Tato stránka říká, co všechno se musí přepsat, v jakém pořadí, a co po změně zůstane ze starého úvazku.
¶ Kdy tenhle postup použijeme
Postup platí pro trvalou změnu úvazku u stávajícího zaměstnance. Pokrývá obě podoby, které se v praxi potkávají.
- Změna délky úvazku, tedy zkrácení nebo prodloužení pracovní doby, typicky plný úvazek na poloviční.
- Změna typu úvazku, tedy přechod z pevného na pružný nebo obráceně.
Obojí se dělá novým záznamem Parametrů docházky s navazující platností.
Nástup nového zaměstnance popisuje Nástup zaměstnance a ukončení poměru Ukončení pracovního poměru. Oprava jediného měsíce, který se spočítal špatným úvazkem, má na této stránce vlastní sekci Oprava jednoho měsíce.
¶ Úvazek je na třech místech
| Kde to je | Co to nese | Kdo z toho čte |
|---|---|---|
| Parametry docházky na kartě Docházka zaměstnance | Typ úvazku, Pracovní doba, Referenční pracovní doba, Rozvrh pracovní doby, Nepracovní dny | výkaz docházky a nárok na nepřítomnosti |
| karta Sjednaný týdenní úvazek a pole Sjednaný týdenní úvazek [h] na pracovní smlouvě | týdenní úvazek v hodinách | mzdy a jednotné měsíční hlášení |
| karta Směny na zaměstnanci | přiřazené směny s vlastní platností | plán směn, a to jen u pevného úvazku |
U zaměstnanců, kterým se uplatňuje sleva na pojistném zaměstnavatele, přebíjí sjednaný týdenní úvazek ještě pole Rozsah kratší pracovní doby pro slevu na sociálním pojištění na kartě Parametry hlášení a mezd, viz Pole navíc u slevy na pojistném. Ostatních se to netýká.
Výkaz nečte Parametry docházky přímo, ale vlastní zamrazenou kopii, která vznikla při založení řádku výkazu. Co všechno se do kopie ukládá popisuje Co si výkaz pamatuje. Prakticky z toho plyne jediné, totiž že už uložené měsíce se změnou parametrů nezmění, a to je záměr, aby se historie nepřepočítávala.
¶ Pořadí kroků
Kroky 1 až 3 uděláme najednou, kroky 4 a 5 jsou kontrola po změně.
¶ 1. Nový záznam parametrů docházky
Na kartě Docházka zaměstnance u stávajícího záznamu Parametrů docházky vyplníme Platné do jako poslední den starého úvazku a přidáme nový záznam s Platné od na následující den a s prázdným Platné do. V novém záznamu nastavíme novou Pracovní dobu, případně nový Typ úvazku, Rozvrh pracovní doby a Nepracovní dny.
Starý záznam nemažeme ani nepřepisujeme. Přišli bychom o historii, ze které se počítají starší měsíce, nároky a zůstatky. Pravidla platnosti, tedy že záznamy na sebe musí navazovat den po dni bez děr a překryvů, popisuje Platnost a historizace.
Když osa nenavazuje, skončí uložení hláškou Platnost parametrů na sebe nenavazuje!. Hláška je stejná pro díru i pro překryv, takže po ní kontrolujeme obě data, ne jen jedno.
Změnu načasujeme k prvnímu dni měsíce, kdykoli to jde. O tom, jaká pracovní doba v měsíci platí, rozhoduje výhradně záznam Parametrů docházky platný k prvnímu dni toho měsíce. Změna naplánovaná na kterýkoli pozdější den, ať už na druhého nebo na patnáctého, se v tom měsíci neprojeví vůbec a nový úvazek začne platit až od měsíce následujícího.
¶ 2. Sjednaný týdenní úvazek na smlouvě
Na pracovní smlouvě přidáme na kartu Sjednaný týdenní úvazek řádek s Platné od ve stejný den, jaký má nový záznam Parametrů docházky, a s novým počtem hodin týdně. Podrobnosti o tom, co má přednost před čím, jsou v sekci Sjednaný týdenní úvazek.
Mzdy a jednotné měsíční hlášení berou týdenní úvazek ze smlouvy a Parametrů docházky si nevšímají. Mzda se přitom počítá z řádku platného k prvnímu dni měsíce, takže se zapomenutý krok projeví až při nejbližším generování mezd.
Prázdný sjednaný týdenní úvazek generování mezd ani sestavení hlášení nezastaví a nevypíše se k němu žádná chyba. Hodnota prostě chybí a projeví se to až tam, kde je potřeba, typicky u slevy na pojistném. Právě proto se na tenhle krok zapomíná.
U dohod a dalších smluv, jejichž typ smlouvy nemá zaškrtnutý Hlavní pracovní poměr, počítá vzorec nároku s pevnou hodnotou 20 hodin týdně bez ohledu na to, co je sjednáno, viz Jak se nárok počítá.
¶ Pole navíc u slevy na pojistném
Kdo uplatňuje slevu na pojistném zaměstnavatele, má týdenní úvazek ještě na jednom místě. Na kartě Parametry hlášení a mezd je pole Rozsah kratší pracovní doby pro slevu na sociálním pojištění a jeho hodnota přebíjí sjednaný týdenní úvazek smlouvy. Vyplněné pole se použije na dvě věci. Jednak se z něj vyhodnocuje, jestli kratší pracovní doba na slevu vůbec dává nárok, jednak se posílá do jednotného měsíčního hlášení. Prázdné pole znamená, že se vezme úvazek ze smlouvy.
Do hlášení se rozsah kratší pracovní doby dostane jen u zaměstnance, kterému ve mzdě opravdu vznikla sleva na pojistném zaměstnavatele. Komu sleva nevyšla, tomu se do hlášení neposílá ani rozsah, ani důvod uplatnění. Výjimkou je důvod G - Mladší 21 let, u kterého se na délku pracovní doby nehledí a rozsah se neposílá, i když sleva vznikla.
Když pole zůstane vyplněné starou hodnotou, změna úvazku se do slevy ani do hlášení nepromítne vůbec, protože se nová hodnota ze smlouvy nikdy nepřečte. A protože u většiny důvodů slevy musí být týdenní doba v rozmezí od 8 do 30 hodin, rozhoduje ta stará hodnota i o tom, jestli sleva vznikne.
Pole musíme při změně úvazku přepsat na novou hodnotu, nebo vymazat, samo se nezmění. Když ho po zkrácení úvazku na 20 hodin necháme na 30, sleva se dál počítá a hlásí z třiceti. Když ho necháme vyplněné u člověka, kterému se úvazek naopak zvýšil nad 30 hodin, systém dál vidí tu starou hodnotu a slevu počítá, i když by ji ze skutečného úvazku nepřiznal.
¶ 3. Směny při přechodu mezi pevným a pružným úvazkem
Karta Směny je vidět u obou typů úvazku a přiřazené směny změnou typu úvazku samy nezanikají. Druhou polovinou přechodu na pružný úvazek je proto ukončit přiřazení směny polem Platné do k poslednímu dni starého úvazku.
Přechod opačným směrem, tedy na pevný úvazek, má opačnou past, a její dopad se liší podle Rozvrhu pracovní doby. Pevný úvazek bez platně přiřazené směny se v plánu směn objeví jako řádek, ale se všemi dny prázdnými. U rozvrhu Dle směn z toho plyne, že takový člověk nemá ve výkazu ani jeden den s fondem, protože fond se mu bere výhradně z naplánované směny. U rozvrhu Rovnoměrné se naproti tomu fond počítá z Pracovní doby a pracovních dnů v měsíci, takže výkaz fond má i bez jediné přiřazené směny. Směnu proto přiřadíme se stejným Platné od, jaké má nový záznam Parametrů docházky, a u rozvrhu Dle směn na to dáváme obzvlášť pozor.
V měsíci, ve kterém přechod na pružný úvazek nastává, se plán směn ještě generuje celý. Generátor propouští každého, kdo má v plánovaném období alespoň jeden den s Typem úvazku Pevný, a dál už typ úvazku u jednotlivých dnů nekontroluje. Stačí tedy jediný pevný den na začátku měsíce a naplánuje se celý měsíc.
Plánování směn zastaví dvě věci. Vyplněné Platné do u přiřazené směny ho zastaví přesně ke dni, takže se dá použít i uprostřed měsíce. Změna typu úvazku ho zastaví až od prvního měsíce, ve kterém nezbyl ani jeden den s typem úvazku Pevný.
Vyplnění Platné do u přiřazené směny zároveň bez varování smaže už vygenerované dny plánu po tomto datu. Dny, které za ním ležely, se z plánu ztratí a ručně zadané úpravy v nich s nimi.
Co se stane s dny, které už v plánu leží, a co znamená zafixované období, popisuje Jak plán vzniká.
¶ 4. Kontrola už založených výkazů
Projdeme měsíce od data změny dál a podíváme se, který z nich už má uložený výkaz. Uložený měsíc má vlastní kopii parametrů, takže si drží starý úvazek a novým záznamem se nezmění.
- U měsíce, který má počítat po staru, neděláme nic. To je běžný případ všech měsíců před datem změny.
- U měsíce, který má počítat po novu, ale byl uložen dřív, použijeme tlačítko Změnit typ úvazku, viz Oprava jednoho měsíce.
Pouhé otevření výkazu řádek nezakládá. Měsíce, které nikdo neuložil, nezamkl, neoznačil tlačítkem Zkontrolováno ani je nepotvrdil sám zaměstnanec, si proto nové parametry převezmou samy.
Kopii měsíce založí pět různých akcí, ne jenom uložení. Vedle tlačítka Uložit ji založí i Zamknout, tlačítko Zkontrolováno a tlačítko Změnit typ úvazku, a to i tehdy, když jsme každé z nich použili kvůli něčemu jinému. Pátou akcí je Označit za potvrzené, kterým výkaz potvrzuje sám zaměstnanec, takže kopie může vzniknout i bez zásahu personalisty. Uložit výkaz jde navíc teprve tehdy, když se v něm něco změní, protože tlačítko Uložit zůstává u nedotčeného výkazu neaktivní. Na vyvolání kopie tedy nestačí měsíc otevřít a uložit, museli bychom do něj něco zapsat, třeba poznámku, jenže přesně proto většinou stačí ten měsíc zamknout. Dokud kopie nevznikla, počítá se měsíc z aktuálních Parametrů docházky, takže změna se v něm projeví sama a tlačítko Změnit typ úvazku není potřeba. Když kopie vznikne, vezme parametry platné k prvnímu dni toho měsíce, ne k dnešku, takže zpětné zamčení starého měsíce do něj uloží tehdejší úvazek.
¶ 5. Nárok na nepřítomnosti
Nárok na dovolenou a další nepřítomnosti se počítá v hodinách a poměrně k té části roku, kterou pokrývá pracovní smlouva, tedy i s odhadem zbytku roku, viz Jak se nárok počítá. Změna úvazku uprostřed roku do něj tedy zasáhne a přepočte se při nejbližším generování mezd nebo akcí Přepočítat zbývající nepřítomnosti.
U hlavního pracovního poměru počítá nárok z Parametrů docházky, ne ze smlouvy. Výpočet jde den po dni celým rokem a při každé změně platnosti si vyzvedne nový záznam, takže výsledný týdenní úvazek je vážený průměr za celý rok. Ani pole Sjednaný týdenní úvazek [h] na smlouvě, ani řádky karty Sjednaný týdenní úvazek se do nároku nepromítnou.
U smluv, jejichž typ smlouvy nemá zaškrtnutý Hlavní pracovní poměr, tedy typicky u dohod, je to obráceně a úvazek se bere ze smlouvy. Podrobně to popisuje Jak se nárok počítá.
Výsledek v hodinách je správně. Hodiny se sčítají po měsících a každý měsíc si drží svůj úvazek, kdežto sloupce ve dnech vzniknou vydělením hodin jediným úvazkem, který se pro celý rok nemění. U člověka po zkrácení úvazku proto vyjde vyšší počet dnů, než kolik jich skutečně vybral, a stejným dílem se nafoukne i zůstatek. Celý rozpad i s příkladem je v sekci Změna úvazku uprostřed roku.
Nafouknutý zůstatek ve dnech uvidí i zaměstnanec, protože stejné číslo přebírá widget na nástěnce i hláška Zbývající dny na formuláři nové nepřítomnosti. U lidí se změnou úvazku během roku se proto řídíme sloupci v hodinách a počítáme s dotazem od zaměstnance.
Opravy zůstatku zadáváme jako Úpravy nároků, ne přepsáním čísla v agendě zůstatků. Přepočet totiž zůstatky maže a zakládá znovu, kdežto ruční úpravy zůstávají, viz Ruční úprava, nebo změna fondu.
¶ Oprava jednoho měsíce
Když se jediný měsíc spočítal špatným úvazkem a trvale se nic nemění, nezakládáme nový záznam Parametrů docházky. Otevřeme ten měsíc ve výkazu docházky a použijeme tlačítko Změnit typ úvazku, které přepíše kopii jen pro daný měsíc. Které hodnoty dialog nabízí a co všechno přepíše je vypsané v sekci Uzavření měsíce.
Dialog se předvyplňuje ze starých hodnot měsíce, ne z karty zaměstnance. Otevřít ho a hned uložit tedy nestačí, uložily by se tytéž hodnoty, jaké v měsíci byly. Všechno, co se má změnit, do dialogu přepíšeme ručně, včetně pole Nepracovní dny.
Po téhle opravě nesedí měsíc s kartou zaměstnance. Výkaz si drží hodnoty, které v Parametrech docházky nikdy nebyly, a nikde to není vidět. Sáhneme po ní proto jen tehdy, když jde opravdu o jediný měsíc a trvale se nic nemění. Jakmile má nový úvazek platit i dál, je správná cesta nový záznam Parametrů docházky podle kroku 1, ne opravy měsíc po měsíci.
Dvě věci, které se o tom tlačítku vědí špatně.
- Funguje i na měsíc, který nikdo neuložil. Kopie v takovém případě neexistuje, ale tlačítko si ji samo založí z platných parametrů a teprve pak ji přepíše. Nemusíme tedy výkaz nejdřív uložit.
- Na uzamčeném měsíci se tlačítko vůbec neukáže. Spolu s ním zmizí celá editační výbava výkazu, tedy Uložit, Zkontrolováno, Přidat konečný interval, Zarovnej k časům směny i Vynulovat konečné intervaly. Zůstane jen Odemknout, Tisk a Shrnutí do souboru. Měsíc proto nejdřív odemkneme, změnu uděláme a zamkneme zpátky.
Dialog obsahuje i pole, která s typem úvazku nesouvisejí, například Nepravidelný fond pracovní doby. To pole vypíná přesčas i kompenzaci za odpracovaný svátek, takže se jedním zaškrtnutím promění celý měsíční výsledek. Měníme jen to, kvůli čemu jsme dialog otevřeli.
¶ Co se pokazí, když se pořadí obrátí
- Změníme parametry a zapomeneme na smlouvu. Výkaz počítá novým úvazkem, mzda starým. Projeví se to až při nejbližším generování mezd a v jednotném měsíčním hlášení.
- Změníme smlouvu a zapomeneme na parametry. Mzda je správně, výkaz dál počítá starý fond hodin a zaměstnanci se hromadí fiktivní nadúvazek nebo schodek.
- Přejdeme na pružný úvazek a necháme přiřazenou směnu. Plán směn člověku dál plánuje směny, protože ho zastaví teprve ukončené přiřazení, ne typ úvazku.
- Přejdeme na pevný úvazek a směnu nepřiřadíme. Výkaz nemá ani jeden den s fondem a vypadá to, jako by zaměstnanec neměl pracovat vůbec.
- Změníme úvazek uprostřed měsíce. Měsíc, ve kterém změna nastala, má už kopii parametrů a novou hodnotu nepřevezme. Nový úvazek začne platit až dalším měsícem.
- Přepíšeme starý záznam parametrů místo přidání nového. Přepočet nároku i případné přepočty starších měsíců pak sáhnou po hodnotě, která v té době neplatila.
Doplnění chybějících směn do plánu se dá spustit jen mimo aplikaci. Je to servisní zásah, tedy jednorázové volání rozhraní, které nemá v aplikaci žádné tlačítko a vykoná ho jen správce instance. Doplní dny plánu, které v zadaném období chybí, a to od zvoleného roku až do konce už naplánovaných týdnů.
Když o ni požádáme, je dobré vědět, koho se dotkne. Vybere každého, kdo má v tom období alespoň jeden den s Typem úvazku Pevný, a dál už typ úvazku u jednotlivých dnů nerozlišuje. Člověku, který přešel na pružný úvazek v průběhu roku, tedy naplánuje směny i za datum přechodu. U takových lidí proto plán po zásahu projdeme a přebytečné dny smažeme.
¶ Co zkontrolujeme na konci
- Na smlouvě sedí týdenní úvazek. Když se mění jednou a historie nás nezajímá, stačí přepsat pole Sjednaný týdenní úvazek [h] na kartě Obecné. Když se má držet historie, je na kartě Sjednaný týdenní úvazek řádek se stejným Platné od, jaké má nový záznam parametrů, protože řádek karty má před polem přednost.
- Při přechodu na pružný úvazek má přiřazená směna vyplněné Platné do, při přechodu na pevný má nová směna vyplněné Platné od.
- Výkaz za měsíc před změnou má pořád starý denní fond.
- Výkaz za měsíc po změně má nový denní fond a u pevného úvazku i dny s naplánovanou směnou.
- Plán směn za měsíce po přechodu na pružný úvazek už tomu zaměstnanci žádnou směnu neplánuje.
- Po nejbližším generování mezd sedí ve mzdě týdenní úvazek a v agendě Zbývající nepřítomnost sedí sloupce v hodinách.
¶ Nejčastější problémy
| Problém | Proč se děje | Co s tím |
|---|---|---|
| Výkaz počítá novým úvazkem, mzda starým | na smlouvě chybí řádek Sjednaný týdenní úvazek | doplníme ho se stejným Platné od, viz krok 2 |
| Úvazek je změněný všude, a sleva na pojistném se dál počítá ze starého | vyplněný Rozsah kratší pracovní doby pro slevu na sociálním pojištění přebíjí smlouvu | změníme ho spolu s úvazkem nebo vymažeme, viz Pole navíc u slevy na pojistném |
| Mzda počítá novým úvazkem, výkaz starým | chybí nový záznam Parametrů docházky | přidáme ho s navazující platností, viz krok 1 |
| Změna se v měsíci, od kterého má platit, vůbec neprojevila | výkaz toho měsíce už má vlastní kopii parametrů z doby uložení | použijeme tlačítko Změnit typ úvazku a v jeho dialogu přepíšeme hodnoty ručně, viz Oprava jednoho měsíce |
| Zaměstnanci s pružným úvazkem se dál plánují směny | přiřazení směny na kartě Směny nemá Platné do | ukončíme ho, viz krok 3 |
| Zaměstnanec s pevným úvazkem nemá ve výkazu žádný fond | nemá platně přiřazenou směnu | přiřadíme směnu, viz Typ úvazku |
| Zůstatek dovolené ve dnech vyšel vyšší, než odpovídá skutečnosti | dny vzniknou vydělením hodin jediným úvazkem za celý rok | řídíme se sloupci v hodinách, viz krok 5 |
| Zaměstnance nejde uložit s hláškou o nenavazující platnosti | mezi starým a novým záznamem parametrů je díra nebo překryv | srovnáme data, viz Platnost a historizace |
| Tlačítko Změnit typ úvazku ve výkazu není vidět | měsíc je uzamčený | odemkneme ho, upravíme a zamkneme zpátky, viz Oprava jednoho měsíce |
| Starší měsíce se po změně přepočítaly jinak, než jak byly uzavřené | starý záznam parametrů byl přepsán místo ukončení | historii už nevrátíme, do budoucna zakládáme nový záznam, viz krok 1 |
¶ Souvislosti
- Zaměstnanec — Parametry docházky, jejich platnost a co si výkaz kopíruje.
- Pracovní smlouva — sjednaný týdenní úvazek a jeho pořadí přednosti.
- Výkaz docházky — tlačítko Změnit typ úvazku a co všechno přepíše.
- Nepřítomnosti a nároky — nárok v hodinách proti zobrazení ve dnech.
- Plán směn — jak plán vzniká a co je zafixované období.
- Směny, přestávky a svátky — agenda pracovních směn.