Hodnocení zaměstnanců má ve skupině HR dvě položky, agendu Hodnocení zaměstnanců pro hodnotitele a obrazovku Sebehodnocení pro hodnoceného. Kritéria, stupnice a vzorec se nastavují jednou pro celou firmu v nastavení pod položkou Nastavení hodnocení zaměstnanců.
¶ K čemu hodnocení slouží
- Ohodnotit zaměstnance ve stupnici — vedoucí projde s podřízeným předem daná kritéria a u každého zvolí stupeň jedna až pět a napíše komentář.
- Nechat zaměstnance ohodnotit se sám — zaměstnanec vyplní stejná kritéria za sebe a hodnotitel pak vidí obě odpovědi vedle sebe.
- Vést zápisy z pohovorů — ke každému zaměstnanci se dají zakládat pohovory s druhem, textem hodnocení, doporučením a přílohami.
- Spočítat z hodnocení číslo — vzorec nad kritérii vrátí návrh, který jde ručně upravit, a výsledek zůstane na detailu.
Agenda Hodnocení dodavatelů je něco úplně jiného. Má skoro stejné názvy karet, ale vlastní entity, vlastní stavy i vlastní oprávnění, a s hodnocením zaměstnanců nesdílí žádná data.
¶ Co nastavíme předem
Nastavení je jediné pro celou firmu a najdeme ho v nastavení ve skupině HR pod položkou Nastavení hodnocení zaměstnanců. Otevře se rovnou jako jeden formulář, seznam nemá.
- Kritéria. Bez nich je detail hodnocení prázdný a místo tabulky se ukáže zástupný obsah. Každé kritérium má Název, Kód, pět popisků stupňů a dva nepovinné výrazy. Podrobnosti jsou v sekci Kritéria a stupnice.
- Vzorec vyhodnocení. Nepovinný. Dokud ho nevyplníme, zůstanou pole Navržené vyhodnocení a Výsledné vyhodnocení prázdná a hodnocení je čistě slovní. Jinak se ale chová vzorec, který jsme jednou vyplnili a pak smazali na prázdno, viz Vyhodnocení a vzorec.
- Položky v hlavičce hodnocení. Nepovinné. Každá položka má Popisek a Výraz hodnoty. Vypočtené dvojice se pak ukazují v hlavičce detailu vedle fotografie zaměstnance.
- Editovatelné [dny]. Povinné pole s výchozí hodnotou 30. Určuje, jak dlouho po zahájení kola hodnocení jde ještě opravovat. Podrobnosti jsou v sekci Životní cyklus.
- Oprávnění. Rozdělíme role podle tabulky v sekci Oprávnění. Pozor hlavně na to, že hodnotitel potřebuje i oprávnění Sebehodnocení, jinak odpovědi podřízeného neuvidí.
Kritéria se nezakládají zvlášť pro dělníky a zvlášť pro techniky. Sada je jedna a rozlišení se dělá Vzorcem pro zobrazení u jednotlivých kritérií.
¶ Životní cyklus hodnocení
Hodnocení nemá stavy. Nikde se neschvaluje, neuzavírá ani neodesílá zaměstnanci a detail žádné pole se stavem nenese. Jediné, co se v čase mění, je to, jestli ještě běží okno úprav. Dokud běží, jde detail ukládat, po jeho uplynutí server další uložení odmítne.
- Detail vznikne sám. Při prvním uložení nového zaměstnance se založí jeho detail hodnocení i jeho sebehodnocení. Ručně detail nezaložíme, v seznamu agendy tlačítko pro nový záznam není.
- Hodnotitel otevře detail. Buď z agendy Hodnocení zaměstnanců, nebo tlačítkem Hodnocení zaměstnance v patičce detailu zaměstnance.
- Zahájíme kolo hodnocení tlačítkem Nové hodnocení. Tlačítko nic neukládá. Zapíše do pole Minulé hodnocení aktuální datum a čas a vymaže zaškrtnutá kritéria ve formuláři. Komentáře v něm zůstanou vyplněné, takže je přepíšeme ručně.
- Vyplníme kritéria a komentáře. U každého kritéria zvolíme stupeň a napíšeme komentář. Obojí je povinné u všech kritérií naráz.
- Uložíme. Teprve uložením se zapíše Minulé hodnocení, spočítá se vyhodnocení a doplní se historie.
- Opravy běží po lhůtu. Od hodnoty v poli Minulé hodnocení běží počet dnů z pole Editovatelné [dny]. Po jejich uplynutí server další uložení odmítne hláškou Hodnocení nelze upravit, protože je starší než 30 dnů., kde je místo třicítky vždy číslo z nastavení. Dokud je pole Minulé hodnocení prázdné, žádná lhůta neplatí a detail se dá ukládat bez omezení.
- Další kolo hodnocení je zase tlačítko Nové hodnocení. Zavřené okno se tím otevře znovu, protože se přepíše datum posledního hodnocení.
Nové kolo hodnocení starou známku nepřepíše až v okamžiku uložení, ale hodnoty kritérií zmizí z formuláře hned po kliknutí na Nové hodnocení. Když v tu chvíli odejdeme bez uložení, nic se nestane, protože se nic neuložilo.
¶ Detail hodnocení
Detail je jeden na zaměstnance a nese vždy jen poslední kolo hodnocení. Historie starších kol se drží zvlášť, viz sekce Historie.
Vzorec vyhodnocení na detailu vidět není, ten je jen v nastavení.
Nahoře je hlavička se jménem zaměstnance jako odkazem na jeho detail, s fotografií a s dvojicemi popisek a hodnota. Obsah dvojic není nikde napevno, plní se z Položek v hlavičce hodnocení v nastavení. Jméno se otevírá v nové záložce.
Pole Minulé hodnocení je jen ke čtení a naplní ho tlačítko Nové hodnocení.
Pole Navržené vyhodnocení je jen ke čtení a počítá ho vzorec z nastavení.
Pole Úprava vyhodnocení je jediné číslo, které na detailu vyplňujeme ručně. Slouží ke korekci návrhu.
Pole Výsledné vyhodnocení je jen ke čtení a je součtem navrženého vyhodnocení a úpravy. Prázdná hodnota se počítá jako nula.
Pole Poslední sebehodnocení je jen ke čtení a zapíše se do něj okamžik, kdy zaměstnanec uložil své sebehodnocení.
V patičce listu agendy Hodnocení zaměstnanců je vpravo dole akce Přepočítat hodnocení. Přepočítá vzorec u všech detailů naráz a vidí ji jen ten, kdo má oprávnění Nastavení hodnocení zaměstnanců. Na detailu hodnocení tato akce není.
Akce se na nic neptá a nic nehlásí. Neukáže potvrzení, průběh ani výsledek, po doběhnutí se jen znovu načte list, takže jestli se něco změnilo, poznáme jedině podle hodnot ve sloupcích.
Detaily, které ještě nemají spočítané Výsledné vyhodnocení, akce Přepočítat hodnocení přeskočí úplně. Nový vzorec se tedy na dosud nehodnocené lidi sám nepropíše.
¶ Kritéria a stupnice
Stupnice je pevně pětistupňová. Počet stupňů se nikde nenastavuje a rozšířit ho nejde.
Pole Název je vícejazyčný text a je povinné. Ukazuje se v prvním sloupci tabulky kritérií.
Pole Kód je povinné a je to klíč, pod kterým se uložená hodnota drží. Používáme ho i ve vzorci, když chceme sáhnout na jedno konkrétní kritérium.
Pole Popisek 1 až Popisek 5 jsou vícejazyčné texty stupňů. Ukazují se přímo v buňce nad zaškrtávacím polem, takže hodnotitel čte slovní popis, ne holé číslo. Popisky jsou nepovinné, ale bez nich stupnice nic neříká.
Pole Vzorec pro zobrazení je nepovinné. Když vrátí nepravdu, kritérium se na detailu vůbec neukáže. Tak oddělíme kritéria pro různé skupiny zaměstnanců.
Pole Výraz doplňující informace je nepovinné a jeho výsledek se ukáže v posledním sloupci tabulky kritérií. Vykresluje se jako formátovaný text, takže se do něj dá dát i odkaz nebo seznam.
Zaškrtnutí stupně je volba jedné hodnoty, ne přepínač. Opětovné kliknutí na už zaškrtnutý stupeň hodnotu neodznačí, takže jednou vyplněné kritérium už nejde vrátit do stavu nevyplněno.
Uložit se dá až tehdy, když má každé kritérium zvolený stupeň a zároveň vyplněný komentář. Prázdný komentář u jediného kritéria zablokuje uložení celého detailu. Platí to stejně pro hodnotitele i pro sebehodnocení.
Kód kritéria po zavedení neměníme a kritéria nemažeme. Uložené hodnoty se drží pod kódem, takže po přejmenování kódu se hodnota nikam nenapáruje a z detailu zmizí. Smazání kritéria detail neshodí, ale jeho uložené hodnoty z detailů při nejbližším uložení tiše zmizí a v historii po něm zůstane osiřelý řádek bez konce platnosti. Když už kritérium nechceme používat, schováme ho Vzorcem pro zobrazení.
¶ Vyhodnocení a vzorec
Vzorec vyhodnocení je jeden text pro celou firmu, zapsaný ve stejném jazyce výrazů jako výrazy v procesech. Rozlišení podle pozice nebo střediska se dělá větvením uvnitř vzorce.
Ve vzorci je k dispozici hodnocený záznam pod jménem entity, tedy například entity.employee pro zaměstnance, entity.criteriaValues['KOD'] pro hodnotu jednoho kritéria podle jeho kódu a entity.evaluationAddition pro ruční úpravu. Vedle toho jsou v kontextu přihlášená osoba a pomocné nástroje na datum, čas a matematiku.
Vzorec se vyhodnocuje při každém uložení detailu a při hromadném přepočtu. Výsledek se zapíše do pole Navržené vyhodnocení a Výsledné vyhodnocení je jeho součet s Úpravou vyhodnocení.
Vzorec smazaný na prázdno se ale nechová jako nevyplněný. Uloží se jako prázdný text, výpočet se proto pořád spouští a při dalším uložení detailu vyprázdní Navržené vyhodnocení a přepíše Výsledné vyhodnocení na nulu. Když má hodnocení přestat být číselné, je bezpečnější nechat vzorec být a přestat výsledek používat, než ho mazat.
Chyba ve Vzorci vyhodnocení se pozná až při ukládání detailu. Uložení se zruší, hodnoty zůstanou v původním stavu a nahoře se ukáže červená hláška začínající BPM: s popisem chyby ve výrazu.
Vzorce si po zapsání vyzkoušíme na jednom detailu. Chybný Vzorec pro zobrazení nebo Výraz doplňující informace u kritéria není nikde zachycený a rozbije otevření detailu hodnocení všem zaměstnancům naráz, protože nastavení je jediné pro celou firmu. Chyba ve Výrazu hodnoty u položky hlavičky zachycená je a projeví se jen tím, že se místo hodnoty v hlavičce ukáže text Expression error.
¶ Sebehodnocení
Sebehodnocení je samostatná položka menu ve skupině HR. Nemá list, otevře se rovnou detail přihlášené osoby. Cizí sebehodnocení si touto cestou nikdo nezobrazí.
Zaměstnanec vidí jen tabulku kritérií a dvě pole jen ke čtení. Nevidí poznámky hodnotitele, pohovory ani vypočtené vyhodnocení.
Kritéria i popisky stupňů jsou stejné jako u hodnotitele, protože nastavení je společné. Stejně se uplatní i Vzorec pro zobrazení, takže kritérium schované hodnotiteli neuvidí v sebehodnocení ani zaměstnanec. Neuplatní se jedině Položky v hlavičce hodnocení, ty se do sebehodnocení neplní.
Zaměstnanec, na kterého nepustí žádný vzorec, dostane prázdné sebehodnocení. Stane se to všude, kde jsou kritéria rozdělená Vzorcem pro zobrazení třeba podle rolí a někdo roli nemá. Formulář se otevře, jen v něm nebude co vyplnit, a nic na to neupozorní. Když se tedy kritéria dělí vzorcem, ověříme si na jednom takovém člověku, že mu aspoň jedno kritérium zbývá.
Komu se sebehodnocení nezaložilo, uvidí místo formuláře hlášku Momentálně nemáte k dispozici sebehodnocení.
Hodnotitel vidí odpovědi zaměstnance ve své tabulce na dvou místech. U stupně, který si zaměstnanec zvolil, se vedle zaškrtávacího pole ukáže ikona panáčka se štítkem, a pod komentářem hodnotitele se ukáže komentář zaměstnance se stejnou ikonou. Změnit odpověď zaměstnance z detailu hodnocení nejde, je to jen zobrazení. Do vzorce sebehodnocení nevstupuje a do hodnot hodnotitele se nepropisuje.
Sebehodnocení jde vyplnit jen jednou. Uložením se natvrdo zamkne a odemknout ho z aplikace nedokáže nikdo, ani personalista, ani správce. Další pokus o uložení skončí hláškou Sebehodnocení je uzamčeno a nelze ho aktualizovat! a formulář zůstane jen ke čtení. Než zaměstnance na sebehodnocení pošleme, ujistíme se, že jsou kritéria hotová a že zaměstnanec ví, že druhý pokus nedostane.
Aby hodnotitel odpovědi podřízeného vůbec uviděl, musí mít sám oprávnění Sebehodnocení (
SELF_PERFORMANCE_REVIEW). Je to totéž oprávnění, kterým se povoluje vlastní sebehodnocení, takže vedoucímu, který se sám nehodnotí, sloupec s odpověďmi podřízeného zmizí.
¶ Pohovory
Pohovory jsou záložka na detailu hodnocení. Jsou vázané na detail hodnocení, tedy na zaměstnance, ne na jedno kolo hodnocení, a vlastní položku v menu nemají.
Nový pohovor založíme zeleným plusem. Vazba na hodnocení se předvyplní sama a v záhlaví nového záznamu je jméno zaměstnance.
Pole Typ pracovní pozice je povinné a ve standardní dodávce se vybírá z hodnot Operátor a THP.
Pole Druh pohovoru je povinné a ve standardní dodávce se vybírá z hodnot Výroční, Mimořádný a Konec zkušební doby.
Obě nabídky se vedou v agendě Číselníky pod stejnými názvy, takže si tam vlastní hodnoty doplníme.
Pohovor nemá vlastní pole s datem. V přehledu se orientujeme podle data vzniku záznamu, takže když zapisujeme pohovor se zpožděním, uvedeme jeho skutečné datum do textu Hodnocení nebo do Poznámky.
¶ Historie
Historie se vede zvlášť pro hodnocení a zvlášť pro sebehodnocení a otevírá se tlačítky Zobrazit historii a Zobrazit historii sebehodnocení pod tabulkou kritérií. Obě otevřou tabulku v dialogu přes většinu obrazovky, dialog historie kritérií se jmenuje Historie kritérií hodnocení zaměstnanců.
Obě tlačítka se ukazují jen tehdy, když má zaměstnanec záznam sebehodnocení. Chybí-li mu, zmizí i tlačítko Zobrazit historii u hodnocení a k historii kritérií se u takového člověka nedostaneme. Nezávisí to ani na obsahu historie, ani na tom, jestli už někdo hodnocení provedl. Detail bez jediného vyplněného kritéria, bez data minulého hodnocení a s prázdnou historií obě tlačítka má, pokud k němu záznam sebehodnocení existuje.
Zapisuje se jen skutečná změna. Kritérium, u kterého se nezměnil ani stupeň, ani komentář, nový řádek nedostane, takže historie není snímek každého uložení, ale řetěz změn.
Každý řádek historie si drží nejen číslo stupně, ale i slovní popis stupně tak, jak zněl v okamžiku hodnocení. Pozdější přepsání popisků v nastavení tedy starou historii nezkreslí.
Spolu se záznamem se ukládají i role zaměstnance a role hodnotitele v okamžiku zápisu, takže je zpětně vidět, kdo v jaké roli hodnotil.
Vedle historie kritérií se vede i historie výsledného čísla. Ta se ale zapisuje až od druhé změny, protože při první změně není s čím porovnávat. První vypočtené vyhodnocení tedy v historii nenajdeme.
¶ Oprávnění
| Kód | Název v agendě Oprávnění | Co dovoluje |
|---|---|---|
PERFORMANCE_REVIEW_SUBORDINATES |
Hodnocení podřízených zaměstnanců | Vstup do agendy Hodnocení zaměstnanců, práce s detailem, poznámkami a pohovory. Bez něj není agenda v menu vidět. |
PERFORMANCE_REVIEW |
Hodnocení zaměstnanců | Rozšiřuje pohled z podřízených na všechny zaměstnance. Samo o sobě do agendy nepustí. |
PERFORMANCE_REVIEW_CONFIGURATION |
Nastavení hodnocení zaměstnanců | Nastavení hodnocení zaměstnanců, tedy kritéria, vzorec a položky hlavičky, a akce Přepočítat hodnocení. |
SELF_PERFORMANCE_REVIEW |
Sebehodnocení | Vlastní Sebehodnocení. Zároveň podmiňuje, jestli hodnotitel uvidí odpovědi podřízeného. |
Tlačítko Hodnocení zaměstnance v patičce detailu zaměstnance se ukáže držiteli oprávnění Hodnocení podřízených zaměstnanců.
Mazání pohovoru se řídí obecným oprávněním pro mazání záznamů, ne oprávněními hodnocení.
Kdo má Hodnocení podřízených zaměstnanců, vidí jen detaily svých podřízených. Zastupování se přitom nepočítá, takže zastupující vedoucí detaily zastupovaných lidí neuvidí, i když jejich žádosti a docházku řeší.
¶ Nejčastější problémy
| Příznak | Příčina | Co s tím |
|---|---|---|
| Uložení skončí hláškou o tom, že je hodnocení starší než daný počet dnů | Uplynulo okno úprav od data v poli Minulé hodnocení | Zahájíme nové kolo hodnocení tlačítkem Nové hodnocení, nebo prodloužíme Editovatelné [dny] v nastavení, viz Životní cyklus |
| Po kliknutí na Nové hodnocení není zaškrtnuté nic, ale buňky jsou modře podbarvené | Podbarvení ukazuje naposledy uloženou hodnotu, zaškrtnutí ukazuje aktuální volbu ve formuláři | Je to správný stav, stupně zvolíme znovu, viz Životní cyklus |
| Zaměstnanec chce opravit své sebehodnocení a nejde to | Sebehodnocení se uložením natvrdo zamklo a odemknout ho z aplikace nelze | Opravu domluvíme ústně a hodnotitel ji zapíše do svého komentáře, viz Sebehodnocení |
| Tlačítko Hodnocení zaměstnance na detailu zaměstnance po kliknutí nic neudělá | Zaměstnanec nemá detail hodnocení, protože nevznikl uložením v agendě Zaměstnanci | Necháme detail doplnit ve spolupráci s dodavatelem, viz Životní cyklus |
| Na detailu hodnocení chybí obě tlačítka historie | Zaměstnanec nemá záznam sebehodnocení, na kterém visí i tlačítko Zobrazit historii | Řeší se stejně jako chybějící detail, viz Historie |
| Zaměstnanec vidí místo sebehodnocení hlášku, že ho nemá k dispozici | Chybí mu detail sebehodnocení nebo detail hodnocení, obojí vzniká jen při prvním uložení nového zaměstnance | Necháme detail doplnit ve spolupráci s dodavatelem, viz Životní cyklus |
| Zaměstnanec sebehodnocení otevře, ale nemá v něm ani jedno kritérium | Všechna kritéria mu schoval Vzorec pro zobrazení, typicky proto, že nemá roli, na kterou vzorce míří | Upravíme vzorce tak, aby na něj aspoň jedno kritérium platilo, viz Sebehodnocení |
| Vedoucí nevidí, jak se podřízený ohodnotil sám | Vedoucímu chybí oprávnění Sebehodnocení (SELF_PERFORMANCE_REVIEW) |
Přidáme oprávnění roli vedoucího, viz Oprávnění |
| Uložení detailu skončí červenou hláškou začínající BPM: | Chyba ve Vzorci vyhodnocení, uložení se proto zrušilo | Opravíme vzorec v nastavení, viz Vyhodnocení a vzorec |
| Po vymazání vzorce mají detaily Výsledné vyhodnocení nula | Prázdný vzorec se nepřeskakuje, počítá se dál a výsledek vynuluje | Vrátíme vzorec do nastavení a detaily přepočítáme, viz Vyhodnocení a vzorec |
| Místo hodnoty je v hlavičce detailu text Expression error | Chyba ve Výrazu hodnoty položky hlavičky | Opravíme výraz v nastavení, viz Vyhodnocení a vzorec |
| Detail hodnocení se vůbec neotevře | Pravděpodobně chyba ve Vzorci pro zobrazení nebo ve Výrazu doplňující informace u kritéria, ta zachycená není | Vrátíme poslední změnu výrazů v nastavení, viz Vyhodnocení a vzorec |
| Hodnota kritéria z detailů zmizela | Změnil se Kód kritéria a uložené hodnoty se drží pod starým kódem | Vrátíme původní kód, viz Kritéria a stupnice |
| Akce Přepočítat hodnocení některým lidem nic nezměnila | Detaily bez dosud spočítaného Výsledného vyhodnocení se přeskakují | U takového detailu spustíme výpočet uložením, viz Detail hodnocení |
| V historii chybí první vypočtené vyhodnocení | Historie čísla se zapisuje až od druhé změny | Je to známé chování, viz Historie |
| Nikdo neupozornil, že je čas na hodnocení | Agenda nemá žádné hlídání termínů, žádnou zprávu ani úkol | Termíny si hlídáme sami, viz Souvislosti |
¶ Souvislosti
- Detail zaměstnance — odsud se tlačítkem Hodnocení zaměstnance otevře detail hodnocení a tady se také detail při založení zaměstnance vytvoří.
- Pozice a role — jak se oprávnění z tabulky výše přidělují rolím a jednotlivcům.
- Výrazy — jazyk, ve kterém se píše vzorec vyhodnocení a oba výrazy u kritéria.
- Školení — jiná evidence rozvoje zaměstnance, s hodnocením nesouvisí a data si nepředávají.
- Lékařské prohlídky — další samostatná evidence na detailu zaměstnance.