¶ Check list konfigurace
Níže je uveden seznam kroků, které je nutné provést pro správné nastavení účetnictví a ekonomiky v systému Factorify.
¶ Přechod z jiného účetního programu
¶ Účetnictví
Vhodné nastavení je klíčovým předpokladem pro hladkou práci v účetních agendách, pro automatizované účtování nebo pro správné oceňování výrobních dávek.
¶ Bankovní účty
Zde nastavíte všechny bankovní účty, které využíváte ke své ekonomické činnosti a jsou předmětem účtování.
Vysvětlení jednotlivých polí:
- Banka (povinné pole) - přiřadíte banku, u které je účet veden. Jednotlivé banky navedete v agendě Nastavení sekce Banky.
- Měna (povinné pole) - vyplníte měnu, ve které je bankovní účet veden.
- Číslo (povinné pole) - číslo bankovního účtu.
- IBAN - mezinárodní číslo bankovního účtu.
- Název (povinné pole) - popis nebo jednoduchá zkratka názvu bankovního účtu
- Účet (povinné pole) - účet účtové osnovy určený pro účtování transakcí na daném bankovním účtu. Díky tomuto nastavení není nutné specifikovat analytické účty v předpisech zaúčtování, protože zaúčtování pro daný bankovní účet bude automaticky provedeno na zvolený analytický účet.
- Platné od – začátek platnosti bankovního účtu. Pokud nezvolíte konkrétní datum bankovní účet, bude fungovat ihned.
- Platné do – ukončení platnosti bankovního účtu.
- Výchozí pro měnu - pokud máte více účtů ve stejné měně, můžete zvolit, že pro danou měnu bude účet výchozí (např. do vystavené faktury se přednostně vyplní výchozí účet)
- Externí ID - vyplníte v případě, že přecházíte z jiného systému a měli jste dříve bankovní účet jinak identifikován.
- Token - elektronický klíč, který je vystaven k bankovnímu účtu.
- Oprávnění - pokud nemá být účet viditelný pro všechny uživatele (s oprávněním pro platby), vyberte příslušné oprávnění. Např. můžete mít samostatný bankovní účet určený pro úhradu mezd - pak nastavíte účetní, která má účtování o tomto bankovním účtu ve své kompetenci, příslušné oprávnění a toto oprávnění přiřadíte bankovnímu účtu.
¶ Banky
Tato agenda slouží k nastavení všech firemních bankovních účtů.
Vysvětlení jednotlivých polí:
- Název (povinné pole) - název banky (zobrazuje se např. v dokumentu vydané faktury).
- Kód - kód dané banky.
- BIC/SWIFT - mezinárodní kód banky.
- Formát platebního příkazu - formát akceptovaný bankou při importu platebního příkazu do elektronického bankovnictví.
- Adresa banky
¶ Členění DPH
V agendě Členění DPH naleznete seznam členění k DPH, která se používají pro vykazování a zaúčtování DPH. Každé členění představuje kombinaci parametrů účetního dokladu (zejména typ dokladu, sazba DPH, místo plnění, plátcovství protistrany, předmět plnění, případně minimální hodnota dokladu), která by měla být originální, aby se každému účetnímu dokladu přiřadilo automaticky právě jedno správné členění.
Vysvětlení jednotlivých polí :
- Kód – speciální kód pro členění DPH daný parametrizací. Uživatelsky přidaná členění jsou bez kódu.
- Název – název členění DPH.
- Platné od – začátek platnosti členění DPH. Pokud nevyplníte konkrétní datum, členění DPH bude platné v okamžiku vytvoření.
- Platné do – ukončení platnosti členění DPH.
- Externí ID – vyplníte v případě, že přecházíte z jiného systému, ve kterém jste měli členění DPH jinak identifikováno.
- Typ – DPH běžná, samovyměřená (přenesení daňové povinnosti) a osvobozená.
- Stát DPH - stát, ve kterém je účetní jednotka registrovaná k DPH.
Jedná se o parametry účetního dokladu, pro jejichž kombinaci se systém snaží automaticky aplikovat účetnímu dokladu správné členění.
- Místo dodání – region adresy, popř. dodací adresy protistrany z účetního dokladu (Tuzemsko, EU nebo Zahraničí.
- Registrace k DPH – region, ve kterém je protistrana z účetního dokladu registrovaná k DPH.
- Plátce DPH – status plátcovství DPH protistrany z účetního dokladu.
- Minimální částka (CZK) – minimální hodnota účetního dokladu pro naplnění podmínek uplatnění přenesené daňové povinnosti.
- Předmět plnění – systém aplikuje členění mj. podle zboží na první položce účetního dokladu (podle předmětu plnění daného zboží, který je zadán na typu zboží). KÓd předmětu plnění u přenesené daňové povinnosti, uváděný v kontrolní hlášení se zadává právě na typu zboží.
Typy účetních dokladů, na které se členění má aplikovat automaticky. Zároveň zde můžete přiřadit jednotlivých typům dokladů kód povahy transakcí pro výkaz Intrastat (sloupec Typ transakce).
Pole Kód plnění se vyplňuje jen pro členění DPH, která se vykazují v Souhrnném hlášení. Kontrolní hlášení - bude zaškrtnuto, jen pokud se má doklad s daným členěním DPH vykázat i v kontrolním hlášení k DPH.
Číselné označení řádků přiznání k DPH, do kterých vstupuje základ daně a daň v příslušné sazbě. Sloupec Nezahrnovat daňové doklady k platbě určuje, zda se na daném řádku vykázat základ a daň ve výši před odečtením uplatněného daňového dokladu, nebo po odečtení. Týká se zejména ř. 47 pro vykázání dlohodobého majetku (v tomto případě bude zatrženo).
Prostor pro povinný text na daňovém dokladu (např. na vydané faktuře "daň odvede zákazník"), popř. odkaz na příslušné ustanovení právních předpisů (např. Poskytnutí služeb s místem plnění v jiném členském státě vymezených v § 102 odst. 1 písm. d) a odst. 2.). Text bude zobrazený na dokumentu účetního dokladu. Můžete si vyplnit i cizojazyčné verze popisu, upravit písmo (tučné, kurzíva), zvolit odrážky, vložit odkaz či obrázek a další.
¶ Komunikace se státní správou
Obecné – zde se zobrazí pouze vaše účetní jednotka a můžete si nastavit druh oprávnění, které zařídí, aby toto nastavení viděla pouze kompetentní osoba, která k tomuto nastavení má přístup.
ID datové schránky – zde vyplníte ID datové schránky, přihlašovací údaje k datové schránce (můžete přidat pomocí lupy již vámi vytvořené anebo vytvořit nové přihlašovací údaje, kde vyplníte, o jaký typ se jedná (datová schránka, email, člověka, pokud se jedná o konkrétní osobu, a dále uživatelské jméno a heslo), systémový certifikát.
- Testovací prostředí datových schránek - zatrhne se v případě otestování správného fungování datové schránky.
- Zpracovávat eNeschopenky z datové schránky – zaškrtnutím nastavíte, že se eNeschopenky budou zpracovávat prostředinictvím datové schránky.
Vládní API – tento oddíl slouží k nastavení paramaterům daného Finančního úřadu.
Nastavení DPH – toto nastavení je nutné vyplnit, aby bylo možné vygenerovat hlášení v agendě Zpracování DPH.
-
ID datové shránky - jedná se o datovou schránku účetní jednotky (
Ne finančního úřadu). -
Finanční úřad - vyberte záznam z agendy Společnosti.
-
Číslo bankovního účtu finančního úřadu - zadejte číslo účtu, na který má být poukazován odvod DPH.
-
Kód banky finančního úřadu - zadejte kód banky.
-
Číslo finančního úřadu - vyplníte číslo podle nápovědy, resp. z veřejného číselníku (pro ČR je to zkratka UFO).
-
Územního pracoviště - vyplníte číslo podle nápovědy, resp. z veřejného číselníku (pro ČR je to zkratka PRACUFO).
-
Hlavní ekonomická činnost - vyberte odpovídající činnost z číselníku.
-
Příjmový typ účetního dokladu - vyberte z typů účetních dokladů takový, který bude použit při vygenerování zúčtovacího dokladu při uzavírání DPH v případě nadměrného odpočtu (obvykle se jedná o Ostatní pohledávku).
-
Výdajový typ účetního dokladu - vyberte z typů účetních dokladů takový, který bude použit při vygenerování zúčtovacího dokladu při uzavírání DPH v případě vlastní daňové povinnosti (obvykle se jedná o Ostatní závazek).
-
Správa sociálního zabezpečení - do tohoto oddílu se vyplňují veškeré potřebné údaje vztahující se k České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ). Tyto informace slouží především pro správné generování přehledů, hlášení a komunikaci se sociální správou.
Názvy a kódy poboček jsou zveřejněné na stránkách ČSSZ.
- Finanční úřad - daň ze mzdy - do tohoto oddílu se vyplňují veškeré potřebné údaje vztahující se k záloze na daň z příjmu fyzických osob a k srážkové dani.
¶ Nastavení kontrolních součtů
Nastavení kontrolních součtů je klíčovým krokem pro efektivní detekci anomálií a zajištění správnosti účetních dokladů.
Agenda Nastavení kontrolních součtů úzce souvisí s agendou Kontrolní součty, která zobrazuje rozdíly mezi hodnotou dokladů a hodnotou na účtech. V nastavení si můžete navolit jaké doklady a účty se v kontrolním součtu objeví. Kontrolní součty si můžete vytvářet pro jakékoliv typy účetních dokladů, ale pro ulehčení práce doporučujeme vytvořit pro Faktury přijaté a vydané.
Vysvětlení jednotlivých polí:
Obecné – zde vyplníte pouze název, čeho se kontrolní součet bude týkat např. Faktury přijaté.
Doklady kontrolního součtu: V této sekci si volíte, jaké doklady chcete v kontrolních sestavě zobrazit.
Typ dokladu – vyberete z možností z typů účetních dokladů (např. Faktura přijatá).
Směr – vyberete ze dvou možností přičíst (kladná hodnota faktur) nebo odečíst (záporná hodnota faktur).
Účty kontrolního hlášení: Vyplníte zde účet, který s typem dokladu souvisí a k tomu přidáte směr (přičíst/odečíst).
Pokud máte více analytických účtů, musíte vyplnit všechny, nelze vyplnit například 321000 a čekat, že se v Kontrolním součtu objeví všechny analytické účty k 321000.
Příklad nastavení kontrolního součtu u faktury vydané:
| Obecné | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Název: | Faktura vydaná | |||||
| Doklady kontrolního součtu | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Typ dokladu: | Faktura vydaná | Směr: | Přičíst | |||
| Typ dokladu: | Dobropis vydaný | Směr: | Odečíst | |||
| Účty kontrolního součtu | ||||||
| Účet: | 311 | Směr: | Přičíst | |||
Příklad nastavení kontrolního součtu u faktury přijaté:
| Obecné | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Název: | Faktura přijatá | |||||
| Doklady kontrolního součtu | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Typ dokladu: | Faktura přijatá | Směr: | Přičíst | |||
| Typ dokladu: | Dobropis přijatý | Směr: | Odečíst | |||
| Účty kontrolního součtu | ||||||
| Účet: | 321000 - Dodavatelé CZ | Směr: | Přičíst | |||
| Účet: | 321100 - Dodavatelé EU | Směr: | Přičíst | |||
Příklad nastavení kontrolního součtu u ostatních pohledávek:
| Obecné | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Název: | Ostatní pohledávky | |||||
| Doklady kontrolního součtu | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Typ dokladu: | Ostatní pohledávky | Směr: | Přičíst | |||
| Účty kontrolního součtu | ||||||
| Účet: | 315 | Směr: | Přičíst | |||
| Účet: | 378 | Směr: | Přičíst | |||
| Účet: | 335 | Směr: | Přičíst | |||
| Účet: | 343 | Směr: | Odečíst | |||
¶ Nastavení účetních výkazů
Tato agenda slouží k nastavení struktury a jednotlivých řádků dokumetnů finančních výkazů. Tyto dokumenty jsou k dispozici v agendě Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty a Cash flow.
Jednotlivé účetní syntetické účty jsou přednastavené na řádcích výkazů. U některých účtů je možné, že se mohou vykazovat v různých řádcích - přednastavené jsou tedy na více místech (např. 314 mezi krátkodobými i dlouhodobými pohledávkami), je tedy potřeba, aby uživatel nastavení upravil (nechal takový účet jen na jednom z řádků). Pokud v rámci stejné syntetiky mají být analytické účty vykázány v různých řádcích výkazu, doplňte do těchto řádků přímo čísla analytických účtů.
Rozvaha - v souladu s účetními předpisy se do výkazu nezahrnují účty 111, 131, 395, 431, neboť tyto účty by k datu sestavení výkazu měly mít nulový zůstatek. Pokud k datu sestavení tyto účty vykazují nenulový zůstatek, tak se výkaz nevygeneruje. To lze vyřešit tím (kromě zajištění nulového zůstatku), že buď v nastavení výkazů těmto účtům přiřadíte řádek (kromě 431), nebo v účetní osnově na tomto účtu zaškrtnete Ignorovat ve výkazech. Pokud účet bude ignorován, výkaz se sice vygeneruje, ale nebude obsahovat zůstatky na těchto účtech (suma aktiv nebo pasiv ale bude chybná a hospodářský výsledek nebude spočítán v rozvaze správně). Kromě výše uvedených účtů vám dokument může zobrazit i účty, které sice mají nastavený řádek výkazu, ale vykazují záporný zůstatek, který není standardní. Pokud je záporný zůstatek v pořádku, v nastavení výkazů takovému účtu můžete Povolit záporný zůstatek (je přednastaveno, že žádnému účtu toto povoleno není).
¶ Vysvětlivky
Vzorce
SUM("zkratka stavu účtů", čísla účtů)
Funkce SUM vrací součet všech stavů zadaných účtů v referenční měně.
- Zkratka stavu účtů:První parametr funkce, který říká, jaké stavy účtů se mají sečíst. Seznam zkratek je uvedený v následující tabulce. Zkratka se do funkce zadává jako text a musí se označit uvozovkami.
- Čísla účtů: Čísla účetních tříd, skupin, syntetických nebo analytických účtů oddělených čárkou. Účty začínající 0 je nutné označit uvozovkami.
Příklady
SUM("KS", 12, 13, 1411) - SUM("KS", 19))
SUM("Z", "042") + SUM("ZMD", "02")
Stavy účtů
| Zkratka | Popis | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| MD | Má dáti | |||||
| D | Dal | |||||
| PS | Počáteční stav | |||||
| PSMD | Počáteční stav Má dáti | |||||
| PSD | Počáteční stav Dal | |||||
| KS | Konečný stav | |||||
| KSMD | Konečný stav Má dáti | |||||
| KSD | Konečný stav Dal | |||||
| Z | Změna (PS - KS) | |||||
| ZMD | Změna Má dáti | |||||
| ZD | Změna Dal | |||||
| ZZ | Záporná změna (pokud je menší než 0, jinak 0) | |||||
| R | Rozdíl (MD - D) | |||||
| KR | Kladný rozdíl (pokud je větší než 0, jinak 0) | |||||
Aritmetické operátory
| Operátor | Popis | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| + | Sčítání | |||||
| - | Odčítání | |||||
| * | Násobení | |||||
| / | Dělení | |||||
| % | Procento | |||||
| () | Závorky | |||||
¶ Osobní certifikáty
V agendě Osobní certifikáty si lze vložit osobní certifikát potřebný k elektronické dokumentaci, který umožňuje bezpečný přenos informací po internetu.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Člověk – osoba, na kterou je certifikát vydaný.
- Název – název certifikátu.
- Jméno souboru (povinné pole) – vložte odkaz na certifikát.
- Typ (povinné pole) – vyberte, zda se jedná o typ certifikátu komerčního či kvalifikovaného.
- Heslo – heslo do certifikátu.
¶ Pokladny
Agenda Pokladna v nabídce Nastavení je určena pro zápis všech pokladen, které bude aktuální účetní jednotka využívat.
Do nového záznamu, který vytvoříte pomocí zeleného tlačítka + v pravím horním rohu, vyplňte základní údaje o pokladně.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Název (povinné pole) – název pokladny (např. Hlavní pokladna CZK).
- Měna (povinné pole) – měna, ve které se pokladna vede.
- Účet (povinné pole) – účet, na kterém danou pokladnu chcete mít zaúčtovanou.
- Externí ID – možnost si vložit vlastní označení ID.
- Oprávnění - možnost vložit konkrétní oprávnění k pokladně.
¶ Předpisy zaúčtování
Předpis zaúčtování. Pod tímto odkazem se nachází popis agendy Předpisy zaúčtování + příklady, kurzové rozdíly.
¶ Sazby DPH
Agenda Sazby DPH vám umožní zadat vlastní procentuální hodnotu sazby DPH. Tuto variantu použijete nejčastěji při vytváření dokladů v cizí měně dle legislativy dané země.
Pokud potřebujete zadat vlastní hodnoty sazby DPH na položce dokladu, musíte vytvořit nový záznam.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Typ sazby (povinné pole) – zvolíte z nabízených čtyř možností a jaký typ sazby se jedná (nulová sazba, základní sazba, 1. snížena sazba a 2. snížená sazba).
- % hodnota – vyplníte kolik % má sazba mít.
- Stát DPH – stát, který danou sazbu využívá.
- Platné od – začátek platnosti sazby DPH. Pokud nezvolíte konkrétní datum, sazba DPH bude platná ihned.
- Platné do – konec platnosti sazby DPH.
- Zboží – konkrétní zboží, které se dané sazby DPH týká.
¶ Typy účetních dokladů
Agenda Typy účetních dokladů slouží k nastavení číselných řád pro jednotlivé typy dokladů.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Název – napíšete zde název typu účetního dokladu, např. Faktura přijatá, Faktura vydaná atd.
- Typ (povinné pole) – zvolíte, o jaký typ dokladu se jedná: Faktura, Zálohová faktura, Dobropis, Interní doklad.
- Směr (povinné pole) – zvolíte, zda je to směr přijatý/vydaný.
- Formát čísla dokumentu (povinné pole) – napíšete, jaké formátování byl měl tento typ dokladů mít, např. FP{YY}{NNNN} - YY znamená rok, N číslo, složené závorky pouze oddělují jednotlivé skupiny znaků, ve výsledném označení nejsou viditelné.
- Typy dokumentů – vyberete, o jaký typ dokumentu se jedná.
- Platné od – začátek platnosti typu účetního dokladu. Pokud nezvolíte konkrétní datum, typy účetních dokladů budou platit ihned, resp. budou se nabízet při založení nového dokladu.
- Platné do – konec platnosti typu účetního dokladu. Dokladům vystavovaným po tomto datu se již typ s ukončenou platností nebude nabízet.
- Filtrovat společnost - pokud se do dokladu vkládají položky z dodacích listů, příjemek nebo kooperací, budou automaticky předvybrané jen ty záznamy, které se vztahují ke stejné adrese v hlavičce účetního dokladu.
- Vyžaduje protistranu - vyplnění protistrany na dokladu bude povinné (u interních dokladů by toto mělo být vypnuté).
- Vyžaduje přijaté číslo dokladu - zaškrtnutím nastavíte, že políčko Číslo dokladu protistrany bude na účetním dokladu povinné (např. u přijatých faktur).
- Vyžaduje variabilní symbol - zaškrtnutím nastavíte, že políčko VS bude na účetním dokladu povinné (např. u přijatých faktur).
- Editovatelný variabilní symbol – zaškrtnutím nastavíte, že políčko VS (který systém automaticky odovozuje od přijatého čísla dokladu) na účetním dokladu můžete změnit.
- Editovatelné číslo dokladu – zaškrtnutím nastavíte, že políčko Číslo dokladu bude na účetním dokladu editovatelné, je možné ho měnit.
- Editovatelný kurz zaúčtování – zaškrtnutím nastavíte, že políčko Kurz zaúčtování bude na účetním dokladu editovatelné, je možné ho měnit (např. na interních dokladech, dobropisech).
- Daňový doklad k záloze – zaškrtnutím nastavíte, že se jedná řadu daňových dokladů k záloze.
- Vrácení přeplatku – typ dokladu se zaškrtnutým polem se bude nabízet jako výchozí při akci Vrátit přeplatek (viz Platby). Zpravidla zašrktnete na typu Ostatní závazek nebo Ostatní pohledávku.
- Dokončit projekt – zaškrtnutím nastavíte, že tento typ (zpravidla interní doklad) bude výchozí pro doklady vytvářené akcí Dokončit projekt z agendy Náklady na projekty.
- Nezahrnovat do salda - zaškrtnutím nastavíte, že se účetní transakce z daného typy dokladu nezobrazí v saldu (zpravidla interní doklady)
- Externí ID – možnost si vložit vlastní označení ID (např. .
- Oprávnění - vložením konkrétního oprávnění omezíte viditelnost těchto dokladů jen pro omezený okruh odpovědných osob.
- Výchozí k příjemce – typ dokladu se zaškrtnutým polem se bude nabízet jako výchozí při vytváření účetního dokladu ze skladového dokladu, popř. z nástěnky.
- Výchozí ke korporaci – typ dokladu se zaškrtnutým polem se bude nabízet jako výchozí při vytváření účetního dokladu z kooperační objednávky, popř. z nástěnky.
¶ Účetní jednotky
¶ Více účetních jednotek
Pohyb mezi jednotlivými účetními jednotkami se děje přepnutím účetní jednotky v hlavičce FY.
Až na určitá nastavení, která jsou pro všechny účetní jednotky společná, je potřeba nastavit specifika zvlášť pro každou účetní jednotku.
Opávnění
Na účetní jednotce se nastaví oprávnění, které se zároveň přidělí vybraným uživatelům.
¶ Účetní období
Účetní období je zpravidla dvanáct nepřetržitě po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Účetní období rozlišujeme buď kalendářní nebo hospodářský rok. V agendě Účetní období zadejte na začátku práce ve Facorify běžné (aktuální) účetní období - tedy takové,k jehož konci budete sestavovat účetní závěrku. Období bude ve stavu Otevřeno.
¶ Účetní zámky
Agenda Účetní zámky umožňuje hlídat uzamknuté období a chránit jej před nežádoucími změnami. Zámky hlídají skladové doklady, skladové pohyby, záznamy práce na dávce, neshodnosti na dávce, účetní transakce, kurzové uzávěrky, daňové odpisy u majetku. Uzamčení provedete díky novému záznamu, ten vytvoříte pomocí zeleného tlačítka + v pravém horním rohu.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Zamknuto do (povinné pole) – přesné datum, do kdy chcete účetnictví uzamknout.
- Typ (povinné pole) – máte na výběr mezi základním a úplným.
- Základní – změny může provádět člověk/role, kdo má oprávnění Ignorovat základní zámek, kdo toto oprávnění nemá, nemůže měnit nic.
- Úplný – nikdo nemůže provádět změny.
¶ Účtová osnova
Agenda Účtová osnova v nabídce Nastavení obsahuje po založení nové účetní jednotky standardní účtovou osnovu, která vychází z parametrizované účtové osnovy. Tu si je možno upravit na účtový rozvrh konkrétní účetní jednotky.
Účty zahrnuté do účetního rozvrhu snadno vytvoříte pomocí zeleného tlačítka + v pravém horním rohu nebo nový záznam vytvoříte pomocí tlačítka Duplikace na již existujícím záznamu. Tento úkon se doporučuje v případě, že vytváříte analytický účet.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Číslo (povinné pole) – zvolíte zde, šestimístné číslo účtu. První trojčíslí uvádí syntetický účet, zbývající tři čísla umožňují uživatelské analytické členění, pokud některé účty nechcete analytické vést ponechejte tři nuly.
- Název – doplníte zde, název účtu.
- Typ (povinné pole) – zvolíte si o jaký ze 4 základních typů jedná.
- Rozvahový účet – Rozvahové účty jsou účty tříd 0 až 4. Jedná se o účty aktivní a pasivní, kdy aktivní účty mají zůstatek na straně MD, pasivní na straně Dal.
- Výsledkový účet – Výsledkový účet se týkají účtů třídy 5, které jsou nákladové a mají zůstatek na straně MD a účtů třídy 6, které jsou výnosové se zůstatkem na straně Dal. Dále se tyto účty dělí na daňové účty, které ovlivňují základ daně z příjmů a na nedaňové účty, které výši daňového základu neovlivní. Všechny výnosové a nákladové účty ovlivní hospodářský výsledek.
- Podrozvahový účet – Účty jsou určené pro podrozvahovou evidenci.
- Závěrkový účet – Účty třídy 7 slouží zejména pro přenos stavů rozvahových účtů z roku na rok.
- Druh – vyberete si o jaký druh účtu se jedná, na výběr máte ze 4 základní a to Náklady, Výnosy, Aktivní a Pasivní.
- Platné od – začátek platnosti účtu. Pokud nezvolíte konkrétní datum, účet bude platit ihned.
- Platné do – konec platnosti účtu.
- Saldo – zaškrtnutím nastavíte, že daný účet se bude zobrazovat v agendě Saldo.
- Nedaňový – zaškrtnutím nastavíte, že daný účet je daňově neuznatelný a neovlivní daňový základ.
- Ignorovat ve výkazech – zaškrtnutím nastavíte, že daný účet se nebude zobrazovat v účetních výkazech (myšleno v rozvaze, výkazu zisku a ztrát).
- Výroba – zaškrtnutím nastavíte, že daný účet se týká výroby. Souvisí s účtováním na projekty.
¶ Import účtové osnovy
Systém Factorify umožňuje nahrání vlastní účtové osnovy prostřednictvím importního souboru ve formátu Excel. Tento postup využijete například při přechodu z jiného systému nebo při zavedení vlastní struktury účtování.
Postup importu:
- V pravém horním rohu klikněte na ikonu „tužky“ pro stažení šablony importního souboru.
- V záložce Úprava vyberte řádky, které mají být součástí importu.
- Klikněte na tlačítko Stáhnout soubor. Do počítače se uloží Excelový soubor s předvyplněnou strukturou účtové osnovy.
- Excelový soubor upravte dle potřeby – můžete přidat nové účty, změnit názvy, třídy, analytiky apod.
- Po dokončení úprav přejděte do záložky Nahrání souboru a upravený soubor nahrajte zpět do systému.
Při úpravě importního souboru účtové osnovy je nutné zadávat výrazy přesně tak, jak jsou použity v systému.
Jakékoli odchylky v názvosloví (např. překlepy, jiné formulace nebo nesprávné zkratky) mohou způsobit chyby při importu nebo odmítnutí záznamů.
| Typ | Import | Druh | Import | Ostatní | Import |
|---|---|---|---|---|---|
| Rozvahový | BALANCE_SHEET | Aktiva | ACTIVE | Saldo | PRAVDA / NEPRAVDA |
| Výsledkový | INCOME_STATEMENT | Pasiva | PASSIVE | Nedaňový | PRAVDA / NEPRAVDA |
| Podrozvahový | OFF_BALANCE_SHEET | Náklady | COST | Ignorovat ve výkazech | PRAVDA / NEPRAVDA |
| Závěrkový | CLOSING | Výnosy | REVENUE | Výroba | PRAVDA / NEPRAVDA |
¶ Účtové třídy a skupiny
V této agendě naleznete účtové třídy a skupiny, které patří do účtové osnovy. Tato agenda je důležitá pro účetní výkazy. Není potřeba, abyste v této agendě přidávali nové záznamy, ale pokud budete chtít něco přidat vytvoříte nový záznam pomocí zeleného tlačítka + v pravém horním rohu.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Číslo (povinné pole) – číslo účtové třídy.
- Název – název účtu.
¶ Uzávěrky kurzových rozdílů
Agenda v nastavení se týká kurzových rozdílů k nevypořádaným pohledávkám a závazkům (tj. typům dokladů faktury a dobropis).
V agendě zadáte datum, ke kterému se budou rozdíly počítat a účtovat, systém automaticky ke všem relevantním dokladům vytvoří účetní transakce s rozdíly (i k dokladům zadaným dodatečně).
¶ Zaokrouhlování účetních dokladů
V agendě Zaokrouhlování účetních dokladů můžete nastavit, jak se mají zaokrouhlovat doklady s různým způsobem úhrady. Na doklad, který bude mít nastavený daný způsob platby, se nastavené zaokrouhlení aplikuje automaticky.
Vysvětlivky jednotlivých polí:
- Způsob platby (povinné pole) – vyberete o jaký druh platby se jedná (např. dobírka, převod atd.)
- Měna (povinné pole) – měna, které se zaokrouhlení týká.
- Metoda zaokrouhlování (povinné pole) – zvolte si jaký typ zaokrouhlení potřebujete (např. matematicky).
Zaokrouhlit můžete i konkrétní účetní doklad - k dispozici jsou na dokladu dva typy ručního zaokrouhlení:
- zaokrouhlení DPH - aktivujte možnost opravit vypočítanou výši daně kliknutím na ikonku panáčka nad tabulkou DPH a upravte vypočtenou daň (např. u došlých faktur)
- zaokrouhlení dokladu - aktivujte možnost zaokrouhlit celkovou hodnotu dokladu kliknutím na ikonku panáčka v řádku Zaokrouhlení a zadejte výši zaokrouhlení (+/-).
V případě, že je ruční zakrouhlení aktivní, je ikona ručního zaokrouhlení žlutá. V opačném případě má modrou barvu.