Video: Bankovní výpis | poslední úprava - 30.09.2024
¶ Import bankovních výpisů
Pokud máme jedno číslo bankovního účtu, ale máme ho v různých měnách (např. CZK, USD a EUR), tak je nutné mít ve Factorify založený tento účet pro každou měnu zvlášť a v jednom souboru výpisu musí být pouze jedna měna. Je také nutné používat formát, který podporuje víceměnové účty (GPC, Gemini).
- Načteme soubor s bankovním výpisem.
- Vybereme odpovídající formát bankovního výpisu.
- Stiskneme tlačítko IMPORT.
- Bankovní výpis se po úspěšném importu zobrazí v seznamu bankovních výpisů.
¶ Formáty výpisů
Při importu vybíráme formát podle banky, ze které výpis pochází.
| Formát | Tuzemské | SEPA | Zahraniční | Poznámka |
|---|---|---|---|---|
| GPC | ✓ | – | – | formát ABO |
| KBGPC | ✓ | – | – | formát KM |
| BEST | ✓ | ✓ | ✓ | jediný ruční formát KB, který jde použít spolu s KB API |
| CBAXML | ✓ | ✓ | ✓ | jeden účet a jedna měna v souboru |
| Gemini | ✓ | ✓ | ✓ | soubor s příponou .ACE |
| ComgateGPC | ✓ | – | – | upravený formát GPC |
| FioXML | ✓ | ✓ | ✓ | stejný formát ukládá i stahování přes API |
| KBADAA | ✓ | ✓ | ✓ | jen stahování přes KB API, ručně nahrát nejde |
Na výpisu jsou vždy všechny pohyby účtu. Zatržítko u SEPA a zahraničních plateb znamená, že formát u nich nese i IBAN a BIC protistrany. Formát bez zatržítka má u takové platby jen částku, symboly a název protistrany.
Pokud banka nabízí formát, který nese i zahraniční a SEPA platby, dáváme mu přednost před GPC.
| Banka | Doporučený formát | Další podporované formáty |
|---|---|---|
| Komerční banka | stahování přes KB API, ručně BEST | KBGPC, CBAXML, jen bez stahování přes API |
| ČSOB | CBAXML | GPC |
| Raiffeisenbank | Gemini | CBAXML, GPC |
| Česká spořitelna | GPC | – |
| UniCredit Bank | KBGPC | – |
| Fio banka | stahování přes Fio API, ručně FioXML | GPC |
| Commerzbank, VÚB banka, Slovenská spořitelna | CBAXML | – |
| Revolut | CBAXML | – |
| Comgate | ComgateGPC | – |
¶ GPC
Jedná se o výpis ve formátu ABO.
Slouží především k výpisům tuzemských plateb. U zahraničních a SEPA plateb je potřeba využít jiné formáty.
Tento formát podporují například ČSOB, Raiffeisenbank, Česká spořitelna.
¶ KBGPC
Změněný formát GPC podle Komerční banky, který využívá také UniCredit Bank. Komerční banka ho v MojeBance Business nabízí pod názvem KM.
Pokud stahujeme pohyby z Komerční banky přes API, výpisy ve formátu KBGPC nenahráváme. Formát označuje pohyby jinak než API, takže by se pohyby naimportovaly podruhé. Místo něj použijeme formát BEST.
¶ BEST
Formát výpisů Komerční banky s příponou .kmo nebo .okm, který vyexportujeme v MojeBance Business z transakční historie.
Slouží k výpisům tuzemských, zahraničních i SEPA plateb. Jeden soubor může obsahovat výpis k více účtům a dnům. Pohyby se k účtům přiřadí podle IBANu, proto musí mít bankovní účty vyplněný IBAN.
Pohyby mají stejnou identifikaci jako pohyby stažené přes KB API, takže se už stažené pohyby při importu přeskočí.
Banka posílá IBAN protistrany jen v délce 26 znaků. Delší IBAN, například polský, se proto k platbě neuloží.
¶ ComgateGPC
Upravený formát GPC podle Comgate.
¶ CBAXML
Standardizovaný formát pro komunikaci s bankou dle České bankovní asociace, který je založen na ISO standardu camt.053.
Slouží k výpisům tuzemských, zahraničních i SEPA plateb.
Jeden soubor musí vždy obsahovat výpis pouze k jednomu bankovnímu účtu a jedné měně.
Tento formát podporují například ČSOB, KB, Raiffeisenbank, Commerzbank, VÚB banka, Slovenská spořitelna (camt.053 V02).
Lze použít i pro načítání výpisů z Revolutu (camt.053 V08).
Pokud stahujeme pohyby z Komerční banky přes API, výpisy Komerční banky ve formátu CBAXML nenahráváme. Formát označuje pohyby jinak než API, takže by se pohyby naimportovaly podruhé. Místo něj použijeme formát BEST.
¶ Gemini
Jedná se o speciální textový formát výpisů využívaný Raiffeisenbank s příponou .ACE.
Slouží k výpisům tuzemských, zahraničních i SEPA plateb.
U Raiffeisenbank doporučujeme využívat raději tento formát, než CBAXML.
¶ FioXML
XML formát výpisů Fio banky. Slouží k výpisům tuzemských, zahraničních i SEPA plateb. Ve stejném formátu systém ukládá i výpisy stažené přes Fio API.
¶ Automatizace importu výpisů
Factorify nabízí možnost automatického importu výpisů. Podmínkou je příjem výpisů na email. V emailu lze nastavit automatické přeposílání do systému a v systému lze díky BPM procesu nastavit, aby se výpisy načetly automaticky.
Při opakovaném nahrání výpisu nevznikne duplicita!
¶ Automatické stahování z banky
U Fio banky a Komerční banky umí Factorify stahovat pohyby přímo z banky, bez ručního nahrávání výpisů. Stažené pohyby se uloží jako bankovní výpis a zpracují se stejně jako ručně nahraný výpis. Nastavení a průběh stahování popisuje stránka Bankovní API.
Pokud stahujeme pohyby z Komerční banky přes API, nahráváme její výpisy ručně jen ve formátu BEST. Výpis v jiném formátu označuje pohyby jinak než API, takže by se pohyby naimportovaly podruhé.
¶ Chyby při importování bankovního výpisu
¶ Duplicate key value violates unique constraint
Může se stát, že se při pokusu načíst bankovní výpis objeví následující hláška. Upozorňuje na to, že unikátní identifikátor, který nám poskytuje banka ke konkrétní platbě, je již v systému použit.
Opravu je možné provést tak, že najdeme již existující (starší importovaný) výpis, ve kterém byl stejný identifkátor použit, identifikátor přepíšeme a nový výpis načteme znovu.
¶ Postup
- Zkopírujte číslo identifikátoru, které je uvedeno v červeném chybovém okně (dvakrát klikněte na řádku s číselným označením v upozornění a použijte klávesovou zkratku Ctrl+C).
- Jděte do agendy Platby.
- Zobrazte si sloupec s identifikátorem.
- Vložte do vyhledávání v tomto sloupci zkopírovaný identifikátor.
- Zobrazte si detail vyhledané platby.
- V políčku Identifikátor změňte hodnotu, např. na konci připište 111, a uložte.
- Nyní načtěte bankovní výpis (ten, při jehož importu se vyskytla chyba).
¶ Duplicate key value violates unique constraint
Při importování bankovního výpisu se může objevit následující hláška i z jiného důvodu, a to, že v tomto výpisu banka svůj unikátní klíč použila víckrát.
¶ Postup
- Otevřete výpis v textovém editoru.
- Najděte identifikátor, který je použitý 2x, a upravte jej (např. k identifikátoru jedné z dvojice plateb připíšete na konec 111).
- Importujte výpis znovu.
¶ Účtování bankovních výpisů
Systém umožňuje nastavit automatické účtování opakujících se plateb a pohybů, které se pravidelně vyskytují na bankovním výpisu (například: bankovní poplatky, úroky aj.).
Díky této funkcionalitě dochází k automatickému zaúčtování těchto plateb bez nutnosti ručního zásahu.
Pro správnou funkčnost automatického účtování je nezbytné:
- Mít správně nastavené předpisy zaúčtování plateb, kde se definují pravidla účtování (například podle operace, čísla účtu, variabilního symbolu, konstantního symbolu apod.).
- Mít správně nastavenou banku a bankovní účty v systému, která je použita při načítání bankovního výpisu.
¶ Vytvoření nové operace na platbě
V agendě Globální / Číselníky / Operace na platbě lze definovat, jak se mají určité typy platebních pohybů účtovat.
Při zpracování bankovních výpisů můžeme využít:
- již přednastavené operace, například pro bankovní poplatky → Ostatní platební náklady,
- nebo si dle potřeby vytvořit novou vlastní operaci, kterou si přizpůsobíme konkrétní situaci (např. poplatek za zahraniční platbu, vratka, srážka apod.).
¶ Nastavení předpisu zaúčtování platby
Pro účtování bankovních poplatků jsme využili parametrizovaný předpis, který je standardně dodáván spolu se systémem. Tento předpis jsme si dále upravili tak, že jsme změnili výchozí operaci na námi vytvořenou platební operaci „Bankovní poplatky“.
¶ Účtování plateb
Po úspěšném nahrání bankovního výpisu se jednotlivé položky výpisu automaticky načtou do agendy Platby.
Ve sloupci „Vypořádáno“ můžete jednoduše zkontrolovat, zda se konkrétní bankovní pohyb zaúčtoval či ne.
Za samotné zaúčtování bankovních pohybů odpovídá agenda Předpis zaúčtování platby, která na základě nastavených pravidel automaticky přiřazuje účty k jednotlivým pohybům a vytváří odpovídající účetní transakce.
Možnosti, jak účtovat platby:
1) Automaticky – na základě předpisu zaúčtování
Systém automaticky přiřadí účty dle předem nastavených pravidel (např. podle čísla účtu, variabilního symbolu, specifického symbolu apod.).
2) Hromadné zaúčtování plateb
Vhodné v případě, kdy platby nelze automaticky spárovat (např. chybí společný identifikátor). V pravém rohu klikneme na „tužku“. Otevře se seznam řádků pro export. Vybereme údaje, které potřebujeme pro export a stiskneme Stáhnout soubor. Do počítače se uloží soubor excel, do kterého doplníme chybějící operace. Název operace se vyplňuje z číselníku – sloupec Kód.
Vyplníme soubor určený pro hromadný import.
3) Ručně - při rozkliknutí konkrétní platby
Otevře se konkrétní pohyb a ručně doplní operaci nebo oddíl Ruční zaúčtování.
4) Ruční vypořádání platby
Ruční vypořádání platby se používá v situacích, kdy systém nedokáže automaticky spárovat platbu s odpovídajícím dokladem. Nejčastějším důvodem bývá například chybně uvedený variabilní symbol (VS), nebo nesprávný specifický symbol.
V případě ručního vypořádání můžeme částku na dokladu a částku k úhradě editovat.
Platby lze vypořádat i pomocí tlačítek vpravo dole:
- Vybrané vypořádat dle VS
- Vypořádat dle VS
¶ FAQ
¶ Duplicitně importovaný bankovní výpis
Co dělat, když omylem naimportuji stejný bankovní výpis dvakrát?
Bankovní výpis po importu nelze ze systému smazat. Systém však při zpracování automaticky kontroluje duplicity importovaných plateb, takže opakovaný import stejného výpisu nezpůsobí jejich duplicitní nahrání.