, informační ikonu s Popisem role v bublině a ikonu s počtem podřízených.
Karta člověka pod hlavičkou nese jméno, fotografii nebo náhradní ikonu, pracovní telefon a pracovní e-mail jako odkaz.
Jestli je člověk právě v práci, poznáme jen z barvy pozadí jeho jména podle legendy. Zelená znamená v práci, žlutá schválenou nepřítomnost a modrá pochůzku. Přítomnost se počítá z docházkových záznamů za posledních šestnáct hodin, takže obrázek ukazuje aktuální stav, ne stav k nějakému datu.
Do struktury se člověk dostane přes svoje Role, zařadí se podle Úrovně a nad sebe dostane roli z pole Nadřízené role. Má-li nadřízených rolí víc, použije se jen jedna z nich, a to ta s nejnižším identifikátorem.
Pokud někdo ve struktuře chybi:
- Nemá ani jednu roli. Člověk bez role se do struktury nedostane vůbec.
- Některá jeho role má zápornou Váhu řazení, viz Váha řazení.
- Má vyplněné datum ukončení zaměstnání v minulosti. Struktura ukazuje jen aktuálně zaměstnané.
- Nemá vyplněnou účetní jednotku.
- Nadřízená role je ignorovaná. Obrázek skládá skupiny jedině z neignorovaných rolí, takže pod ignorovanou roli se nedá zařadit nikdo, i když ji lidé mají přiřazenou.
- Nikdo s nadřízenou rolí nestojí výš. Když mají všichni držitelé role číslo Úrovně stejné nebo vyšší, podřízený se nevykreslí. Prázdná Úroveň se počítá jako deset, takže člověk bez vyplněné Úrovně nemůže dělat nadřízeného nikomu, kdo Úroveň vyplněnou má.
Chybějící nadřízený schová i své podřízené. Kdo vypadne z obrázku z některé z uvedených příčin, ten zároveň přestane fungovat jako nadřízená role pro ostatní, takže s ním zmizí i lidé, kteří mají jeho roli v poli Nadřízené role.
Vedle organizační struktury je ve stejné skupině i Mzdová mapa, která kreslí totéž a navíc pod každého člověka vypisuje jeho smlouvy a částky. Popisuje ji mzdová část nápovědy. Skládá obrázek stejně, takže schová přesně tytéž lidi jako organizační struktura.
¶ Jak se oprávnění vyhodnocuje
Vyhodnocení proběhne v okamžiku přihlášení a řídí se čtyřmi pravidly.
Osobní nastavení přebíjí role. Je-li oprávnění na detailu člověka povoleno nebo zakázáno, na role se vůbec nehledí. Osobní výjimku zrušíme tím, že hodnotu přepneme zpět na prázdnou, pak zase rozhodují role.
Mezi rolemi stačí jedna zakazující. Má-li člověk pět rolí a čtyři z nich oprávnění povolují, ale pátá ho zakazuje, právo nemá. Zákaz v roli je tedy silnější než povolení v jiné roli.
Prázdná hodnota nemá vliv. Role, která má u oprávnění prázdno, se do vyhodnocení nepočítá ani kladně, ani záporně.
Dědí se jen přímý rodič. Role přebírá oprávnění ze své rodičovské role, ale už ne z role o úroveň výše. Máme-li roli Mistr s rodičem Vedoucí a Vedoucí má rodiče Zaměstnanec, oprávnění role Zaměstnanec se Mistrovi nepřenesou. Chceme-li mít společný základ v roli Zaměstnanec, přiřadíme ji jako rodiče každé roli zvlášť, ne řetězem.
Změna oprávnění se neprojeví okamžitě. Sada oprávnění se spočítá při přihlášení a drží se po celou dobu sezení, takže dotyčný se musí odhlásit a znovu přihlásit. Nestačí obnovit stránku, sada se tím nepřepočítá. Přihlášení kartou na docházkovém terminálu má navíc desetiminutovou paměť.
Zaškrtnutí Správce na roli oprávnění neobchází. Kontroluje se výhradně seznam oprávnění, který má člověk přiřazený, takže i správce musí mít každé oprávnění reálně povolené. Role Správce v ukázkových datech funguje proto, že jich má explicitně přiřazeno přes tři sta.
¶ Kde se oprávnění nastavují
Oprávnění nastavujeme na roli v agendě Role, na kartě Oprávnění. Hodnotu zadáváme jedním checkboxem ve sloupci Povoleno, který má tři stavy a klikáním se přepíná dokola. Pomlčka znamená, že role o daném oprávnění nerozhoduje vůbec, fajfka znamená povoleno a křížek zakázáno.
Tabulka vypisuje všechna oprávnění systému, i ta, která role nikdy neřešila. Chceme-li vidět jen část, napíšeme do filtru nad sloupcem Oprávnění kus cesty, například slovo Docházka.
Stejnou kartu Oprávnění má i detail člověka, tam ale zadáváme hodnotu do sloupce Povoleno pro osobu. Osobní výjimku používáme jen výjimečně, protože přebije všechny role a v přehledu rolí ji nikdo neuvidí.
Výsledek nemusíme dopočítávat sami. Karta na detailu člověka ukazuje vedle sebe Povoleno pro osobu, Povoleno pro role a výsledné Povoleno, a sloupec Přiřazeno z role říká, ze které role právo pochází. Znaménko před názvem role říká, jak role hlasovala, plus je povoleno a minus zakázáno.
Hromadný přehled napříč všemi lidmi nabízejí dva standardní reporty v agendě Reporty. Přiřazená práva dle rolí vypisuje dvojice role a oprávnění, a to jen povolená oprávnění nesmazaných rolí, takže zakázané a nevyplněné v něm nejsou. Přiřazená práva dle lidí vypisuje výsledná oprávnění jednotlivých lidí a počítá je stejně jako přihlášení, tedy osobní výjimka přebíjí role a započítají se i rodičovské role. Vypadnou z něj lidé po skončení pracovního poměru a lidé z jiné účetní jednotky. Oba reporty se v seznamu ukážou tomu, kdo má Editace oprávnění.
Oprávnění hledáme v agendě vždy podle Kódu, protože zobrazovaný název se s překladem mění, kdežto kód je neměnný. Pár položek se navíc filtrem podle skupiny nedá najít, protože v agendě nemají úvodní část cesty — jde o
PEOPLE_AT_WORK_MODULE,IMPORTS_MODULE,PERSON_CONTRACT_SICK_NOTE_FOR_EVERYONEaTAGS. OprávněníORG_CHARTmá název dokonce nepřeložený a v agendě se jmenuje „Org chart".
¶ Oprávnění
| Kód | Název v číselníku | Co dovoluje |
|---|---|---|
ROLE_MODULE |
Lidé|Role | vidět a spravovat agendu Role |
PERSON_MODULE_CONTRACTS |
Lidé|Zaměstnanci|Smlouvy | vidět a spravovat agendu Pracovní pozice, totéž oprávnění otevírá pracovní smlouvy |
ORG_CHART |
Org chart | otevřít agendu Organizační struktura |
PERMISSIONS_EDIT |
Editace oprávnění | vidět a měnit kartu Oprávnění na detailu člověka |
Nad rámec těchto kódů platí ještě jedno pravidlo. Roli se zaškrtnutým Správcem neuloží nikdo, kdo sám není správce, a to bez ohledu na to, jaká oprávnění má.
Oprávnění pro organizační strukturu se i v českém prostředí jmenuje Org chart, takže ho v seznamu hledáme pod anglickým názvem.
¶ Nejčastější problémy
| Problém | Proč se děje | Co s tím |
|---|---|---|
| Zaměstnanec není v organizační struktuře | nemá žádnou roli, nebo některá jeho role má zápornou Váhu řazení, nebo má ukončené zaměstnání | projdeme čtyři příčiny, viz Organizační struktura |
| V organizační struktuře je nad člověkem místo názvu role ??? | role má zaškrtnuté Ignorováno, takže se její název nevypisuje | zaškrtnutí zrušíme, nebo ho necháme, pokud tak byla role zamýšlená |
| V hlášení chybí příznak vedoucího nebo klasifikace profese | na pracovní pozici není zaškrtnuté Vedoucí nebo vyplněná Profese | doplníme je na detailu pozice, viz Pracovní pozice |
| Externímu spolupracovníkovi nejde vybrat role | nabídka u Osoby obsahuje jen role se zaškrtnutým Role pro nezaměstnance | zaškrtneme ho na té roli, kterou má člověk dostat |
| Pružná pracovní doba se počítá od jiného času, než má role | tentýž čas je vyplněný i na detailu zaměstnance a ten je silnější | podíváme se do Parametrů docházky na detailu zaměstnance, viz Nejdřívější začátek práce |
| Pružná pracovní doba se počítá pokaždé jinak | člověk má víc rolí s vyplněným Nejdřívějším začátkem práce | necháme hodnotu na jediné roli, viz Nejdřívější začátek práce |
| Změna oprávnění role se neprojevila | sada oprávnění se počítá při přihlášení | dotyčný se odhlásí a znovu přihlásí, obnovení stránky nestačí, viz Jak se oprávnění vyhodnocuje |
| Role oprávnění povoluje, člověk ho přesto nemá | jiná jeho role je zakazuje a jedna zakazující role stačí | najít ji ve sloupci Přiřazeno z role na detailu člověka, viz Kde se oprávnění nastavují |
| Změna na roli se u jednoho člověka neprojeví, u ostatních ano | má na svém detailu osobní výjimku, která přebíjí role | přepnout Povoleno pro osobu zpět na prázdnou hodnotu |
| Správce nemá právo, které by podle příznaku mít měl | zaškrtnutí Správce oprávnění neobchází | přidělit oprávnění explicitně, viz Jak se oprávnění vyhodnocuje |
| Oprávnění zděděné přes dvě úrovně rolí nefunguje | dědí se jen přímý rodič, prarodičovská role ne | přiřadit společnou roli jako rodiče každé roli zvlášť, ne řetězem |
| Oprávnění se v agendě nedá najít filtrem podle skupiny | nemá tam úvodní část cesty, ORG_CHART je navíc nepřeložený |
hledat podle sloupce Kód, viz Kde se oprávnění nastavují |
| Roli nejde uložit | má zaškrtnuté Správce a my správci nejsme | úpravu si vyžádáme u správce systému |
¶ Souvislosti
- Pracovní smlouva — kde se pracovní pozice k člověku připojuje a co uložení smlouvy hlídá.
- Docházka — doporučené sady docházkových oprávnění pro čtyři typické role.
- Detail zaměstnance — detail zaměstnance a pole, kterými se hierarchie nastavuje.
- Typ smlouvy — co ze smlouvy plyne pro mzdy a co se dědí z typu.