Detail zaměstnance je místo, ze kterého čerpá celá personalistika, docházka i podklady pro mzdy. Detail zaměstnance je záznam v agendě Zaměstnanci v menu HR. Vedle něj stojí nastavení docházky s globálními hodnotami, které detail zaměstnance přebíjí, směny, přestávky a svátky s agendami, na které se detail odkazuje, a pracovní smlouva, která nese mzdové údaje.
¶ K čemu detail zaměstnance slouží
- Nese informace o zaměstnanci a jeho zařazení do organizace.
- Řídí výpočet výkazu docházky.
- Ohraničuje, kdy a čím zaměstnanec docházku vykazuje.
- Určuje, kdo docházku zaměstnance vidí a schvaluje.
- Dodává údaje do hlášení.
Význam jednotlivých polí je v nápovědě u pole. Tato stránka popisuje, co které nastavení ovlivní, jak spolu části souvisí a na co si dát pozor při změnách.
Tip: agenda Zaměstnanci má v přímém hledání zkratku emp. Okno hledání vyvoláme klávesami Ctrl + mezerník, samotné emp otevře agendu, emp s číslem záznamu nabídne rovnou toho zaměstnance a emp n založí nového.
¶ Mapa detailu
Detail má čtyři záložky.
- Obecné popisuje detailní informace o zaměstnanci.
- Procesy zobrazuje seznam procesů spuštěných pro konkrétního zaměstnance.
- Nepřítomnost je seznam nepřítomností zaměstnance (lze zobrazit pouze s oprávněním Nepřítomnosti pro všechny)
- Historie komunikace zobrazuje historii odesílaných emailu přímo ze systému, alternativně lze vytvořit záznam jiného typu komunikace.
| Karta | K čemu je | Kdo ji obvykle vyplňuje |
|---|---|---|
| Informace o člověku | jméno, osobní údaje, role, nadřízení, období zaměstnání, pracovní účetní jednotka | personalista |
| Fotografie | portrét, který se ukazuje v přehledu Lidé v práci, v editačním dialogu plánu směn, na výplatním listu a v organizačním schématu | personalista |
| Adresy | trvalé bydliště a další adresy pro hlášení | personalista |
| Kontakt | telefony a e-maily, na které systém posílá výplatní pásky a kalendářové události | personalista |
| Čísla karet | čipy a čárové kódy pro terminál, kiosek a přihlášení | personalista |
| Parametry docházky | typ úvazku, fond pracovní doby, rozvrh, zaokrouhlování | personalista |
| Docházka | přepínač Hlídat docházku a čtyři výrobní přepínače | personalista a mistr |
| Směny | které směny se zaměstnanci plánují | mistr |
| Pracoviště | na kterých pracovištích se zaměstnanci plánuje práce | mistr |
| Výrobní kritéria | dovednosti, které pak může vyžadovat operace | mistr |
| Školení, certifikáty, lékařské prohlídky, atd. | evidence platností s upozorněním na expiraci | personalista |
| Oprávnění | co smí konkrétně tento člověk nad rámec svých rolí | správce |
| Přílohy | naskenované dokumenty k osobě | personalista |
| Doklady | občanský průkaz, pas a další doklady pro hlášení o cizincích a pro daňové tiskopisy | personalista |
| Přihlašovací údaje | uživatelské jméno a heslo zaměstnance. Je až na uloženém záznamu. | správce |
| Zbývající nepřítomnosti | zůstatky dnů po jednotlivých typech nepřítomnosti. Je na uloženém záznamu a vyžaduje Úpravu obecných informací. Řádek má každý typ, který má zapnuté hlídání zbývajících dnů, i když zaměstnanec ještě žádný zůstatek uložený nemá, a pak se ukáže nárok ze smlouvy, případně nula. | personalista |
| Pracovní smlouvy | smlouvy zaměstnance. Je na uloženém záznamu a vyžaduje oprávnění na smlouvy. | personalista |
| Dokumenty | tiskové dokumenty k osobě. Objeví se, teprve když v systému existuje šablona dokumentu pro kontext osoby. | personalista |
¶ Kontrolní seznam pro nového zaměstnance
¶ Docházka
Aby zaměstnanci fungovala docházka, projdeme po jeho založení sedm bodů.
- Zaměstnán od je vyplněno. Bez něj zaměstnanec není „zaměstnaný“ pro widgety ani pro alerty.
- Parametry docházky mají jeden záznam s prázdným Platné od i Platné do.
- V tomto záznamu je vyplněný Typ úvazku, Pracovní doba a Rozvrh pracovní doby, u zkráceného úvazku i Referenční pracovní doba.
- U pevného úvazku je na kartě Směny aspoň jedna směna, Platné od může být prázdné.
- Nadřízené role jsou vyplněné, jinak nemá kdo schvalovat.
- Číslo karty je vyplněné, pokud zaměstnanec dostal kartu k přihlašování a k docházkovému terminálu.
- Hlídat docházku je zaškrtnuté, má-li nadřízený dostávat alert při nedostavení, a Externí č. je vyplněné, pokud se výkazy předávají do externího mzdového systému.
¶ Hlášení a mzdy
Bez nich docházka poběží, ale nefungují následné procesy.
- Adresa typu Trvalé bydliště je vyplněná včetně Čísla domu. Evidenční list důchodového pojištění se bez ní vůbec nevygeneruje.
- Na kartě Kontakt je kontakt typu Email pro rozesílání výplatních pásek a Služební email pro kalendářové události k nepřítomnostem a služebním cestám.
- Osobní údaje pro hlášení jsou vyplněné, tedy Datum narození, Rodné příjmení, Město narození a Pohlaví.
- U cizince je navíc vyplněné Občanství, OIČ (IK MPSV) a doklad na kartě Doklady.
- Zaměstnanec má založenou pracovní smlouvu. Zde se eviduje rodné číslo, druh mzdy i konec pracovního poměru pro mzdy.
¶ Osobní údaje
¶ Informace o člověku
Role dávají člověku oprávnění a zároveň ho zapojují do organizační struktury. Systém hlídá, aby v organizační struktuře nevzniklo zacyklení, uložení odmítne hláškou Nemůžete vytvořit cyklus v organizační struktuře!.
Úroveň je pouze pro organizační schéma a určuje v něm patro, do kterého se člověk vykreslí. Nevyplněná úroveň se v něm chová jako desítka.
Správce je zvláštní příznak, který smí zaškrtnout i odškrtnout jenom jiný správce. Kdo správce není, nemůže detail detail člověka s příznakem ani otevřít, dostane hlášku Nemáte oprávnění upravovat ani vidět správce!.
Nákladové středisko je evidenční zařazení, které se ukáže jako sloupec v přehledu docházkových výkazů.
Pracovní účetní jednotka rozhoduje o tom, jakou účetní jednotku dostane uživatel po přihlášení. Když je prázdná, použije se primární účetní jednotka. Vyplněná zároveň omezí nabídku pracovišť na kartě Pracoviště.
Další výrobní účetní jednotky rozšiřují viditelnost jen u výrobních agend. Na účetní ani personální data vliv nemají.
Občanství je odkaz na číselník Země a právě podle něj se v podání REGZEC pozná, že jde o cizince. Národnost je vedle toho volný text a do hlášení nevstupuje.
OIČ (IK MPSV) je osobní identifikační číslo, které přiděluje Ministerstvo práce a sociálních věcí. Není to rodné číslo, to sedí na pracovní smlouvě. Podrobnosti jsou v sekci Údaje do hlášení.
Dosažené vzdělání je jednopísmenný kód podle klasifikace KKOV a jde do podání REGZEC.
Zdravotně postižený zařadí zaměstnance do důvodu slevy na sociálním pojištění zaměstnavatele. Pozor, do výpočtu podílu zaměstnávání zdravotně postižených osob toto pole nevstupuje, ten se řídí druhem důchodu a slevami na dani, viz plnění podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením.
Jídelna určuje, ze které jídelny si zaměstnanec objednává jídlo.
¶ Fotografie
Karta Fotografie nese jeden obrázek. Vybereme ho ze souborů nebo přetáhneme do karty a uloží se spolu s celým detailem.
Fotka se pak ukazuje na několika místech mimo detail. V přehledu Lidé v práci, v editačním dialogu denního i týdenního plánu směn, ve widgetu Rozdíly v docházce, na výplatním listu zaměstnance, ve výkazu docházky zaměstnance, v organizačním schématu, v ovládacím panelu mistra, při výdeji jídel, u komentářů a poznámek a jako obrázek přihlášeného uživatele v horní liště. V samotném přehledu plánu směn, tedy v mřížce dnů, fotka není, ta je až v editačním dialogu. Zaměstnanci bez fotky se v přehledu Lidé v práci a v organizačním schématu ukáže zástupná ikona postavy, v editačním dialogu plánu směn se nezobrazí nic.
Před nahráním doporučeme fotografie změnšit .
¶ Adresy
Karta Adresy je seznam adres, ve kterém je hlavní atribut Typ. Podle typu si každé hlášení vybírá správnou svou adresu.
Na detailu zaměstnance nabízí Typ pět hodnot, tedy Trvalé bydliště, Přechodné bydliště, Kontaktní adresa, Zahraniční rezidenční adresa a Fakturační adresa.
Povinná pole adresy jsou Typ, 1. řádek adresy, Město, PSČ a Země. Číslo domu povinné není, ale u zaměstnanců ho vyplnit potřebujeme. Číslo popisné patří buď do tohoto pole, nebo dovnitř 1. řádku adresy, nikdy do obou najednou.
Důležistost typů adres shrnuje tabulka.
| Hlášení nebo doklad | Typ adresy | Co se stane, když chybí |
|---|---|---|
| Evidenční list důchodového pojištění | Trvalé bydliště | v Náhledu chyb je Člověku #6 Fialová Kateřina chybí domovská adresa., a při chybějícím čísle domu Člověku #6 Fialová Kateřina chybí číslo domu na domovské adrese. Evidenční list se přesto vygeneruje |
| Oznámení o nástupu do zaměstnání | Trvalé bydliště, Kontaktní adresa a Přechodné bydliště | příslušné položky zůstanou prázdné |
| REGZEC | Trvalé bydliště, Kontaktní adresa, Přechodné bydliště a Zahraniční rezidenční adresa | příslušné položky zůstanou prázdné |
| Hromadné oznámení zaměstnavatele zdravotní pojišťovně | Trvalé bydliště, které není označené jako Neplatná | ulice, číslo popisné, PSČ a obec zůstanou prázdné |
| Vyúčtování zálohové daně u daňových nerezidentů | Trvalé bydliště | položky s obcí, ulicí, číslem popisným a PSČ zůstanou prázdné |
Adresy se nepoužívají jenom pro hlášení, ale i pro tiskové dokumenty. Adresu typu Trvalé bydliště využívají parametrizované dokumenty jako například Mzdový list, Potvrzení o zaměstnání, Potvrzení o zdanitelných příjmech, Prohlášení poplatníka daně z příjmů a Potvrzení pro Úřad práce.
Přechodné bydliště se do oznámení o nástupu a do podání REGZEC dostane jen tehdy, když má člověk vyplněné trvalé bydliště a to je mimo Česko.
Pozor na dvě adresy stejného typu. Systém je založit dovolí, ale hlášení si vždycky vezme jednu z nich a není určeno kterou. Trvalé bydliště tedy vedeme u zaměstnance právě jedno, a při stěhování starou adresu přepíšeme, ne přidáme.
¶ Kontakt
Typy kontaktu jsou číselník a ve standardu jsou v něm čtyři hodnoty, tedy Email, Telefon, Služební email a Služební telefon. Vlastní hodnotu si do číselníku přidáme v Nastavení, Globální, Číselníky, číselník Typy kontaktů, a takhle je založená i Kontaktní osoba zaměstnance, tedy člověk, kterému se má volat v nouzi.
U obou e-mailových typů se hlídá formát adresy a nesprávný tvar hlásí Hodnota má nesprávný formát!. U telefonu se formát nekontroluje.
Rozdíl mezi Emailem a Služebním emailem není kosmetický, systém je používá na dvě různé věci. Kalendářové události k nepřítomnostem a služebním cestám i odesílatel e-mailů ze systému berou Služební email. Rozesílání výplatních pásek naopak bere osobní Email.
V listu zaměstnanců jsou sloupce Telefony a Emaily, které kontakty shrnují do jednoho řádku. Přepočítají se při uložení osoby, takže po změně kontaktů jinou cestou než uložením detailu můžou být zastaralé.
¶ Doklady
Karta Doklady eviduje doklady totožnosti. Je vstupem pro:
- Podání REGZEC hledá u cizince doklad, který má vyplněného Vydavatele dokladu, Stát vydavatele mimo Česko a je platný k rozhodnému datu podání. Rozhodné datum není datum hlášení, u Nástupu do zaměstnání je to Platné od pracovní smlouvy, u Změny a Opravy údajů zaměstnance datum zadané v dialogu. Do podání pak jde typ dokladu, jeho číslo, orgán, který ho vydal, a kód státu.
- Tiskopis Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti bere u daňového nerezidenta číslo dokladu, jeho typ a stát vydavatele podle toho, který doklad je platný v daném roce.
Samotné podání REGZEC se generuje na pracovní smlouvě. Tlačítko REGZEC XML je v nabídce Generovat formulář na detailu pracovní smlouvy a v patičce seznamu pracovních smluv. Údaje o cizinci jsou jen část podání a plní se tehdy, když je Občanství jiné než Česká republika.
¶ Zaměstnání
¶ Období zaměstnání a zkušební doba
Zaměstnán od / do určuje, že mimo ohraničené období se zaměstnanec nepřihlásí heslem ani kartou, terminál mu příchod odmítne hláškou, že už není zaměstnán, výkaz i plán směn se ořezávají na toto období a dny mimo něj nemají fond, nechodí mu upozornění a nezobrazuje se v seznamech podřízených ani v docházkových widgetech. Oba okraje počítáme včetně. V den nástupu i v poslední den pracovního poměru se zaměstnanec ještě normálně přihlásí.
Nárok na dovolenou při založení začíná od Zaměstnán od. Další krácení se řídí pracovní smlouvou v agendě Pracovní poměry, stejně jako jednotné měsíční hlášení. Zaměstnán do proto vyplňujeme jen u poměru na dobu určitou bez plánovaného prodloužení, jinak ho necháme prázdné a datum ukončení řešíme na smlouvě.
Konec zkušební doby se v docházce projeví jen ve spojení s polem Skrýt nárok ve zkušební době na typu nepřítomnosti. Do tohoto data zaměstnanec typ nevidí v Přehledu mé docházky ani na terminálu. Ve widgetu Nová žádost o nepřítomnost tlačítko typu sice zůstává, ale uložení žádosti odmítne hláškou „Nemáte nárok žádat o nepřítomnost tohoto typu, protože jste ve zkušební době!“. Nadřízený nebo personalista mu takovou nepřítomnost zadat může.
¶ Nadřízené role a zastupování
Nadřízená role je hierarchicky výše než přiřazená role zaměstnance. Přes tento vztah se řídí, komu přijdou žádosti o nepřítomnost a služební cesty a komu se zaměstnanec zobrazí ve výkazech, plánu směn, zůstatcích a v alertech (Nepřítomnost zaměstnance). Zaměstnanec bez vyplněných Nadřízených rolí nemá komu poslat žádost a jeho nedostavení se nikomu nehlásí.
Zastupuje v docházce roli přidá zaměstnanci právo trvale a bez ohledu na to, zda je skutečný nadřízený přítomen zastupovat v docházkových procesech vybranou roli. Zastupující musí mít zároveň oprávnění pro práci s podřízenými, tedy Nepřítomnosti pro podřízené (ABSENCES_SUBORDINATES), Pro mé podřízené u služebních cest (BUSINESS_TRIP_CONFIRM_SUBORDINATES) a další.
Zda nadřízený spravuje jen přímé, nebo i nepřímé podřízené, řídí globální parametr Spravovat docházku pouze přímých podřízených. Týká se i výpisu žádostí o nepřítomnost, takže se zapnutým parametrem se žádosti nepřímých podřízených do widgetu vůbec nedostanou. Rekurzivní zůstává jen samotná kontrola při schválení, ta projde celý strom podřízených bez ohledu na parametr, a hlídá tedy jen to, aby schvaloval opravdu nadřízený. Jak se oprávnění vyhodnocuje a kde se nastavuje, je popsané na stránce Pracovní pozice a role.
¶ Externí číslo
Externí č. je identifikátor zaměstnance v externím mzdovém systému. Jednotné měsíční hlášení externí číslo nepoužívá. Podrobnosti jsou na stránce mzdy v externím software.
¶ Docházka
¶ Které části detailu patří k docházce
| Část detailu | Co v docházce řídí |
|---|---|
| Parametry docházky | typ úvazku, fond pracovní doby, rozvrh, zaokrouhlování — základ celého výpočtu výkazu |
| Směny | které směny a od kdy se zaměstnanci plánují (jen pevný úvazek) |
| Docházka — Hlídat docházku | alert nadřízenému, když zaměstnanec nepřišel bez omluvy |
| Čísla karet | čím se zaměstnanec identifikuje na terminálu a kiosku |
| Zaměstnán od / do, Konec zkušební doby | ohraničení výkazu, přihlášení a plánu, skrytí nároků ve zkušební době |
| Nadřízené role, Zastupuje v docházce roli | kdo vidí a schvaluje žádosti, směny a výkazy zaměstnance |
| Externí č. | párování při importu zbývajících nepřítomností a exportech do mezd |
| Školení, certifikáty, lékařské prohlídky | evidence prohlídek s upozorněním na expiraci |
| záložka Nepřítomnosti | přehled nepřítomností zaměstnance |
Ostatní pole karty Docházka, tedy Skrýt efektivitu, Volný přechod mezi pracovišti a Seřizovač, a také Hlídat aktivity se týkají výroby, ne docházky.
¶ Parametry docházky
Parametry docházky jsou seznam záznamů s platností Platné od – Platné do. V každém okamžiku platí právě jeden. Zaměstnance bez jediného záznamu Parametrů docházky nejde uložit, uložení skončí hláškou Chybí parametry docházky pro … !.
¶ Platnost a historizace
Při uložení zaměstnance systém kontroluje tři věci.
- První záznam má prázdné Platné od a poslední prázdné Platné do, jediný záznam má tedy prázdné obojí.
- Záznamy na sebe navazují přesně den po dni, Platné do jednoho je den před Platné od dalšího. Díry ani překryvy neprojdou.
- Platné od není za Platné do.
Změnu úvazku od data uděláme tak, že u stávajícího záznamu vyplníme Platné do jako poslední den starého úvazku a přidáme nový záznam s Platné od na následující den a s prázdným Platné do. Starý záznam nemažeme ani nepřepisujeme, přišli bychom o historii, ze které se počítají starší měsíce, nároky a zůstatky.
Kontrola probíhá až při uložení celého detailu a hlášení je pro celý seznam („Platnost parametrů na sebe nenavazuje!“, „První parametry musí mít prázdné platné od a poslední musí mít prázdné platné do!“). Formulář sám při vyplňování hlídá jen povinnou Pracovní dobu. Nový zaměstnanec dostane automaticky jeden řádek, ve kterém jsou předvyplněné výchozí hodnoty — Typ úvazku Pevný, Pracovní režim Neuvedeno, Rozvrh pracovní doby Rovnoměrný a Typ mzdy Zaměstnanec. Prázdná je v něm jen povinná Pracovní doba.
¶ Typ úvazku
Pevný znamená práci podle plánu směn. Přítomnost mimo naplánovanou směnu se do výkazu nezapočítá vůbec a přestávky se odečítají podle agendy Přestávky. To ale platí jen tehdy, když je v nastavení docházky nezaškrtnuté pole Pružné přestávky pro pevný úvazek. Se zaškrtnutým polem se přestávky i pevnému úvazku vkládají automaticky podle Maximální přítomnosti bez přestávky, stejně jako u pružného úvazku, a agenda Přestávky se do výpočtu nedostane vůbec.
Pružný znamená rámec s jádrem pracovní doby. Započítá se veškerá přítomnost od Nejdřívějšího začátku práce a přestávky se vkládají automaticky. Rozdíly ve výpočtu jsou podrobně na stránce výkaz docházky.
Typ úvazku sám o sobě nic neskrývá ani nevaliduje. Karta Směny je vidět u obou typů a systém nehlídá, že pevný úvazek má směnu přiřazenou. Čím se chybějící směna projeví, záleží na Rozvrhu pracovní doby. U rozvrhu Dle směn se fond bere výhradně z plánu směn, takže výkaz nemá žádné dny s fondem. U Rovnoměrného rozvrhu se fond počítá z Pracovní doby a pracovních dnů měsíce a plán směn do něj nevstupuje, takže fond ve výkazu vyjde i člověku bez jediné přiřazené směny. Dny plánu se ale nevygenerují ani v jednom případě a v Denním plánování směn má takový zaměstnanec jen řádek s prázdnými buňkami.
Pevný úvazek bez přiřazené směny je nejčastější příčina prázdného výkazu. Po založení směnového zaměstnance vždy zkontrolujeme kartu Směny.
¶ Pracovní doba a referenční pracovní doba
Pracovní doba se vybírá z číselníku Pracovní úvazek (v hodinách) a musí být vyplněná. Je to číslo, ne vazba na jinou agendu. U pružného úvazku je to denní fond. U pevného se použije jen ve dnech, kdy má směna prázdnou Pracovní dobu [h] nebo když zaměstnanec směnu vůbec nemá.
Novou hodnotu číselníku zakládáme v agendě Číselníky v nastavení tak, že do pole Kód napíšeme počet hodin s desetinnou tečkou, například 7.5, protože fond se počítá právě z kódu. Pole Popisek je jen text ve výběru a na výpočet nemá vliv. Ve standardu je založená jediná hodnota, Plný úvazek (7,5 hod).
Referenční pracovní doba má smysl jen u zkrácených úvazků. Hodiny navíc se rozdělí na Nadúvazek a Přesčas, ale pásmo nadúvazku se počítá z měsíčních fondů, ne po jednotlivých dnech. Výkaz vezme rozdíl mezi měsíčním referenčním fondem a měsíčním fondem pracovní doby a tolik hodin přesčasu přetypuje na Nadúvazek, zbytek zůstane Přesčas. Nadúvazek se přitom přiřazuje nejdřív víkendovým dnům a v rámci dne odzadu. Když referenční doba chybí, systém ji bere rovnou fondu, pásmo nadúvazku je nulové a vše nad fond je přesčas. Referenční doba vstupuje i do mezd, kde se zaručená mzda přepočítává poměrem 8 ku referenční době, a do jednotného měsíčního hlášení jako stanovený týdenní fond.
U zkráceného úvazku, například 6 h, nastavíme Pracovní doba = 6 h a Referenční pracovní doba = 8 h. Nevyplněná referenční doba u zkráceného úvazku je téměř vždy chyba, všechna práce nad 6 h by se počítala jako přesčas.
Referenční fond se počítá jako pracovní dny v měsíci krát referenční doba, tedy pondělí až pátek bez Nepracovních dnů. Svátky se z něj vyřadí jen se zaškrtnutým Vyjmout svátky z pracovní doby, stejně jako z běžného fondu pracovní doby. Svátek na všedním dni s tímto polem zmenší pásmo nadúvazku o rozdíl referenční a pracovní doby a o stejnou hodnotu naopak zvětší přesčas. Rozvrh Dle směn na referenční fond vliv nemá, i směnaři se spočítá po všedních dnech. U směnaře se zkráceným úvazkem proto pásmo nadúvazku neodpovídá tomu, kolik hodin má naplánováno na směnách.
¶ Rozvrh pracovní doby a nepracovní dny
Rovnoměrný počítá měsíční fond jako pracovní dny krát Pracovní doba. Pracovní dny jsou pondělí až pátek bez Nepracovních dnů, svátky se vyřadí jen se zaškrtnutým Vyjmout svátky z pracovní doby. Má-li den naplánovanou směnu s vlastní Pracovní dobou [h], platí pro ten den ona.
Dle směn počítá fond jako součet hodin naplánovaných směn včetně víkendů a svátků, protože směna na svátek se u směnařů z plánu nemaže. Den bez směny má fond 0.
Nepracovní dny se uplatní jen u rovnoměrného rozvrhu. Takový den nemá fond, nezapíše se do něj nepřítomnost (dovolená přes středu u zaměstnance se středou jako nepracovním dnem jsou 4 dny) a snižuje týdenní hodiny pro výpočet nároku na dovolenou. Na plánování směn vliv nemají. U rozvrhu Dle směn se pracovní dny berou ze směny. Ve mzdách se podle nich krátí jen práh zaručené mzdy, samotná mzda se z nepracovních dnů nepočítá.
¶ Zaokrouhlování a nejdřívější začátek práce
Zaokrouhlovat docházku na [min] přebíjí globální hodnotu z nastavení docházky. Prázdné pole znamená globální hodnotu, 0 znamená nezaokrouhlovat i tehdy, když globál zaokrouhluje. Příchod se zaokrouhlí nahoru, odchod dolů, a platí to pro pevný i pružný úvazek.
Nejdřívější začátek práce se uplatní jen u pružného úvazku, přítomnost před tímto časem se ořízne. Přednost má hodnota na zaměstnanci, pak hodnota na některé z jeho rolí (první role, která ji má), nakonec globální nastavení. Kdo přichází dřív, než firma dovoluje, tedy dostane pouze pozdější začátek, a to bez hlášení.
¶ Nepravidelný fond pracovní doby
Zaškrtnutí vypne u zaměstnance přesčasy, nic se netypuje jako přesčas ani nadúvazek, na nástěnce se místo rozdílu proti fondu ukazují všechny vykázané hodiny a u rovnoměrného rozvrhu nevzniká kompenzace za svátky. Hodí se pro dohody a nepravidelné výpomoci. U rozvrhu Dle směn se kompenzace za svátky tímto polem nevypíná.
¶ Druh mzdy a pracovní režim
Druh mzdy s hodnotami Hodinová a Měsíční docházku samotnou nemění a mzdy ve Factorify ji berou z typu smlouvy, ne odsud. Jediné, co pole ovlivní, je export výkazu do Heliosu. U měsíční mzdy se z exportu vypustí položky přesčasu a nadúvazku, u hodinové se přidá zůstatek přesčasu.
Pracovní režim je evidenční pole a čte ho jediný výstup, generování REGZEC XML z agendy Pracovní poměry. Hodnota se do formuláře posílá jako Pracovní režim, a volba Nepřetržitý provoz se posílá jako vícesměnný režim se zaškrtnutým příznakem nepřetržitého provozu.
¶ Co si výkaz pamatuje
Při založení řádku výkazu pro zaměstnance a měsíc se hodnoty Parametrů docházky zkopírují do výkazu. Řádek nevzniká otevřením měsíce, ale až akcí, která s ním pracuje. Takových akcí je pět, tedy Uložit, Zamknout a Zkontrolováno na detailu výkazu, tlačítko Změnit typ úvazku popsané u změny úvazku a Označit za potvrzené, kterým výkaz potvrzuje sám zaměstnanec. Potvrzení zaměstnancem založí řádek rovnou s příznakem Pracovník potvrdil a funguje jen u nezamčeného měsíce, protože na zamčeném se tlačítko vůbec nenabídne. Samotné Uložit je přitom u nedotčeného výkazu neaktivní, takže měsíc nestačí otevřít a uložit, musíme do něj něco zapsat. Kopie navíc bere parametry platné k prvnímu dni toho měsíce, ne k dnešku, takže zpětně založený starý měsíc dostane tehdejší hodnoty. Jde o typ úvazku, pracovní dobu, referenční dobu, rozvrh, nepracovní dny, druh mzdy, zaokrouhlení, nejdřívější začátek, nepravidelný fond a u pružného i Maximální přesčas z nastavení. Pozdější změna na detailu zaměstnance už založené měsíce nezmění, což je záměr, aby se historie nepřepočítávala. Chceme-li změnu promítnout do konkrétního měsíce, použijeme ve výkazu tlačítko Změnit typ úvazku, které přepíše kopii jen pro daný měsíc (viz výkaz docházky). Naopak nový záznam Parametrů s platností od 1. dne příštího měsíce se do budoucích výkazů promítne sám.
Kromě parametrů zaměstnance si výkaz ukládá i zamrazenou kopii části globálního nastavení docházky. Ta vzniká až při prvním uzamčení některého zaměstnance v měsíci a dá se obnovit tlačítkem Aktualizovat nastavení docházky. Která pole kopie obsahuje popisuje sekce Co si výkaz pamatuje na stránce nastavení docházky.
¶ Směny
Karta Směny je seznam přiřazených pracovních směn s Platné od / Platné do. Uplatní se jen u pevného úvazku.
Má-li zaměstnanec platných směn víc, střídají se po týdnech v pořadí, v jakém řádky stojí v seznamu, a rotace navazuje na už naplánované týdny. Pořadí není dané jen tím, v jakém jsme směny přidali, protože řádek se dá přetáhnout za úchyt na levém okraji sloupce Id a po uložení zůstane nové pořadí zachované i po znovunačtení detailu. Pořadí proto neměníme bez důvodu, změnou pořadí se změní rotace týdnů.
Při přechodu na jinou směnu staré přiřazení neodstraňujeme, vyplníme mu Platné do a přidáme novou směnu s Platné od. Odebereme-li zaměstnanci všechny směny, smažou se mu i budoucí naplánované dny. Při pouhé výměně směny se plán přegeneruje podle nové platnosti a ručně naplánované nepravidelné směny zůstávají vždy. Podrobnosti o generování plánu jsou na stránce plán směn.
¶ Hlídání docházky
Zaškrtnuté Hlídat docházku zapíná alert Nepřítomnost zaměstnance. Při zakládání nového zaměstnance je nezaškrtnuté.
Každých 20 minut systém projde zaměstnance, kteří mají vyplněné Nadřízené role, jsou zaměstnaní a dnešek nemají v Nepracovních dnech. Vynechá z nich ty, kdo mají na dnešek schválenou nepřítomnost, a ty, kdo mají na dnešek služební cestu v jiném stavu než Žádost, Zamítnuto a Zrušeno. Cesta, o kterou zaměstnanec teprve požádal, tedy alert nepotlačí. U pevného úvazku hlásí chybějící příchod, když směna začala v posledních 14 hodinách. U pružného ho hlásí, když už uplynul Začátek základní pracovní doby, mimo víkendy a svátky. Alert se jmenuje Nepřítomnost zaměstnance a v Centru upozornění zní Zaměstnanec [jméno] by měl být v práci, ale pro dnešní den zatím neexistuje záznam o příchodu. Vedle textu je odkaz vytvořit záznam, kterým se rovnou doplní docházka. Dostanou ho lidé s nadřízenou rolí zaměstnance a e-mailem ti, kdo mají zasílání zapnuté.
Upozornění se v Centru upozornění ukáže, jen když má jeho typ záznam v Nastavení upozornění (Nastavení, obrazovka Nastavení upozornění). Dokud typ v tomto nastavení chybí, upozornění se sice zakládají, ale nezobrazí se nikomu, protože je výpis spojuje s nastavením napevno. Řádek se na té obrazovce pozná podle popisu Pokud by pracovník měl být v práci a systém nezaznamenal jeho vstup, systém podá hlášení.
Komu se upozornění ukáže a jak dlouho čeká, než se posune výš, řídí dvě pole na obrazovce Nastavení upozornění. Zodpovědná role říká, kdo ho dostane jako první, a Limit odpovědi [min], jak dlouho má na reakci. Po uplynutí limitu se upozornění nepředává, jen se navíc zobrazí i nadřízeným té role, a takhle stoupá dál o jednu úroveň za každý další limit, dokud nedojde k roli, která už žádnou nadřízenou nemá. Zůstane-li Limit odpovědi prázdný, nestoupá nikam a vidí ho výhradně první úroveň. Zaškrtnuté Upozornění emailem posílá totéž na pracovní e-maily podle stejného pravidla, dávka na to běží každých pět minut.
Ve standardu mají Zodpovědnou roli i Limit odpovědi prázdné skoro všechny řádky, upozornění o nepřítomnosti zaměstnance mezi nimi. Nastavit je tedy musíme sami, jinak upozornění nikam nestoupá, ať trvá jakkoli dlouho.
Widget Docházka na Denním reportu, který nápověda pole zmiňuje, ukazuje nadřízenému počet podřízených s hlídanou docházkou a počty schválených nepřítomností po typech. Seznam „kdo dnes chybí bez omluvy“ je právě alert.
Hlídat aktivity s docházkou nesouvisí, řídí jen widget Podezřelé aktivity ve výrobě.
¶ Čísla karet
Kartou, tedy čipem nebo čárovým kódem, se zaměstnanec identifikuje na docházkovém terminálu a kiosku a může se jí i přihlásit do systému. Číslo musí mít aspoň 8 znaků. Platné od / Platné do umožní vyměnit ztracenou kartu bez ztráty historie, staré nastavíme konec platnosti a přidáme novou. U čísla karty se rozlišuje velikost písmen, a to jak na terminálu, tak při přihlášení do systému.
Číslo karty musí být v rámci platnosti jedinečné. Uložení karty, kterou má ve stejném období jiný zaměstnanec, systém odmítne hláškou „Číslo karty není unikátní! Kartu s tímto číslem má přidělenou …“. Chceme-li kartu předat po odchozím kolegovi, nejdřív jeho kartě ukončíme platnost. Terminál neznámou nebo neplatnou kartu odmítne hláškou „Karta nebyla nalezena“.
¶ Ztracená a nová karta
Ztracenou kartu ukončíme hned, ne až ve chvíli, kdy pořídíme novou. Dokud karta platí, dostane se s ní na docházkový terminál kdokoli, kdo ji našel, a na zaměstnaneckém kiosku se jí přihlásí pod jménem zaměstnance se všemi jeho oprávněními. Datum zapsané do Platné do je už první den, kdy karta neprojde. Terminál i přihlášení kartou porovnávají platnost s aktuálním okamžikem, ne s datem, takže karta s dnešním datem v Platné do je neplatná už od dnešní půlnoci. Ztracenou kartu tedy zablokujeme hned tím, že do Platné do napíšeme dnešní datum. Nová karta naopak funguje už v den, který má v Platné od.
Výměna má tři kroky. Staré kartě vyplníme Platné do, novým řádkem přidáme nové číslo a u něj vyplníme Platné od, a detail zaměstnance uložíme. Řádek staré karty nemažeme, drží historii. Záznamy docházky na kartě nevisí, ukládají se rovnou k zaměstnanci, takže se ukončením ani smazáním řádku neztratí.
Než zaměstnanec dostane novou kartu, na terminál se nedostane a docházku za něj zapíše nadřízený nebo personalista ve výkazu docházky.
¶ Údaje do hlášení
Mzdové údaje nese pracovní smlouva, ne detail zaměstnance. Platí to i pro Rodné číslo. Detail zaměstnance nese místo toho osobní údaje, ze kterých se skládají hlášení státní správě.
| Údaj na detailu | Kam vstupuje |
|---|---|
| OIČ (IK MPSV) | jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, podání REGZEC, a zároveň je to klíč, podle kterého se seskupují výplaty a smlouvy jedné osoby |
| Datum narození | oznámení o nástupu, evidenční list důchodového pojištění, hlášení zaměstnavatele o ukončení pracovního poměru, jednotné měsíční hlášení, podání REGZEC |
| Město narození | oznámení o nástupu, evidenční list, podání REGZEC |
| Rodné příjmení | oznámení o nástupu, evidenční list, podání REGZEC |
| Stát narození | podání REGZEC |
| Pohlaví | oznámení o nástupu a podání REGZEC |
| Občanství | podání REGZEC, a rozhoduje o tom, jestli se člověk hlásí jako cizinec |
| Dosažené vzdělání | podání REGZEC, jako kód podle klasifikace KKOV |
| Zdravotně postižený | důvod slevy na sociálním pojištění zaměstnavatele |
| Adresa typu Trvalé bydliště | evidenční list, hromadné oznámení zdravotní pojišťovně, vyúčtování zálohové daně, viz Adresy |
| Doklady | podání REGZEC a prohlášení poplatníka daně z příjmů, viz Doklady |
Konec pracovního poměru pro mzdy je na smlouvě. Pole Zaměstnán do řídí přihlášení, výkaz a plán, ale mzdy, jednotné měsíční hlášení i evidenční list se řídí platností pracovní smlouvy. Stejně tak Druh mzdy v Parametrech docházky mzdy nečtou, berou ho z typu smlouvy.
Výplatní páska se posílá na kontakt typu Email a je chráněná rodným číslem z pracovní smlouvy, takže bez vyplněného rodného čísla se neodešle. Rodné číslo se přitom kontroluje dřív než e-mail, takže ve stejné hlášce chodí i Chybí rodné číslo na pracovní smlouvě. Podrobnosti o kontaktech jsou v sekci Kontakt.
¶ Školení, certifikáty, lékařské prohlídky
Seznam na detailu je čistá evidence. Obsahuje Typ jako číselník hodnot pro prohlídky i školení, Platné od, povinné Platné do, poznámku a přílohu. Jediné chování je alert Školení, certifikáty nebo lékařské prohlídky jsou prošlé, který pro každý typ vezme nejnovější Platné do a 7 dní před ním, a dál i po expiraci, upozorní osoby nastavené v konfiguraci alertů. Do výkazu prohlídky nevstupují, návštěva lékaře je nepřítomnost.
Samostatné agendy k tomuto tématu popisují stránky školení a lékařské prohlídky.
¶ Oprávnění
| Kód | Název v agendě Oprávnění | Co dovoluje |
|---|---|---|
PERSON_MODULE_EMPLOYEE |
Lidé – Zaměstnanci – Zobrazení | otevřít agendu Zaměstnanci a detail zaměstnance |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_ALL |
Lidé – Zaměstnanci – Zobrazení všech | vidět i zaměstnance, kteří nejsou naši podřízení |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_EDIT_PRODUCTION |
Lidé – Zaměstnanci – Úprava výrobních nastavení | vůbec něco na detailu zaměstnance uložit, tedy i kartu Směny |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_EDIT_GENERAL |
Lidé – Zaměstnanci – Úprava obecných informací | uvnitř detailu otevírá Parametry docházky a sedm dalších částí, viz odstavec pod tabulkou |
PERSON_MODULE_EMPLOYEE_HISTORY |
Lidé – Zaměstnanci – Zobrazení historie | prohlédnout si historii změn záznamu. Bez něj zmizí i údaj Naposledy upraveno dne v patičce detailu a ikona Zobrazit historii entity, ze které se otevírá dialog Historie detailu |
PERSON_MODULE_CONTRACTS |
Lidé – Zaměstnanci – Smlouvy | vidět na detailu část Pracovní smlouvy |
PERMISSIONS_EDIT |
Editace oprávnění | vidět a měnit kartu Oprávnění |
ABSENCES |
Lidé – Zaměstnanci – Nepřítomnosti pro všechny | otevřít na detailu záložku Nepřítomnost. Samotné oprávnění pro podřízené na tuto záložku nestačí |
ABSENCES_SUBORDINATES |
Lidé – Zaměstnanci – Nepřítomnosti pro podřízené | pracovat s nepřítomnostmi podřízených, tedy i těch získaných zastupováním role |
BUSINESS_TRIP_CONFIRM_SUBORDINATES |
Docházka – Služební cesty – Pro mé podřízené | totéž u služebních cest podřízených |
ORG_CHART |
Org chart | agenda Organizační schéma a data pro její vykreslení |
Úpravu výrobních nastavení a Úpravu obecných informací potřebujeme obě zároveň. První dovoluje detail vůbec uložit, druhá odemyká jednotlivé části detailu, takže jedna bez druhé nestačí.
Bez Úpravy výrobních nastavení je celý detail jen ke čtení. Netýká se to jen Směn, ale úplně všeho — tlačítko Uložit zůstane zašedlé, buňky Parametrů docházky se sice dají přepsat, ale změna nikam neodejde a aplikace nic nehlásí. Karta Směny navíc vlastní oprávnění nemá, takže se řídí přímo tímto zápisovým právem agendy a bez něj v ní chybí i tlačítko Nová položka a dvojklik neotevře editaci řádku. Personalista, který má jen Úpravu obecných informací, tedy nezmění nic.
Úprava obecných informací odemyká jednotlivé části detailu. Kdo ji nemá, detail sice ukládat může, ale Parametry docházky má jen ke čtení, bez tlačítka Nová položka a bez editace buněk, a sedm částí detailu vůbec neuvidí — Adresy, Kontakt, Čísla karet, Doklady, Školení, certifikáty, lékařské prohlídky, atd., Přílohy a Zbývající nepřítomnosti. Zmizí mu i devět polí karty Informace o člověku, totiž Rodné příjmení, Pohlaví, Datum narození, Místo narození, Národnost, Státní příslušnost, Země narození, Úroveň a Správce. Karta Oprávnění se tímto oprávněním neřídí, ta je za Editací oprávnění. Zbytek detailu, tedy třeba Hlídat docházku, mu uložení projde hláškou Data byla úspěšně uložena.
Bez Zobrazení všech vidíme jen sebe a své podřízené. Agenda Zaměstnanci zůstane v menu a otevře se, ale je v ní jen tento okruh lidí. Podřízenost se přitom počítá i přes více úrovní.
¶ Nejčastější problémy
| Příznak | Příčina | Co s tím |
|---|---|---|
| Výkaz je prázdný a dny nemají fond | pevný úvazek bez přiřazené směny | přiřadit směnu na kartě Směny, tím se ale spraví jen dny od dneška dál, viz upozornění pod tabulkou |
| Všechna práce nad zkrácený úvazek se počítá jako přesčas | prázdná Referenční pracovní doba, systém ji bere rovnou fondu | vyplnit ji, viz Pracovní doba |
| Výpočet nároku na dovolenou spadne | Pracovní doba je nad 12 hodin | snížit hodnotu |
| Změna na detailu se do už založeného měsíce nepromítla | výkaz má vlastní kopii parametrů z doby svého založení | použít ve výkazu tlačítko Změnit typ úvazku, viz Co si výkaz pamatuje |
| Přítomnost mimo naplánovanou směnu se nezapočetla | pevný úvazek započítává jen čas ve směně | u nesměnové práce zvolit pružný úvazek |
| Přítomnost před příchodem se ořízla bez jakéhokoli hlášení | u pružného úvazku platí Nejdřívější začátek práce ze zaměstnance, role, nebo globálu | zkontrolovat všechny tři úrovně, viz Zaokrouhlování |
| Zaměstnanec se nepřihlásí a terminál mu příchod odmítne | je mimo období Zaměstnán od / do | opravit datum na detailu zaměstnance, viz Období zaměstnání |
| Žádosti nemá kdo schválit a nedostavení se nikomu nehlásí | prázdné Nadřízené role | doplnit je, viz Nadřízené role |
| Alert Nepřítomnost zaměstnance nechodí | nezaškrtnuté Hlídat docházku, u nového zaměstnance je nezaškrtnuté | zaškrtnout, viz Hlídání docházky |
| Alert Nepřítomnost zaměstnance přišel, i když je zaměstnanec na služební cestě | cesta je ještě ve stavu Žádost, ten alert nepotlačí | nechat cestu schválit, viz Hlídání docházky |
| Detail zaměstnance je celý jen ke čtení, Uložit je zašedlé a nic se nehlásí | chybí PERSON_MODULE_EMPLOYEE_EDIT_PRODUCTION, tedy Úprava výrobních nastavení |
doplnit oprávnění, viz Oprávnění |
| Zaměstnanec v agendě Zaměstnanci není | bez oprávnění Zobrazení všech vidíme jen sebe a své podřízené | doplnit PERSON_MODULE_EMPLOYEE_ALL, tedy Zobrazení všech, nebo nastavit podřízenost |
| Upozornění Nepřítomnost zaměstnance nikomu nechodí, přestože je Hlídat docházku zaškrtnuté | typ upozornění nemá záznam v Nastavení upozornění | otevřít ho tam a uložit, viz Hlídání docházky |
| Číslo přístupové karty nejde uložit, hlášení o nesprávném formátu | číslo má méně než 8 znaků | zadat delší číslo, viz Čísla karet |
| Terminál hlásí „Karta nebyla nalezena“ | číslo je neznámé, nebo je mimo Platné od / Platné do | zkontrolovat číslo i platnost |
| Zaměstnanec ztratil kartu a potřebuje novou | stará karta zůstává platná, dokud jí nenastavíme konec platnosti | ukončit starou a přidat novou, viz Ztracená a nová karta |
| Zaměstnanec nemůže zažádat o nepřítomnost, hlášení o zkušební době | typ má Skrýt nárok ve zkušební době a Konec zkušební doby ještě nenastal | nepřítomnost zadá nadřízený nebo personalista |
| Import zbývajících nepřítomností část lidí přeskočil bez hlášení | zaměstnancům chybí Externí č. | doplnit čísla před importem, viz Externí číslo |
| Osobu nejde smazat, hlášení Nemůžete smazat člověka s aktivní kartou. | zaměstnanec má přístupovou kartu s prázdným nebo budoucím Platné do | ukončit platnost karty do minulosti, viz Čísla karet |
| V Náhledu chyb u evidenčního listu důchodového pojištění je Člověku #6 Fialová Kateřina chybí domovská adresa. nebo … chybí číslo domu na domovské adrese. | chybí adresa typu Trvalé bydliště, nebo na ní chybí Číslo domu | doplnit adresu, viz Adresy |
| Hlášení vzalo jinou adresu, než jsme čekali | člověk má víc adres téhož typu a hlášení si vybere jednu z nich | ponechat od každého typu jednu, viz Adresy |
| Výplatnice se neodešlou a v hlášce je Uživatel 78 nemá nastavený pracovní email. | osobě chybí kontakt typu Email, přestože hláška mluví o pracovním. Odeslání je dávkové, takže jediná taková osoba zastaví rozesílku celého měsíce | doplnit osobní e-mail, viz Kontakt |
| Nepřítomnost ani služební cesta se neobjeví v kalendáři a aplikace na nic neupozorní | osobě chybí kontakt typu Služební email a zároveň není vyplněný Email sdíleného kalendáře, nebo není nastavené odesílání pošty | doplnit služební e-mail, viz Kontakt, a zkontrolovat e-mailový účet v nastavení |
Dodatečně přiřazená směna se do minulosti nedoplní. Plán směn se dogenerovává jen dopředu, takže dny, které už proběhly, zůstanou bez směny a bez fondu. Doplnit je ručně v plánu směn navíc nejde, dialog denního plánu se na minulém dni neotevře. Zbývá tedy jedině zapsat u těch dnů konečné intervaly ručně přímo ve výkazu docházky.
¶ Souvislosti
- Pracovní smlouva — rodné číslo, mzdové údaje a skutečný konec pracovního poměru.
- Externí zaměstnanec — člověk z cizí firmy a rozdíl mezi agendami Zaměstnanci a Lidé.
- Pracovní pozice a role — co jsou role, ze kterých se skládá organizační struktura.
- Školení, lékařské prohlídky, úrazy, hodnocení zaměstnanců.
- Nastavení docházky — globální hodnoty, které detail zaměstnance přebíjí (zaokrouhlení, nejdřívější začátek, jádro pracovní doby).
- Směny, přestávky a svátky — a také typy prohlídek.
- Plán směn, výkaz docházky, nepřítomnosti a nároky.
- Vyhodnocení oprávnění, terminály a kiosky, mzdy v externím software.
- Registrace zaměstnanců — podání REGZEC, do kterého vstupuje většina údajů ze sekce Údaje do hlášení.
- Nástup zaměstnance a ukončení pracovního poměru — postupy, ve kterých se celý detail zakládá a uzavírá.
- Změna úvazku — postup pro trvalou změnu typu nebo délky úvazku.