Účetnictví má probíhat plně automaticky. Vstupem pro správné fungování účetnictví jsou zákaznické objednávky, vydané objednávky, bankovní výpisy, důsledná práce skladníků se skladovou aplikací a lidí ve výrobě s odepisováním práce.
¶ Postup směrem dovnitř až po přijatou fakturu včetně vypořádání
- Nákupčí dostal ve výhledu nákupu pokyn k objednání materiálu. Založí skladovou objednávku.
- Skladník naskladní dodaný materiál. Automaticky dojde k zaúčtování skladového pohybu do Hlavní knihy.
- Účetní oddělení založí přijatou fakturu tím, že ji automaticky naplní všemi údaji z příjemky a skladové objednávky. Automaticky dojde k zaúčtování skladového pohybu do Hlavní knihy.
- Účetní oddělení nachystá platební příkaz.
- Účetní oddělení načte bankovní výpis. Je-li uhrazen správně, dojde k automatickému vypořádání faktury a následnému automatickému zaúčtování platy do Hlavní knihy.
¶ Obecná pravidla
- do účetnictví se exportují pouze příjemky, které mají zpracovanou fakturu
- všechny související náklady nastavujte Rozpočítat váženě
- cenu opravujte na faktuře a neopravujte na skladové objednávce
- cena za materiál je částka, kterou mi dodavatel fakturuje za konkrétní materiál
- související náklad je cena za přepravu, balné, clo a případně další náklady, které nejsou přímo za materiál
- po doplnění či vytvoření jakékoliv informace je potřeba zmáčknout tlačítko Uložit
- datum vystavení účetního dokladu je datum, kdy jej zpracováváte a není to datum, kdy jej vystavil dodavatel
Faktura přijatá obsahuje několik záložek:
- Obecné
- Procesy
- Vypořádání (přehled plateb a platebních příkazů)
- Transakce (zaúčtování faktury)
- Související entity (přehled všech spárovaných a souvisejících účetních dokladů, skladových pohybů nebo nákupních objednávek)
- Historie komunikace (vytvoření záznamu komunikace daného účetního dokladu. Může se jednat ruční zápis, nahrání různých příloh nebo emailu)
¶ Přijatá faktura
1. Vytvoření předpisu zaúčtovaní
Detailní popis tvorby předpisu zaúčtování Zde
| Předpis zaúčtování faktury přijaté za nájem | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda | Předpis zaúčtování účetního dokladu | |||||
| Účtovat: | Ano | |||||
| Typ: | Faktura | |||||
| Směr: | Přijatá | |||||
| Protistrana: | ||||||
| Účet: | 321 | |||||
| Položky: | ||||||
| Účet: | 518 | |||||
Pro specifikaci předpisu lze využít Typ položky, Klasifikace nebo zboží.
2. Založení faktury přijaté (FP).
- Pokud na fakturu chceme vložit skladové položky z již existujících příjemek, tak položky dokladu vkládáme pomocí tlačítka "Přidat skladové pohyby". Stejně postupujeme i pro "Přidat evidenci kooperace".
- Do faktury se automaticky přenesou i neskladové položky, které obsahovala Nákupní objednávka.
- Případně můžeme vložit novou řádku a neskladovou položku doplnit ručně. Pokud takto vložíme skladovou položku, nemá to vliv na množství ve skladu. Je to čistě jen účetní záznam.
V Hlavní knize vznike záznam 5xx/321.
V Hlavní knize vznike záznam 343/321.
3. Úhrada faktury přijaté (FP).
-
Platba bankou
K vypořádání faktury dojde v okamžiku načtení bankovního výpisu. Systém Factorify automaticky spáruje fakturu s platbou dle variabilního symbolu. V případě, že by systém nerozeznal platbu, může se platba ručně spárovat prostřednictvím agendy Vypořádání. -
Platba pokladnou
Fakturu přijatou můžeme uhradit i prostřednictvím pokladny. Na dokladu je v patičce tlačítko "Vypořádání" To nám nabídne možnost zadat přímo platbu z tohoto dokladu. Zde dojde k automatickému vypořádání ihned.
V Hlavní knize vznike záznam 321/2xx.
Doplňující informace k účetnímu dokladu:
Ke každému účetnímu dokladu můžeme zahrnout přílohy - objednávka, faktura přijatá emailovou komunikaci nebo například soubor ve formátu excel.
Nezahrnovat do salda - v případě zaškrtnutého checkboxu se daný účetní doklad nebude zahrnovat do salda. Jedná se zejména o interní doklady s počátečními nebo konečnými stavy.
¶ Faktura za materiál
Do této skupiny spadají všechny faktury, kde je alespoň jedna položka za materiál. Pokud je na faktuře několik položek za kooperace a několik za materiál, tak zakládám jen položky materiálu.
- ve skladových pohybech si vyhledám příjemku
- na detailu příjemky doplním číslo faktury (tento krok v budoucnosti odpadne) a MRN
- stisknu tlačítko Vytvořit účetní doklad
- vyplním číslo přijatého dokladu a opravím ceny, aby odpovídaly cenám na faktuře
- pokud je na faktuře položka vedlejších pořizovacích nákladů (např. přeprava), tak stisknu tlačítko Nová položka a vyberu jedno ze zboží - Přeprava, Balné, Clo. Opíšu název z faktury, doplním cenu dle faktury a přepnu ve sloupci Dodatečné náklady na Rozpočítat váženě.
- nahraji přílohu do fieldsetu Přílohy přetažením souboru nebo kliknutím a vybráním souboru
- po zpracování všech faktur k příjmu tlačítko Související doklady a poté tlačítko Zpracovat viz. část Zpracování
¶ Faktura za související náklad
Do této položky spadají všechny faktury, kde není žádná položka za materiál a alespoň jedna položka, která je souvisejícím nákladem k příjemce materiálu.
Takto zpracováváme jen faktury za související náklady z Číny a USA, ostatní takto nezadávejte.
- v agendě Účetní doklady si vytvořím doklad zmáčknutím zeleného tlačítka plus vpravo nahoře
- zvolím typ dokladu Faktura SN
- vyplním přijaté číslo dokladu - opíšu číslo faktury dodavatele a všechna další povinná políčka (adresa, měna, způsob platby, datum vystavení)
- zadám položky dle faktury a lookupem (ikona lupy) vyberu skladové pohyby, na které chci náklad navázat (dle např. ID skladového dokladu)
- pokud je položka částečně i za kooperaci nebo textovku, tak zadávám jen část, která patří k příjemce materiálu (např. dohledáním přes TN)
- nahraji přílohu do fieldsetu Přílohy přetažením souboru nebo kliknutím a vybráním souboru
- po zpracování všech faktur k příjmu tlačítko Související doklady a poté tlačítko Zpracovat viz. část Zpracování
¶ Zpracování
- po zpracování všech faktur k příjmu stiskneme tlačítko Související doklady
- zobrazí se mi seznam souvisejících dokladů
- tlačítkem Zpracovat potvrdím
¶ Položka se slevou
Na faktuře za materiál i za související náklad je možné využít políčko sleva. Funguje to tak, že zadáním slevy se automaticky počítá se zlevněnou hodnotou.
Např. jednotková cena je 100 Kč za kus, zadáním slevy 10 % se položka počítá stejně, jako kdyby byla jednotková cena 90 Kč.
¶ Oprava účetních dokladů
Při změně účetního dokladu dochází k aktualizaci celého řádku – se změnou zboží se automaticky upraví také název, měrná jednotka a sazba DPH. Pokud je tento automatický přepis nežádoucí, lze jej deaktivovat v agendě Nastavení / Globální parametry, a to prostřednictvím zaškrtnutého checkboxu "Neaktualizovat položku účetního dokladu při změně zboží".
¶ UI
Doporučuji podívat se na https://wiki.factorify.cz/obecne/video_navody/prace-se-systemem/formular a https://wiki.factorify.cz/obecne/video_navody/prace-se-systemem/form_grid a nastavit si výchozí konfigurace (viditelné sloupečky), aby se vám lépe filtrovalo při zadávání faktur na SN.
¶ FAQ
¶ Více dodacích listů na faktuře
Co se stane, když na fakturu napáruji jeden dodací list dvakrát?
V případě, že dojde k duplicitnímu napárování dodacího listu, systém při ukládání faktury upozorní uživatele, že daný skladový pohyb z tohoto dodacího listu byl již vyfakturován.
Upozornění se dá vypnout na typu zboží v části Účetnictví - Nehlídat fakturované množství. Pokud bude zatrženo, systém nebude upozorňovat v případě vyššího vyfakturovaného množství zboží, než je na skladovém dokladu.
¶ Neshoda mezi naskladněným a fakturovaným množstvím
Co dělat, když je naskladněno více, než je na faktuře?
Pokud bylo omylem naskladněno větší množství materiálu, než odpovídá přijaté faktuře, je nutné provést opravu pomocí storno příjemky.
Postup je následující:
- Vytvořte storno skladové příjemky pro opravu chybně naskladněného množství.
- Storno příjemku připojte k příslušné přijaté faktuře — v položkách dokladu ji přiřaďte k dané položce.
Po přiřazení se ve sloupci Skladové pohyby u faktury přijaté zobrazí oba záznamy – původní příjemka i její storno.
Tímto způsobem zůstane v systému zachována úplná vazba mezi účetním dokladem a pohybem na skladě, a zároveň je zajištěna správná evidence skutečně přijatého množství materiálu.
| Účtování | MD | Dal | Částka Kč |
|---|---|---|---|
| Faktura přijatá | 111 | 321 | 100,00 |
| Příjemka na sklad | 112 | 111 | 150,00 |
| Storno příjemky | 112 | 111 | -50,00 |