¶ Obecná pravidla
- U všech souvisejících nákladů je potřeba nastavit ve sloupci Související náklady Rozpočítat váženě nebo Rozpočítat rovnoměrně.
- Cenu upravujte vždy na přijaté faktuře, nikoliv na skladové objednávce.
- Související náklady zahrnují zejména přepravné, balné, clo a další náklady, které přímo nesouvisejí s cenou materiálu.
- Po vytvoření nebo úpravě jakéhokoliv údaje nezapomeňte změny uložit pomocí tlačítka Uložit.
- Datum vystavení účetního dokladu odpovídá datu jeho zpracování v systému, nikoliv datu vystavení dokladu dodavatelem.
Faktura přijatá obsahuje několik záložek:
- Obecné
- Procesy
- Vypořádání (přehled plateb a platebních příkazů)
- Transakce (zaúčtování faktury)
- Související entity (přehled všech spárovaných a souvisejících účetních dokladů, skladových pohybů nebo nákupních objednávek)
- Historie komunikace (vytvoření záznamu komunikace daného účetního dokladu. Může se jednat ruční zápis, nahrání různých příloh nebo emailu)
Doplňující informace k účetnímu dokladu:
Ke každému účetnímu dokladu můžeme zahrnout přílohy - objednávka, faktura přijatá emailovou komunikaci nebo například soubor ve formátu excel.
Nezahrnovat do salda - v případě zaškrtnutého checkboxu se daný účetní doklad nebude zahrnovat do salda. Jedná se zejména o interní doklady s počátečními nebo konečnými stavy.
¶ Položka se slevou
U položek dokladu lze využít pole Sleva. Po zadání slevy systém automaticky přepočítá výslednou hodnotu položky podle zadané výše slevy.
Příklad: Jednotková cena je 1 500 Kč za kus, zadáním slevy 10 % se základ DPH vypočítá včetně uplatněné slevy, tj. 1 350 Kč.
¶ Faktura přijatá skladová
¶ Faktura přijatá skladová z widgetu
Na nástěnce je k dispozici widget Účetní doklady – příjemky, ve kterém jsou zobrazeny všechny skladové příjemky. Ve sloupci Účetní doklady lze ověřit, zda je k příjemce vytvořen účetní doklad. Pokud je sloupec prázdný, účetní doklad k příjemce dosud neexistuje. V takovém případě jej lze vytvořit pomocí tlačítka se zeleným symbolem + na pravé straně.
Do účetního dokladu se automaticky načtou údaje ze skladového dokladu. Před uložením je potřeba zkontrolovat správnost načtených údajů a případně doplnit chybějící informace. Do položek dokladu se zároveň přenesou všechny položky skladového dokladu včetně odkazu na příslušný skladový doklad a související nákupní objednávku.
Po uložení účetního dokladu dojde k automatickému přecenění skladového dokladu podle cen uvedených na faktuře.
¶ Faktura přijatá z účetního dokladu
Z účetního dokladu lze vytvořit vazbu na skladový doklad pomocí tlačítka Přidat skladové pohyby. Podmínkou pro správné vyhledání souvisejících skladových dokladů je vyplnění adresy protistrany na účetním dokladu. Pokud adresa protistrany vyplněna není, systém nepustí uživatele vybrat ze seznamu skladové doklady.
¶ Faktura přijatá ze skladového dokladu
Další možností, jak zaevidovat přijatou fakturu, je její vytvoření přímo ze skladového dokladu za pomocí tlačítka Vytvořit účetní doklad. Po jeho stisknutí se otevře nový účetní doklad s automaticky předvyplněnými údaji převzatými ze skladové příjemky a související nákupní objednávky.
¶ Vedlejší pořizovací náklady
¶ Faktura přijatá za kooperaci
¶ Faktura přijatá za služby
¶ Faktura přijatá za služby z agendy Nahrané doklady
-
V agendě Nahrané doklady lze pomocí tlačítka Vytvořit entitu založit nový účetní doklad.
-
Po stisknutí tlačítka se otevře formulář účetního dokladu s předvyplněným typem dokladu Faktura přijatá a připojeným nahraným dokumentem.
¶ Faktura přijatá z účetního dokladu
Faktura přijatá se doplní stejným způsobem jako při běžném pořizování v agendě Účetní doklady.
¶ Faktura za související náklad
Do této položky spadají všechny faktury, kde není žádná položka za materiál a alespoň jedna položka, která je souvisejícím nákladem k příjemce materiálu.
Takto zpracováváme jen faktury za související náklady z Číny a USA, ostatní takto nezadávejte.
- V agendě Účetní doklady vytvořte nový doklad pomocí zeleného tlačítka + v pravém horním rohu.
- Vyberte typ dokladu Faktura SN.
- Vyplňte číslo přijatého dokladu podle faktury dodavatele a doplňte všechna povinná pole (např. adresu, měnu, způsob platby a datum vystavení).
- Zadejte položky podle faktury a pomocí lookupu (ikona lupy) vyberte skladové pohyby, ke kterým má být náklad přiřazen, například podle ID skladového dokladu.
- Pokud faktura obsahuje také náklady na kooperaci nebo textové položky, zadejte pouze částku vztahující se k příjemce materiálu (např. podle dohledání v TN).
- Do sekce Přílohy nahrajte fakturu přetažením souboru nebo jeho výběrem z úložiště.
- Po zaevidování všech faktur souvisejících s příjmem otevřete Související doklady a spusťte zpracování pomocí tlačítka Zpracovat. Další informace naleznete v kapitole Zpracování.
¶ Zpracování
- po zpracování všech faktur k příjmu stiskneme tlačítko Související doklady
- zobrazí se mi seznam souvisejících dokladů
- tlačítkem Zpracovat potvrdím
¶ Oprava účetních dokladů
Při změně účetního dokladu dochází k aktualizaci celého řádku – se změnou zboží se automaticky upraví také název, měrná jednotka a sazba DPH. Pokud je tento automatický přepis nežádoucí, lze jej deaktivovat v agendě Nastavení / Globální parametry, a to prostřednictvím zaškrtnutého checkboxu "Neaktualizovat položku účetního dokladu při změně zboží".
¶ UI
Doporučuji podívat se na https://wiki.factorify.cz/obecne/video_navody/prace-se-systemem/formular a https://wiki.factorify.cz/obecne/video_navody/prace-se-systemem/form_grid a nastavit si výchozí konfigurace (viditelné sloupečky), aby se vám lépe filtrovalo při zadávání faktur na SN.
¶ FAQ
¶ Více dodacích listů na faktuře
Co se stane, když na fakturu napáruji jeden dodací list dvakrát?
V případě, že dojde k duplicitnímu napárování dodacího listu, systém při ukládání faktury upozorní uživatele, že daný skladový pohyb z tohoto dodacího listu byl již vyfakturován.
Upozornění se dá vypnout na typu zboží v části Účetnictví - Nehlídat fakturované množství. Pokud bude zatrženo, systém nebude upozorňovat v případě vyššího vyfakturovaného množství zboží, než je na skladovém dokladu.
¶ Neshoda mezi naskladněným a fakturovaným množstvím
Co dělat, když je naskladněno více, než je na faktuře?
Pokud bylo omylem naskladněno větší množství materiálu, než odpovídá přijaté faktuře, je nutné provést opravu pomocí storno příjemky.
Postup je následující:
- Vytvořte storno skladové příjemky pro opravu chybně naskladněného množství.
- Storno příjemku připojte k příslušné přijaté faktuře — v položkách dokladu ji přiřaďte k dané položce.
Po přiřazení se ve sloupci Skladové pohyby u faktury přijaté zobrazí oba záznamy – původní příjemka i její storno.
Tímto způsobem zůstane v systému zachována úplná vazba mezi účetním dokladem a pohybem na skladě, a zároveň je zajištěna správná evidence skutečně přijatého množství materiálu.
| Účtování | MD | Dal | Částka Kč |
|---|---|---|---|
| Faktura přijatá | 111 | 321 | 100,00 |
| Příjemka na sklad | 112 | 111 | 150,00 |
| Storno příjemky | 112 | 111 | -50,00 |