Výkaz docházky najdeme v agendě Výkazy docházky v menu Docházka. Vedle ní stojí zdrojové agendy výpočtu, tedy plán směn, nepřítomnosti, služební cesty a směny, přestávky a svátky.
¶ K čemu výkaz docházky slouží
- Měsíční obraz odpracované doby — skládá se ze zaznamenané docházky, plánu směn, schválených nepřítomností, služebních cest a svátků.
- Podklad pro mzdy — z výkazu vycházejí mzdy, proto měsíc končí kontrolou a uzamčením.
- Dvě úrovně — měsíční výkaz firmy se seznamem všech zaměstnanců měsíce a pod ním výkaz jednotlivého zaměstnance s rozpisem dní.
Výkaz není uložený dokument. Počítá se živě při každém otevření ze zdrojových záznamů. Když opravíme docházku, nepřítomnost nebo směnu, výsledek se změní hned — žádné tlačítko přepočtu nehledáme.
¶ Životní cyklus výkazu
Typický běh měsíce má šest kroků a v každém z nich jedná někdo jiný.
- Systém založí měsíc. Nový měsíc si systém vytvoří sám každou noc, ručně ho zakládat nemusíme. Řádek dostane každý, kdo byl v daném měsíci zaměstnaný.
- Průběžně přibývá docházka. Záznamy z terminálů a kiosků, schválené nepřítomnosti, potvrzené záznamy služebních cest a naplánované směny se do výkazu promítají živě. Výkaz přitom zobrazuje dny jen do včerejška.
- Personalista výkaz opraví a doplní. Podle varování dohledá dny bez odchodu, chybějící rozvrh a nesplněný fond a srovná je ruční úpravou.
- Zaměstnanec výkaz potvrdí. Tlačítkem Označit za potvrzené na svém vlastním výkazu. Teprve po potvrzení může požádat o převod přesčasu.
- Nadřízený výkaz zkontroluje. Tlačítkem Zkontrolováno, k tomu potřebuje oprávnění Zkontrolování výkazu docházky (
CHECK_ATTENDANCE_STATEMENT). Na už zkontrolovaném výkazu se totéž tlačítko jmenuje Není zkontrolováno a kontrolu zase zruší. - Personalista výkaz uzamkne. Jednotlivě tlačítkem Zamknout, nebo hromadně za celý měsíc. Uzamčení zavírá období pro změny a je skutečnou tečkou za měsícem.
¶ Stavy výkazu
Výkaz zaměstnance prochází třemi nezávislými příznaky.
| Příznak | Kdo ho dává | Význam |
|---|---|---|
| Pracovník potvrdil | zaměstnanec tlačítkem Označit za potvrzené na svém výkazu | souhlasí s vykázanými časy |
| Zkontrolováno | nadřízený s oprávněním Zkontrolování výkazu docházky | výkaz prošel kontrolou |
| Uzamčeno | personalista tlačítkem Zamknout nebo hromadně | výkaz je uzavřený pro změny |
Pořadí potvrzení, kontrola a zámek je doporučený postup, systém ho ale nevynucuje. Jediná vazba platí u zámku — zamčený výkaz už zaměstnanec nepotvrdí a tlačítko kontroly zmizí.
V seznamu zaměstnanců se tyto tři příznaky slévají do jediného sloupce Stav, který ukazuje vždycky jen ten nejvyšší z nich. Zámek přebije kontrolu a kontrola přebije potvrzení, takže hodnoty jdou po sobě Není zkontrolováno, Pracovník potvrdil, Zkontrolováno a Uzamčeno. Zamčený výkaz, který nikdo nezkontroloval, tedy ve sloupci Stav vypadá stejně jako zamčený zkontrolovaný. Jednotlivé příznaky poznáme podle ikon ve sloupci Upozornění a na detailu zaměstnance.
Pole Stav na měsíci (Nový / Potvrzeno / Uzavřeno) je proti tomu jen informativní poznámka pro personalistu. Nastavuje se ručně a nic neblokuje. Skutečnou tečkou za měsícem je uzamčení výkazů a navazující zpracování mezd.
¶ Kde výkaz najdeme a jak vzniká
Agenda Výkaz docházky (menu Docházka) ukazuje seznam měsíců. Nový měsíc si systém založí sám každou noc, ručně ho vytvářet nemusíme. Detail měsíce nese pole Stav, Poznámka a Související záznamy a hlavně tabulku všech zaměstnanců, kteří byli v daném měsíci zaměstnáni (podle polí Zaměstnán od / do na detailu zaměstnance).
Výkaz je jeden na člověka, ne na pracovní poměr. Zaměstnanec, který má souběžně víc smluv, například hlavní pracovní poměr a k tomu dohodu o provedení práce, má v měsíci pořád jediný řádek výkazu a jedinou docházku. Ani seznam, ani detail výkazu nikde nenabízí výběr smlouvy. Když opravdu potřebujeme vést docházku za každý poměr zvlášť, jediná cesta je založit tomu člověku druhou kartu zaměstnance.
Dělící čára vede přesně mezi docházkou a mzdou. Na člověku visí výkaz, záznamy docházky, nepřítomnosti, plán směn i parametry docházky. Na pracovní smlouvě naproti tomu visí mzda a nárok na nepřítomnosti. Proto se nárok při souběhu počítá za každou smlouvu zvlášť, ale čerpání se mezi smlouvy nedělí, protože zaevidovaná nepřítomnost žádnou smlouvu nezná.
Stejná čára rozhoduje i o tom, komu se vygeneruje mzda. Hromadné Vygenerovat mzdy udělá jednomu člověku jedinou mzdu, a to za hlavní pracovní poměr. Za druhou souběžnou smlouvu doklad nevznikne, ani když generování spustíme znovu, a uzamknout měsíc mezd přitom nejde, dokud mzdu nemá každá smlouva platná v měsíci. Doklad za druhou smlouvu proto musíme přidat ručně tlačítkem Přidat novou mzdu a částky na něj zapsat sami, protože odpracované hodiny měsíce si vezme hlavní poměr a druhé smlouvě zůstane nulový fond.
Netýká se to dohod jako takových. Je-li dohoda jediným poměrem člověka, je sama jeho hlavním zaměstnáním, dostane docházku i mzdu se vším všudy. Problém dělá teprve souběh.
Do pole Související záznamy nahrajeme sešit Excelu s doplňkovými peněžními položkami pro mzdy. Položky se čtou z druhého listu od druhého řádku a sloupce jsou identifikátor osoby, mzdový kód a částka. Využívá je jenom export do Heliosu, jinde v systému se soubor nepoužije.
Výkaz zobrazuje dny jen do včerejška. Dnešní docházku v něm neuvidíme — objeví se až následující den.
Co výkaz počítá, řídí Nastavení docházky a Parametry docházky zaměstnance. Obojí se do výkazu kopíruje. Parametry zaměstnance se zkopírují při založení jeho řádku, a ten nevzniká otevřením měsíce, ale až akcí, která s ním pracuje. Založí ho tlačítka Uložit, Zamknout, Zkontrolováno a Změnit typ úvazku na detailu výkazu a také Označit za potvrzené, kterým výkaz potvrzuje sám zaměstnanec. Berou se přitom parametry platné k prvnímu dni toho měsíce. Globální nastavení se zamrazí při prvním uzamčení kteréhokoli zaměstnance v měsíci.
¶ Seznam zaměstnanců v měsíci
Ve výchozím zobrazení má tabulka vedle sloupců zaměstnance Id, Název a Fotografie ještě Stav, Upozornění, Pracovní doba a Odpracované dny. Za nimi následuje sloupec pro každý druh času, který se v měsíci vyskytl — Fond pracovní doby, Přítomnost, Přesčas, jednotlivé typy nepřítomností, směny a další. Druh času, který v měsíci nikdo nemá, svůj sloupec nedostane. Součtové sloupce, tedy ty, které v sobě mají započtené i navázané druhy času, poznáme podle předsazeného znaku Σ.
Sloupec Upozornění shrnuje stav řádku ikonami. Zámek znamená uzamčený výkaz, oko zkontrolovaný a postavička s fajfkou potvrzení pracovníkem. Výstražný trojúhelník oznamuje problém — po najetí myší se zobrazí, které z varování se zaměstnance týká.
Sloupec Odpracované dny počítá dny, ve kterých vykázaný čas dosáhl hodnoty Minimální počet hodin k započítání odpracovaného dne z nastavení. Tento počet přebírají mzdy, například pro nárok na stravenky.
Ve výběru sloupců je i Platná pracovní smlouva. Hodnotu nese ikona, fajfka znamená ano a křížek ne. Sloupec ale říká jen to, že měl člověk v měsíci aspoň jednu platnou smlouvu. Souběh několika poměrů se do něj slije do jediné fajfky a dělit výkaz podle smluv se z něj nedá.
Pod tabulkou jsou hromadné akce pro celý měsíc.
- Uzamknout záznamy — uzamkne všechny právě odfiltrované, dosud nezamčené zaměstnance najednou.
- Aktualizovat nastavení docházky — znovu zkopíruje zamrazené globální nastavení do měsíce. Tlačítko se objeví až po prvním uzamčení, které kopii vytvoří, a jen ve chvíli, kdy není uzamčený žádný zaměstnanec. Dokud je někdo zamčený, tlačítko bez jakékoli hlášky zmizí.
- Shrnutí do souboru — export součtů časů pro externí mzdový systém. Ve standardní instalaci se stáhne soubor
attendance_summary_<rok>-<měsíc>.xml, obsah i formát ale určuje napojený systém. Podrobnosti popisuje stránka o mzdách mimo Factorify. - Vytisknout vše — tisková sestava výkazů všech odfiltrovaných zaměstnanců.
¶ Detail zaměstnance
Řádkem tabulky otevřeme detail zaměstnance ve výkazu. Nahoře je Souhrn časů — součty za měsíc. Pod ním Poznámka k výkazu a rozpis jednotlivých dní Detaily časů. Se zapnutým polem Zobrazit odměny a srážky ve výkazu docházky v nastavení docházky se dole ukáže i tabulka potvrzených odměn a srážek zaměstnance.
Rozpis dní vypadá u každého typu úvazku jinak.
- Pevný úvazek má sloupce Datum, Nepřítomnost, Naplánováno, Zaznamenáno, Výsledný interval a Reportováno.
- Pružný úvazek má jen Datum, Nepřítomnost, Zaznamenáno a Reportováno. Naplánováno ani Výsledný interval u něj nejsou, protože se pružný úvazek se směnou nesrovnává.
Sloupec Reportováno neukazuje jenom celkový čas dne, ale i jeho rozpad po jednotlivých intervalech s názvy druhů času. Víkendy a svátky jsou v rozpisu podbarvené zeleně a neděle je navíc oddělená čárkovanou čarou.
Rozpis dní končí včerejškem. V měsíci, do kterého spadá dnešek, je posledním řádkem včerejší den, a to i tehdy, když zaměstnanec dnes už přiložil kartu. Dnešní příchod ani odchod se proto ve výkazu ručně zapsat nedá a počká se s ním na zítřek. V dřívějších měsících se vypíše celý měsíc.
Starší dny naopak upravit jdou, u každého typu úvazku ale jinak. U pružného úvazku otevřeme tlačítkem Přidat nový interval dialog Zaznamenat příchod/odchod a v řádku jsou k tomu Upravit interval a Odstranit intervaly. U pevného úvazku se příchod a odchod ručně nezapisuje vůbec a jediné tlačítko řádku je Přidat konečný interval.
U pružného úvazku je vedle Souhrnu časů ještě sekce Výsledné časy se třemi položkami, tedy Odpracované hodiny, Neschválený přesčas a přepisovatelné pole Maximální povolený přesčas. U pevného úvazku tato sekce není. Do Odpracovaných hodin nevstupují převody přesčasu, rezerva ze služební cesty ani neschválený přesčas — ty se objeví až v Souhrnu časů.
¶ Souhrn časů má dva sloupce
Souhrn časů je ve dvou sloupcích a každý z nich znamená něco jiného.
Vpravo je čas tak, jak vznikl. Každý řádek pravého sloupce je jedna kombinace druhů času. Samotná Přítomnost tam proto znamená čas, který není zároveň ničím jiným, a hodina odpracovaná v noci má vlastní řádek Přítomnost, Noc. Sečtením pravého sloupce dostaneme veškerý čas, který do výkazu vstoupil, a každou hodinu v něm započteme právě jednou.
Vlevo jsou součty. Levý sloupec má pevnou sadu řádků a každý z nich sečte všechny kombinace, ve kterých se ten druh času objevil. Řádek Přítomnost tam tedy obsahuje i čas, který je zároveň Nocí nebo Odpolednem. Tentýž čas je proto vlevo započtený víckrát a levý sloupec se sečíst nedá.
Na ukázce si to spočítáme. Vpravo je odpracovaný čas rozpadlý do pěti řádků, tedy 78:30 samotné Přítomnosti a k tomu 1:00 o víkendu, 1:00 v noci, 1:30 ve svátek a 12:30 odpoledne. Vlevo je řádek Přítomnost 94:30, což je součet těch pěti. Řádky Víkend, Noc, Svátky a Odpoledne vlevo jenom vytahují, kolik z těch 94:30 do které kategorie spadlo, takže tentýž čas je vlevo započtený dvakrát. Sečtením celého pravého sloupce, tedy i čtyř nepřítomností a kompenzace za svátky, dostaneme 138:00. V tomto měsíci je to zároveň Vykázaný čas vlevo nahoře, protože zaměstnankyně neměla přesčas a fond nepřekročila.
Druhá ukázka je bohatší měsíc. Zaměstnanec v něm fond překročil, k obvyklým ranním směnám měl navíc jednu víkendovou odpolední a jednu noční směnu, přinesl si přesčas z minulého měsíce a část si nechal převést do dalšího, dva dny byl na dovolené a měl sledované přestávky. Zapnutá jsou i obě pole za směny, takže vpravo přibyly počty odpracovaných dnů na jednotlivých směnách a vlevo hodiny za tytéž směny.
Levý sloupec obsahuje vždy tyto tři řádky.
| Řádek | Význam |
|---|---|
| Fond pracovní doby | kolik měl zaměstnanec v měsíci odpracovat, podle rozvrhu |
| Vykázaný čas | součet celého pravého sloupce kromě přesčasu, nejvýše však do výše fondu. Nadúvazek se na rozdíl od přesčasu započítává |
| Chybějící hodiny | kolik hodin do fondu chybí |
K nim přibude řádek za každý z devíti druhů času, jehož součet nevyšel nula. Jsou to Přítomnost, Přesčas, Nadúvazek, Svátky, Víkend, Sobota, Neděle, Odpoledne a Noc. Jiné řádky levý sloupec nemá.
Které z těchto druhů času se vůbec sledují, je dané nastavením instalace a v Nastavení docházky se to nepřepíná. Ve výchozím nastavení jsou zapnuté Noc, Odpoledne, Víkend a Svátky, takže samostatné řádky Sobota a Neděle nevzniknou a víkendová práce se pozná jen podle štítku Víkend. Když je potřebujeme rozlišovat, musí je zapnout dodavatel.
| Řádek | Význam |
|---|---|
| Přítomnost | čas odpracovaný podle záznamů docházky, i s převody přesčasu, ale bez přesčasu a nadúvazku — ty mají vlastní řádky |
| Nadúvazek a Přesčas | práce nad fond, viz Přesčas a nadúvazek |
| Svátky, Víkend, Sobota, Neděle, Odpoledne, Noc | doplňkové štítky pro mzdové příplatky — tentýž čas je započtený i v Přítomnosti, Přesčasu nebo Nadúvazku |
Všechno ostatní je jenom vpravo. Ve výkazu se objeví to, co v měsíci opravdu vzniklo.
| Řádek vpravo | Význam |
|---|---|
| Přítomnost a její kombinace se štítky | odpracovaný čas rozpadlý podle toho, do čeho spadl, například Přítomnost, Noc nebo Přítomnost, Víkend, Sobota |
| Přesčas a Nadúvazek i s kombinacemi | práce nad fond, opět rozpadlá podle štítků |
| název typu nepřítomnosti | za každý typ nepřítomnosti vlastní řádek, například Dovolená nebo Nemoc |
| Kompenzace za svátky | dorovnání fondu za svátek |
| Rezerva | dorovnání fondu ze služební cesty |
| Přítomnost, Převedeno dovnitř | převod přesčasu z minulého měsíce, kladná hodnota |
| Přítomnost, Převedeno ven | převod přesčasu do dalšího měsíce, záporná hodnota |
| Sledované přestávky | čas sledovaných přestávek, záporná hodnota, protože se od odpracované doby odečítá |
| název směny | jen se zapnutými poli za směny, viz níže |
Řádek Přestávka v souhrnu nehledáme. Běžné přestávky do Souhrnu časů vůbec nevstupují, jsou jenom v rozpisu dní. Odečítají se jen sledované přestávky, a to záporným řádkem.
Rezerva a Kompenzace za svátky se nikdy nepotkají s přesčasem ani s nadúvazkem. Obojí totiž dorovnává chybějící hodiny, takže vzniká jen v měsíci, ve kterém zaměstnanec fond nenaplnil. Přesčas a nadúvazek naopak vznikají jen v měsíci, ve kterém fond překročil. V jednom souhrnu tedy uvidíme buď jedno, nebo druhé. Na první ukázce výše je proto kompenzace za svátky a žádný přesčas, na druhé přesčas s nadúvazkem a žádná kompenzace. Takhle vypadá souhrn měsíce s rezervou ze služební cesty.
Pole Započítat noc a odpoledne v pružném rozvrhu v nastavení docházky rozhoduje, jestli se Noc a Odpoledne počítají i lidem s pružným úvazkem.
Poli Přítomnost za směnu a Součet přítomnosti za směnu v nastavení docházky přidáme do souhrnu ještě řádky za jednotlivé směny. První přidá vpravo počet dní odpracovaných na dané směně, druhé přidá vlevo počet hodin. Do hodin za směnu se počítá jen přítomnost a přesčas, nadúvazek ne, takže směna odpracovaná celá v nadúvazku má vlevo nulu. Na druhé ukázce výše je to vidět na řádku Noční směna.
¶ Jak se počítá odpracovaná doba
Záznamy z terminálů a kiosků se spárují do intervalů příchod–odchod. Interval patří do dne příchodu, i když končí po půlnoci. Odchod se hledá nejdéle 20 hodin po příchodu — když zaměstnanec zapomene označit odchod, interval je neúplný a do výkazu se nezapočte nic. Takový den poznáme podle varování a opravíme ho ruční úpravou.
Příchod se zaokrouhluje nahoru a odchod dolů, po kroku z pole Zaokrouhlit na minuty (přebitelné na zaměstnanci). Zaokrouhlení ovlivňuje jen započtený čas. V rozpisu dne u Zaznamenáno vidíme skutečné časy záznamů, započítá se ale interval zaokrouhlený — při kroku 10 minut a docházce 6:57–15:04 se započte 7:00–15:00.
Další krok se liší podle typu úvazku.
Pevný úvazek — započte se jen průnik zaznamenané docházky s naplánovanou směnou. Přítomnost mimo směnu nevzniká vůbec, přestávky se odečítají podle záznamů agendy Přestávky. Výsledkem jsou konečné intervaly dne — ve výkazu sloupec Výsledný interval.
Pružný úvazek — započte se veškerá přítomnost od Nejdřívějšího začátku práce, přestávky se vkládají automaticky po šesti hodinách souvislé přítomnosti. Práce nad denní fond se průběžně řadí do přesčasu, viz dále.
¶ Nepřítomnosti ve výkazu
Do výkazu vstupují jen nepřítomnosti ve stavu Schváleno. Žádosti ani konflikty se nepočítají — dokud nadřízený žádost neschválí, den vypadá jako neodpracovaný. Typ nepřítomnosti s polem Nereportovat se do výkazu nepromítne vůbec, jen potlačí varování o chybějícím rozvrhu.
U pevného úvazku celodenní a půldenní nepřítomnost snižuje denní fond (o celý den, nebo o polovinu) a ve výkazu se ukáže jako položka v hodnotě fondu. Nepřítomnost typu Čas se vloží jako interval oříznutý směnou — pole Mimo směnu na typu nepřítomnosti ořez vypne.
U pružného úvazku nepřítomnost není interval, ale hodiny dopočtené do denního fondu. Když zaměstnanec část dne odpracuje, nepřítomnost doplní jen zbytek. Chování mění pole Započítat v plné výši a Odečíst překrývající přítomnosti na typu nepřítomnosti.
¶ Svátky
Řádek Kompenzace za svátky vzniká dvěma na sobě nezávislými způsoby a každý vypíná něco jiného.
Za neodpracovaný svátek v pracovní den se dorovná denní fond, aby svátek nechyběl v odpracovaných hodinách. Tuto kompenzaci vypne pole Vyjmout svátky z pracovní doby v nastavení docházky, a u rovnoměrného rozvržení také nepravidelný fond. U rozvrhu Dle směn je navíc podmínkou, že má zaměstnanec na ten den naplánovanou směnu s nenulovým fondem, jinak nevznikne nic, a u noční směny se kompenzace ořízne na tu část směny, která do svátku opravdu spadá.
Za odpracovaný svátek, když zaměstnanci v měsíci chybí hodiny do fondu, se práce ve svátek přetypuje na kompenzaci do výše chybějících hodin, nejvýš však do výše přítomnosti ve svátek. Řádek Svátky o tu dobu klesne, původní přítomnost si délku ponechá a kompenzace k ní přibude navíc, takže celkový vykázaný čas se o kompenzaci zvýší — právě tím se chybějící fond dorovná. Tuto kompenzaci vypne jen nepravidelný fond, pole Vyjmout svátky z pracovní doby na ni nemá vliv.
V případě zaměstnance s fondem 7,5 hodiny denně, který odpracoval svátek celý, tedy 7,5 hodiny, a v měsíci mu do fondu chybí 3,5 hodiny, dopadne výpočet takto. Ve výkazu vyjde Svátky 4:00 a Kompenzace za svátky 3:30. Kdyby mu chybělo víc než 7,5 hodiny, spadnou Svátky na nulu a kompenzace se zastaví na 7,5 hodiny, zbytek zůstane jako chybějící hodiny.
¶ Služební cesty
Čas na služební cestě se započítá oříznutý — u pevného úvazku směnou, u pružného Běžnou pracovní dobou mimo víkendy a svátky. Zbytek času na cestě tvoří Rezervu. Rezervu sytí i rozdíl mezi vykázanými a potvrzenými časy na Záznamech práce cesty. Rezerva se použije jen na dorovnání chybějících hodin — přesčas z ní nikdy nevznikne.
Řádek Rezerva navíc vznikne jenom za dvou podmínek. Za prvé musí být v nastavení docházky zapnuté pole Rezerva služební cesty, bez něj se rezerva nepočítá vůbec. Za druhé musí zaměstnanci v měsíci opravdu chybět hodiny do fondu. Komu fond vyšel, tomu se řádek Rezerva neukáže, i když na cestě strávil čas navíc.
Do výkazu vstupují jen potvrzené záznamy služební cesty. Nepotvrzený záznam se u dne ohlásí jako upozornění a čas se nezapočte.
¶ Přesčas a nadúvazek
Přesčas se vyhodnocuje za celý měsíc, ne po dnech. Vše nad denní fond se sice průběžně značí, ale na konci se sečte celý měsíc — dokud odpracovaná doba nepřekročí měsíční fond, čas nad denní směnu zůstane obyčejnou Přítomností.
Nejčastější dotaz k výkazu zní „proč nevidím přesčas, když byl zaměstnanec v práci déle". Odpověď — přesčas se ukáže, až odpracovaná doba překročí měsíční fond. Do té doby delší dny jen dorovnávají dny kratší.
Čas nad měsíční fond se rozdělí na dvě položky. Nadúvazek je pásmo mezi fondem a Referenční pracovní dobou — u zkráceného úvazku jde o práci nad úvazek do plné pracovní doby, bez příplatku. Co je i nad referenční dobou, je Přesčas. Bez vyplněné Referenční pracovní doby je vše nad fond přesčas. Do dnů se přesčas rozepisuje od víkendů a v rámci dne od konce pracovní doby. U nepravidelného fondu přesčas nevzniká vůbec.
U pružného úvazku přesčas nad Maximální povolený přesčas z výkazu zmizí. Hodiny nad limit se nevrátí do Přítomnosti ani mezi chybějící hodiny, takže o ně klesnou Odpracované hodiny, a jejich počet se jen vypíše do položky Neschválený přesčas. Výchozí hodnotu bere toto pole z Výchozí maximální přesčas [hodiny] v nastavení docházky, na detailu zaměstnance žádné takové pole není. Kopie pro konkrétní měsíc je přímo na detailu výkazu v sekci Výsledné časy, takže přepsáním čísla přesčas schválíme jen pro ten jeden měsíc. Totéž mění i tlačítko Změnit typ úvazku.
U pevného úvazku se limit neuplatní vůbec. Pole Maximální povolený přesčas se u něj v dialogu Změnit typ úvazku ani nenabízí a přesčas zůstane celý, ať je v databázi uložené jakékoli číslo.
Takhle jednoduše se ale limit chová jen u pružného zaměstnance, který nemá vyplněnou Referenční pracovní dobu. Na měsíci s fondem 4 hodiny a 20 odpracovanými hodinami, tedy s přebytkem 16 hodin, vypadá výsledek takto.
| Maximální povolený přesčas | Přesčas | Přítomnost | Odpracované | Neschválený přesčas |
|---|---|---|---|---|
| bez omezení | 16:00 | 4:00 | 20:00 | 0:00 |
| 8 hodin | 8:00 | 4:00 | 12:00 | 8:00 |
| 2 hodiny | 2:00 | 4:00 | 6:00 | 14:00 |
| 0 hodin | 0:00 | 4:00 | 4:00 | 16:00 |
Řádek Nadúvazek se v takovém měsíci neobjeví vůbec, protože bez referenční doby žádné pásmo nadúvazku není. Vykázaný čas i Chybějící hodiny zůstávají na limitu nezávislé.
¶ Limit přesčasu u zkráceného úvazku s referenční dobou
Má-li pružný zaměstnanec vyplněnou Referenční pracovní dobu, chová se limit jinak, než jeho název slibuje. Přesčas se neořízne na hodnotu limitu, ale zruší se celý, a hodnota limitu se místo toho překlopí do Nadúvazku. Nadúvazek tedy o hodnotu limitu vzroste, dokud se vejde do svého pásma.
Na měsíci s fondem 5 hodin, pásmem nadúvazku 15 hodin a 25 odpracovanými hodinami to vypadá takto.
| Maximální povolený přesčas | Nadúvazek | Přesčas | Přítomnost | Odpracované | Neschválený přesčas |
|---|---|---|---|---|---|
| bez omezení | 15:00 | 5:00 | 5:00 | 25:00 | 0:00 |
| 8 hodin | 23:00 | 0:00 | 2:00 | 25:00 | 12:00 |
| 2 hodiny | 17:00 | 0:00 | 5:00 | 22:00 | 18:00 |
| 0 hodin | 15:00 | 0:00 | 5:00 | 20:00 | 20:00 |
Je-li limit nižší než vzniklý přesčas, hodiny nad limit z výkazu zmizí úplně a nevrátí se ani do Přítomnosti, takže klesnou i Odpracované hodiny. Je-li limit naopak vyšší, doplní si nadúvazek chybějící hodiny z Přítomnosti.
Neschválený přesčas se přitom počítá z celého přebytku nad fond, tedy včetně hodin nadúvazku. Proto v tabulce vychází při limitu 8 hodin dvanáct hodin neschváleného přesčasu, přestože řádek Přesčas je nulový.
Není to tedy počet hodin, o které zaměstnanec ve výkazu přišel, ale rozdíl mezi přebytkem nad fond a limitem. U zaměstnance s referenční pracovní dobou se obojí běžně rozchází. Na měsíci s fondem 4 hodiny, pásmem nadúvazku 12 hodin a 20 odpracovanými hodinami hlásí výkaz při limitu 8 hodin osm hodin neschváleného přesčasu, přestože Odpracované hodiny zůstanou plných 20:00 a neodebere se ani hodina. Limit tam jen překlopí osm hodin do Nadúvazku a čtyři z nich si vezme z Přítomnosti, která klesne na nulu.
Nová instance má Výchozí maximální přesčas [hodiny] nastavený na nulu. U pružného zaměstnance s referenční pracovní dobou to znamená, že řádek Přesčas nevykáže nikdy a všechno nad pásmo nadúvazku z výkazu zmizí. Než se u pružných úvazků začne s přesčasy pracovat, je potřeba tu hodnotu nastavit.
¶ Převody přesčasů
Převod přesčasu přenáší nevyčerpaný přesčas do dalšího měsíce a eviduje ho agenda Převody přesčasů v menu Docházka. Zaměstnanec o převod žádá tlačítkem Přenést přesčas na svém potvrzeném výkazu, schvaluje nadřízený. Ve zdrojovém měsíci se hodiny ukážou jako Převedeno ven, v cílovém jako Převedeno dovnitř, snížené o pole Propadlé hodiny. S nastavením Započítat převedený přesčas po konci měsíce se v probíhajícím měsíci převedené hodiny počítají jen do výše chybějících hodin — celé se projeví až po skončení měsíce.
Do výkazu vstupují jen schválené převody. Žádost čekající na nadřízeného se v souhrnu časů nijak neprojeví.
Převod jde založit i rovnou v agendě, což se hodí, když o něj zaměstnanec sám nepožádal. Záznam má povinná pole Člověk, Stav, Převod z období, Hodiny a Propadlé hodiny, hodiny se zadávají ve tvaru 20:00. Pole Schváleno v a Schváleno jsou jen ke čtení a vyplní se sama ve chvíli, kdy stav přepneme na Schváleno nebo Zamítnuto, návratem do stavu Žádost se zase vyprázdní. O tom, ze kterého měsíce se přesčas převádí, rozhoduje jedině měsíc v poli Převod z období, na dni nezáleží.
Při uložení se kontrolují čtyři věci a zastaví se to na první z nich, která neprojde.
- Uzamčený výkaz cílového měsíce uložení odmítne hláškou „Tento měsíc je již uzamčený.".
- Přesčas musí dosáhnout hodnoty Minimum přesčasových hodin k převodu z nastavení docházky. Porovnává se ostře, takže i při minimu nula se odmítne zaměstnanec se záporným přesčasem.
- Hodiny nesmí být vyšší než dostupný přesčas, jinak přijde hláška „Máte pouze 2.0 hodin přesčasu, ale žádáte o převod 20.0!". Dostupný přesčas je přitom jen řádek Přesčas ze Souhrnu časů. Nadúvazek se do něj nepočítá, takže zaměstnanci se zkráceným úvazkem jde převést jen to, co odpracoval nad referenční pracovní dobu, ne hodiny nad sjednaný úvazek.
- Na jeden měsíc smí mít zaměstnanec jediný převod ve stavu Žádost nebo Schváleno, druhý skončí hláškou „Pro tento měsíc je již existující převod přesčasu.".
Třetí kontrola se u záznamu zakládaného rovnou ve stavu Schváleno vůbec neprovádí. Zaměstnanci, který měl za únor dvě hodiny přesčasu, se takhle uloží schválený převod dvaceti hodin a ve výkazu mu jich dvacet ubude. Ve stavu Žádost by tentýž záznam neprošel. Zakládáme-li schválený převod ručně, počet hodin si hlídáme sami.
Existuje-li za daný měsíc už vygenerovaná výplatnice, převod se uloží a nad formulářem se objeví upozornění „Existuje vygenerovaná mzda pro tento měsíc. Bude nutné přepočítání.". Uzamčená mzda uložení odmítne.
¶ Ruční úpravy
U pevného úvazku editujeme přímo výsledné intervaly — časy jdou přepsat, interval přidat tlačítkem Přidat konečný interval, smazat, nebo přesunout na jiný den, který zatím žádný interval nemá. Souhrn časů se přepočítává hned při psaní. Jakmile den nějaký konečný interval má, objeví se pod intervaly ještě rozbalovací seznam směn. Směna je předvyplněná z plánu směn a její změnou se den přepočítá.
Bez naplánované směny se den u pevného úvazku uložit nedá. Konečné intervaly se totiž ukládají na řádek směny, takže den s intervalem a bez směny zůstane nevalidní a tlačítko Uložit je pořád neaktivní, bez jakékoli hlášky. V rozbalovacím seznamu směn se přitom nabízejí jen směny přiřazené tomu zaměstnanci na kartě Směny a směny, které v daném měsíci už v plánu má. Komu nikdo žádnou směnu nepřiřadil, tomu je seznam prázdný a přítomnost mu do výkazu zadat nejde vůbec. Fond pracovní doby přitom u rozvrhu Rovnoměrný vyjde i bez směn, takže celý měsíc skončí jako Chybějící hodiny.
Den s ručně uloženými intervaly drží své hodnoty. Ikona se dvěma šipkami (Obnovit čas směny) ho po potvrzení vrátí automatickému výpočtu — smaže konečné intervaly dne a zruší příznak ručního uložení. Naplánovaná směna dni zůstane.
Nejde o „obnovit zobrazení". Ikona ruční úpravy dne opravdu smaže a zpátky se nedají vrátit.
S oprávněním Hromadná editace intervalů máme navíc tlačítka Zarovnej k časům směny a Vynulovat konečné intervaly. Každé se chová jinak.
Zarovnej k časům směny se provede a uloží hned, bez ptaní. Každému dni s naplánovanou směnou nastaví intervaly přesně podle časů směny. Dny s nepřítomností, i částečnou, úplně přeskočí — nic jim nenastaví ani nesmaže.
Vynulovat konečné intervaly se nejdřív zeptá dialogem „Opravdu chcete vynulovat konečné intervaly? Tato změna je nevratná!". Po potvrzení smaže konečné intervaly všech dní zobrazeného měsíce a zruší jim příznak ručního uložení, takže se dny přepočítají znovu z docházky. Je to tedy totéž co ikona obnovení u jednoho dne, jen za celý měsíc naráz. Naplánované směny zaměstnanci zůstanou.
U pružného úvazku se editují přímo záznamy docházky (příchody a odchody). U dne je tlačítko plus pro nový záznam a tužka pro opravu — obě otevírají dialog Zaznamenat příchod/odchod. Ikona popelnice smaže všechny záznamy dne najednou. K editaci a mazání záznamů potřebujeme oprávnění Smazat záznam docházky. Ručně upravený záznam nese trojúhelník s popisem, že byl editován.
Tlačítko Uložit v patičce zůstává neaktivní, dokud se ve výkazu něco nezmění. Samotné otevření měsíce tedy uložení nevyvolá, a kdo potřebuje uložení vynutit, musí do výkazu něco zapsat, třeba poznámku.
Záznamy docházky nejde vkládat do budoucna ani do uzamčeného období.
¶ Varování
Výkaz sám nic nevynucuje, na problémy jen upozorňuje. Souhrnná varování za celý měsíc přitom najdeme na dvou místech a každé z těch míst jich ukazuje jiný počet.
V seznamu zaměstnanců v měsíci je nese výstražný trojúhelník ve sloupci Upozornění. Po najetí myší se pod sebou vypíšou všechna, která se zaměstnance týkají. Tady se objeví celá pětice.
| Varování | Kdy se objeví |
|---|---|
| Povinné přestávky jsou porušeny! | zaměstnanci chybí povinný denní nebo týdenní odpočinek, kontroluje se i 6 dní před začátkem měsíce |
| Chybí přestávky! | souvislá přítomnost překročila Maximální přítomnost bez přestávky |
| Pravděpodobně přítomen během nepřítomnosti. | zaměstnanec má na den schválenou nepřítomnost a zároveň významnou zaznamenanou docházku, viz práh varování |
| Chybí denní rozvrh! | pracovní den bez směny, docházky i nepřítomnosti |
| Nesplněný fond. | vykázaný čas nedosáhl fondu pracovní doby |
V detailu zaměstnance jsou z té pětice nad Souhrnem časů jenom dvě, tedy Povinné přestávky jsou porušeny a Pravděpodobně přítomen během nepřítomnosti. Zbylá tři se v detailu nezobrazují vůbec a dozvíme se o nich jedině ze seznamu.
Překročení pole Maximální přítomnost bez přestávky se v detailu ohlásí textem Povinné přestávky jsou porušeny, tedy stejnou větou jako porušený povinný odpočinek. Obě příčiny se slévají do jediného upozornění a v detailu se rozlišit nedají. Který z těch dvou důvodů nastal, pozná uživatel jedině podle textu v seznamu.
Dny s porušenou přestávkou se v rozpisu podbarví, a to jen v pravé části řádku se soupisem vykázaných časů. Podbarvení je světle zelené, stejné jako u víkendů a u dnů pod fondem, takže samo o sobě příčinu neprozradí.
¶ Upozornění u jednotlivých dní
Vedle souhrnných varování se hlásí ještě čtyři věci, vždy nad řádkem dotčeného dne.
| Upozornění | Kdy se objeví |
|---|---|
| Přítomnost se kryje s nepřítomností | zaznamenaná přítomnost zasahuje do nepřítomnosti zadané časem. U celodenní ani půldenní nepřítomnosti se nehlásí |
| Chybí záznam docházky | jen ve dni se služební cestou, kdy některý záznam docházky nemá příchod nebo odchod. Ve dni bez služební cesty neúplný záznam toto upozornění nevyvolá |
| Některé záznamy služební cesty nejsou potvrzeny | den má nepotvrzený záznam cesty nebo záznam práce |
| Chybí konečné intervaly | den má záznamy docházky a žádný konečný interval. Jen u pevného úvazku, u pružného se neobjeví nikdy |
¶ Kdy se hlásí přítomnost během nepřítomnosti
Varování Pravděpodobně přítomen během nepřítomnosti není na jakýkoli překryv. Aby se ohlásilo, musí u některého dne platit obojí najednou.
- Nepřítomnost toho dne je delší než polovina denního fondu.
- Nepřítomnost a odpracovaná doba dohromady, po odečtení dvou hodin, přesáhnou denní fond. Ty dvě hodiny jsou tolerance na to, že si člověk na chvíli odskočí do práce.
V případě zaměstnance s denním fondem 8 hodin a celodenní dovolenou to dopadne takto. Odpracuje-li ten den hodinu a půl, vyjde 8 + 1,5 − 2 = 7,5, což fond nepřesáhne a nehlásí se nic. Odpracuje-li tři hodiny, vyjde 8 + 3 − 2 = 9, což už fond přesáhne a varování se objeví. U půldenní nepřítomnosti v hodnotě přesně poloviny fondu se varování neobjeví nikdy, protože už první podmínka není splněná, a to ať toho dne odpracuje cokoli.
Odpracovanou dobou se tu myslí Přítomnost, Přesčas a Nadúvazek dohromady. Délka nepřítomnosti se bere tak, jak je spočítaná ve výkazu, ne z rozsahu záznamu nepřítomnosti. Varování se navíc počítá jen u rovnoměrného rozvržení, u rozvrhu Dle směn se nehlásí vůbec.
¶ Uzavření měsíce
Uzamčení blokuje všechny zásahy do uzamčeného období. Nejde upravit ani smazat záznamy docházky, konečné intervaly, nepřítomnosti (pokud to nepovolí Povolit úpravu nepřítomností v uzavřeném výkazu), přestávky, směny, svátky, služební cesty ani převody přesčasů. Odemknout výkaz jde kdykoli stejným tlačítkem.
Zámek přitom není příznak jednoho měsíce, ale posuvná hranice. Systém si u zaměstnance pamatuje poslední den jeho nejnovějšího uzamčeného měsíce a všechno do toho dne bere jako uzavřené. Uzamčením března tedy témuž člověku zavřeme i leden a únor, přestože jejich výkazy zamčené nejsou, a odemčením března se hranice posune zpátky na druhý nejnovější zamčený měsíc. U směn, přestávek, svátků a typů nepřítomností je dosah ještě širší, hranice se tam bere přes všechny zaměstnance ve firmě. Podrobně to popisuje Oprava uzamčeného výkazu.
První uzamčení v měsíci zároveň zamrazí kopii nastavení docházky pro celý měsíc.
Tlačítko Změnit typ úvazku upraví zkopírované parametry zaměstnance jen pro daný měsíc. Přes svůj název nemění zdaleka jenom typ úvazku. Dialog nabízí Typ úvazku, Druh mzdy, Rozvrh pracovní doby, Pracovní doba, Referenční pracovní doba, Zaokrouhlovat docházku na [min] a Nepravidelný fond pracovní doby. Podle vybraných hodnot k nim přibude ještě Maximální povolený přesčas a Nejdřívější začátek práce u pružného úvazku a Nepracovní dny u rovnoměrného rozvrhu. Dvojice Pracovní doba a Referenční pracovní doba se navíc ukáže jen tehdy, když číselník pracovních dob něco obsahuje. Trvalá změna patří do Parametrů docházky.
V dialogu je i Nepravidelný fond pracovní doby. To pole vypíná přesčas i kompenzaci za odpracovaný svátek, takže se jedním zaškrtnutím promění celý měsíční výsledek.
Přehled tří příznaků a jejich pořadí je v sekci Stavy výkazu.
¶ Zaměstnanec a jeho výkaz
Zaměstnanec otevírá svůj výkaz widgetem Můj výkaz docházky na nástěnce — tlačítkem Tento měsíc, případně Předchozí měsíc (to se ukazuje se zapnutým polem Odkaz na docházku za minulý měsíc v nastavení). Výkaz vidí jen pro čtení. K dispozici má tlačítka Označit za potvrzené, Tisknout a po potvrzení výkazu i Přenést přesčas — žádost o převod přesčasu se před potvrzením nenabízí.
¶ Tisk a export
Tlačítko Tisknout na detailu otevře tiskový náhled prohlížeče s výkazem zaměstnance. Sestava má hlavičku se jménem a měsícem, dvousloupcový souhrn časů a rozpis dní — tisknou se jen dny, které nějaká data mají. U uzamčeného výkazu se záznamy docházky v sestavě skrývají. Vytisknout vše na seznamu udělá totéž pro všechny odfiltrované zaměstnance najednou, každý začíná na nové stránce. Shrnutí do souboru exportuje součty časů pro externí mzdový systém — podrobnosti popisuje stránka o mzdách mimo Factorify.
Samotnou souhrnnou tabulku měsíce stáhneme ikonou Exportovat v liště nad tabulkou Souhrn. Nabízí Exportovat do CSV a Exportovat do excelu a vznikne soubor Souhrn.csv, nebo Souhrn.xlsx. Do souboru jde přesně to, co máme na obrazovce, tedy zobrazené sloupce a zafiltrované řádky, kde je řádkem zaměstnanec. Rozpis jednotlivých dnů z detailu v něm není a pro mzdy slouží Shrnutí do souboru, ne tenhle export.
¶ Oprávnění
| Kód | Název v agendě Oprávnění | Co dovoluje |
|---|---|---|
ATTENDANCE_STATEMENTS |
Docházka – Výkazy všech | plný přístup ke všem výkazům včetně úprav a zamykání |
ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES |
Docházka – Přístup na výkazy podřízených | čtení a úpravy výkazů podřízených (rekurzivně podle nadřízených rolí) |
ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READ |
Docházka – Přístup na výkazy podřízených - jen pro čtení | totéž bez úprav a zároveň vstup do agendy Výkazy docházky z menu |
CHECK_ATTENDANCE_STATEMENT |
Docházka – Zkontrolování výkazu docházky | tlačítka Zkontrolováno a Není zkontrolováno |
LOCK_ATTENDANCE_STATEMENT |
Docházka – Zamknutí výkazu docházky | tlačítka Zamknout a Odemknout na detailu |
ATTENDANCE_STATEMENTS_BULK_INTERVALS_EDIT |
Docházka – Hromadná editace intervalů | tlačítka Zarovnej k časům směny a Vynulovat konečné intervaly |
ATTENDANCE_DELETE_RECORDS |
Docházka – Smazat záznam docházky | editace a mazání záznamů docházky a zároveň zápis do výkazu |
OVERTIME_TRANSFERS_REQUEST |
Docházka – Převody přesčasů – Zažádat | tlačítko Přenést přesčas na vlastním výkazu |
OVERTIME_TRANSFERS |
Docházka – Převody přesčasů – Pro mé podřízené | vstup do agendy Převody přesčasů |
OVERTIME_TRANSFERS_ALL |
Docházka – Převody přesčasů – Pro všechny | otevřít a uložit detail konkrétního převodu přímým odkazem |
Vlastní výkaz si každý zaměstnanec zobrazí vždy, bez zvláštního oprávnění.
¶ Dvojice pro všechny a pro podřízené
Do agendy pouští čtecí oprávnění pro podřízené, ne varianta pro všechny, a to je proti očekávání. Právě podle
ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READse agenda Výkazy docházky ukazuje v menu, takže kdo má jen Výkazy všech, do agendy z menu nevstoupí, přestože na serveru smí všechno. Komu mají být výkazy vidět, tomu proto dáváme čtecí oprávnění vždycky a plnou nebo podřízenou variantu k němu přidáváme podle toho, co má smět měnit.
Se samotným čtecím oprávněním zůstanou v patičce výkazu tlačítka Shrnutí do souboru, Vytisknout vše a Nápověda k agendě, tlačítko Uložit je nepřístupné a tlačítka Uzamknout záznamy a Aktualizovat nastavení docházky se vůbec nezobrazí. Výkaz člověka, který dotyčnému podřízený není, se nezobrazí vůbec. Pokus o uložení výkazu podřízeného jen se čtecím právem server odmítne bez jakékoli hlášky.
¶ Oprávnění, která dělají víc, než říká název
Výkazy všech (ATTENDANCE_STATEMENTS) je zároveň právo vidět všechny zaměstnance. Kdo ho má, tomu se rozšíří výběr osob i mimo agendu výkazů, tedy vypne se filtr podřízených v týdenním plánu směn a ve widgetu Zaznamenat příchod/odchod. Nechceme-li, aby nadřízený viděl celou firmu, dáme mu Přístup na výkazy podřízených (ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES) místo Výkazů všech.
Smazat záznam docházky (ATTENDANCE_DELETE_RECORDS) neřídí jen mazání. V denním rozpisu odemyká i tlačítka pro přidání a úpravu intervalu, ale jen u pružného úvazku. U pevného úvazku se neprojeví vůbec, tam o editaci intervalů rozhoduje jen to, jestli je výkaz odemčený. Zároveň je to zapisovací oprávnění měsíční hlavičky výkazu, takže bez něj se hlavička otevře jen pro čtení a nová nejde založit.
Zkontrolování výkazu docházky (CHECK_ATTENDANCE_STATEMENT) není podmínkou pro nadřízeného. Kontrolu výkazu server pustí i tomu, kdo má jen Přístup na výkazy podřízených.
Mazání záznamů docházky nejde povolit jen pro podřízené. Odpovídající oprávnění v produktu není, takže je buď povolíme pro všechny, nebo vůbec.
Názvy oprávnění u Převodů přesčasů jsou zavádějící. Do agendy pouští Pro mé podřízené (
OVERTIME_TRANSFERS), jenže seznam se na podřízené nefiltruje a ukáže převody všech zaměstnanců. Pro všechny (OVERTIME_TRANSFERS_ALL) naopak agendu neotevře vůbec. Kdo má vidět převody přesčasů, potřebujeOVERTIME_TRANSFERS, a kdo nemá vidět celou firmu, tomu je nedáváme.
¶ Co oprávnění u výkazu neochrání
Zamknutí výkazu docházky (
LOCK_ATTENDANCE_STATEMENT), Hromadná editace intervalů (ATTENDANCE_STATEMENTS_BULK_INTERVALS_EDIT) a Převody přesčasů – Zažádat (OVERTIME_TRANSFERS_REQUEST) pracují jen v prohlížeči. Schovají tlačítko, ale server podle nich nic nekontroluje, takže data nechrání. Bereme je jako uklizení obrazovky, ne jako zabezpečení.
Nejvíc to překvapí u zamykání. Odebrání Zamknutí výkazu docházky schová tlačítko Zamknout na detailu výkazu zaměstnance, ale v patičce měsíčního výkazu zůstane tlačítko Uzamknout záznamy, které se ptá jen na oprávnění k výkazům. Kdo smí výkazy editovat, ten je tedy fakticky i zamkne.
Tlačítko Shrnutí do souboru je v patičce vždycky, i pro toho, kdo má jen čtecí oprávnění. Samotný export ale běží na serveru a ten ho ve většině instalací pustí jen s Výkazy všech (
ATTENDANCE_STATEMENTS). Bez toho oprávnění se nic nestáhne a srozumitelná hláška nepřijde. Export navíc není součástí standardu, přidává ho až integrační modul pro Helios nebo Pamicu, případně zákaznický projekt, takže jinde tlačítko skončí chybou.
¶ Navazující oprávnění
Bez těchto oprávnění výkaz funguje, ale některá navazující místa zůstanou skrytá.
| Kód | Název v agendě Oprávnění | K čemu je u výkazu potřeba |
|---|---|---|
PAYROLLS |
Účetnictví – Mzdy | mzdový modul a inicializace zbývajících nepřítomností |
ACCOUNTING_CONFIGURATION |
Účetnictví – Nastavení | mzdové kódy nepřítomností a pole Maximální délka pro ELDP |
PERSON_CONTRACT_SICK_NOTE_FOR_EVERYONE |
E-neschopenka pro všechny | e-neschopenky všech, bez něj jen za podřízené |
Nemá-li mít nikdo přístup ke mzdám, nepřidělíme
PAYROLLSaniACCOUNTING_CONFIGURATIONa celá mzdová větev zůstane skrytá. Export podkladů z výkazu na mzdových oprávněních nezávisí, server na něj chceATTENDANCE_STATEMENTS.
¶ Nejčastější problémy
| Příznak | Příčina | Co s tím |
|---|---|---|
| Zaměstnanec byl v práci déle, ale přesčas se neukázal | přesčas vzniká až nad měsíční fond, ne nad denní směnu | počkat na naplnění fondu, viz Přesčas a nadúvazek |
| Dnešní docházka ve výkazu není | výkaz zobrazuje dny jen do včerejška | objeví se následující den, viz Kde výkaz najdeme |
| Den se nezapočetl vůbec | zaměstnanec zapomněl označit odchod, interval je neúplný | doplnit ruční úpravou |
| Započtený čas nesedí se zaznamenanými časy | příchod se zaokrouhluje nahoru a odchod dolů | zkontrolovat krok pole Zaokrouhlit na minuty, viz výpočet |
| Nepřítomnost se ve výkazu neprojevila | není ve stavu Schváleno, nebo má typ s polem Nereportovat | nechat schválit, viz Nepřítomnosti ve výkazu |
| Převod přesčasu se ve výkazu neprojevil | převod zůstal ve stavu Žádost, do výkazu vstupují jen schválené | nechat schválit, viz Převody přesčasů |
| Ručně založený převod ubral víc hodin, než měl zaměstnanec přesčasu | záznam byl uložený rovnou ve stavu Schváleno a kontrola dostupného přesčasu se tím přeskočila | počet hodin opravit, viz Převody přesčasů |
| Čas ze služební cesty se nezapočetl | záznamy cesty nejsou potvrzené | nadřízený je potvrdí |
| Ze služební cesty se započetla jen část | čas se ořezal směnou nebo Běžnou pracovní dobou | zbytek je v Rezervě |
| Chybějící hodiny zůstaly, i když rezerva vznikla | rezerva jen dorovnává fond a přesčas z ní nevznikne | zkontrolovat výši rezervy, viz Služební cesty |
| Změna v nastavení docházky se ve výkazu neprojevila | nastavení se zamrazilo při prvním uzamčení v měsíci | odemknout všechny a použít Aktualizovat nastavení docházky |
| Tlačítko Aktualizovat nastavení docházky zmizelo bez hlášky | je uzamčený aspoň jeden zaměstnanec měsíce | odemknout ho, viz hromadné akce |
| Řádek Rezerva se neobjevil, i když cesta přesáhla pracovní dobu | vypnuté pole Rezerva služební cesty, nebo zaměstnanci žádné hodiny do fondu nechybí | zkontrolovat obojí, viz Služební cesty |
| Sloupec Stav ukazuje Uzamčeno, ale výkaz nikdo nekontroloval | Stav ukazuje jen ten nejvyšší z příznaků a zámek přebije kontrolu | jednotlivé příznaky najdeme na detailu, viz Stavy výkazu |
| Záznam docházky, nepřítomnost nebo směnu nejde uložit | období je uzamčené | odemknout výkaz, viz Uzavření měsíce |
| Záznam nejde uložit ani do měsíce, který uzamčený není | zaměstnanec má uzamčený některý novější měsíc a hranice zavírá i ty starší | odemknout ten nejnovější uzamčený, viz Oprava uzamčeného výkazu |
| Zaměstnanec už výkaz nepotvrdí a tlačítko kontroly zmizelo | výkaz je uzamčený | odemknout a nechat potvrdit, viz Stavy výkazu |
| Ruční úpravy dne zmizely | použili jsme ikonu obnovení, která maže intervaly i vazbu na směnu | zadat je znovu, viz Ruční úpravy |
| Zmizely naplánované směny celého měsíce | akce Vynulovat konečné intervaly odstraní celé dny včetně směn a je nevratná | plán založit znovu, viz Ruční úpravy |
| Zarovnej k časům směny některým dnům nic nenastavilo | dny s nepřítomností, i částečnou, akce přeskakuje | doplnit je ručně |
| U pevného úvazku nejde den uložit a seznam směn je prázdný | zaměstnanci není přiřazená žádná směna, a bez směny nemá konečný interval kam patřit | přiřadit směnu na kartě Směny, viz Ruční úpravy |
| Přesčas skončil v Neschváleném přesčasu | u pružného úvazku přesáhl Maximální povolený přesčas | zvýšit ho pro daný měsíc, viz Přesčas a nadúvazek |
| Pružný zaměstnanec se zkráceným úvazkem nemá ve výkazu řádek Přesčas nikdy | Maximální povolený přesčas je nula, což je výchozí hodnota, a limit u referenční pracovní doby přesčas nezkracuje, ale ruší | nastavit limit, viz Limit přesčasu u zkráceného úvazku |
| Odpracované hodiny jsou nižší než součet zaznamenaných časů | hodiny nad Maximální povolený přesčas z výkazu zmizí a nevrátí se ani do Přítomnosti | totéž, viz Limit přesčasu u zkráceného úvazku |
| Zaměstnanec nevidí tlačítko Přenést přesčas | výkaz zatím neoznačil za potvrzený | nejdřív potvrdit, viz Zaměstnanec a jeho výkaz |
| Sloupec s nějakým druhem času v seznamu chybí | ten druh času v měsíci nikdo nemá, nebo je typ vypnutý v poli Typy časů pro výkazy | zkontrolovat obojí, viz Seznam a Detail |
| Agenda Výkaz docházky není v menu, přestože má člověk Výkazy všech | vstup do agendy hlídá ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READ, ne ATTENDANCE_STATEMENTS |
přidat čtecí oprávnění, viz dvojice oprávnění |
| Výkaz podřízeného jde otevřít, ale uložit ne a nepřijde žádná hláška | člověk má jen ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES_READ |
přidat plnou variantu ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES |
| Nadřízený vidí lidi z celé firmy i mimo výkazy | ATTENDANCE_STATEMENTS je zároveň právo vidět všechny zaměstnance |
dát ATTENDANCE_STATEMENTS_SUBORDINATES místo něj, viz vedlejší účinky |
| Odebrání práva zamykat výkaz nic nezměnilo | LOCK_ATTENDANCE_STATEMENT je jen klientské a hromadné tlačítko Uzamknout záznamy se ptá na oprávnění k výkazům |
počítat s tím, viz co oprávnění neochrání |
| Měsíční hlavička výkazu jde jen číst a nová nejde založit | ATTENDANCE_DELETE_RECORDS je zároveň zapisovací oprávnění hlavičky |
přidělit ho, viz vedlejší účinky |
| Ve výkazu chybí tlačítka pro přidání a úpravu intervalu | chybí ATTENDANCE_DELETE_RECORDS, u pevného úvazku ale tato tlačítka řídí jen odemčení výkazu |
přidělit ho u pružného úvazku, u pevného výkaz odemknout |
| Mazání záznamů docházky nejde povolit jen pro podřízené | oprávnění pro podřízené v produktu neexistuje | povolit ATTENDANCE_DELETE_RECORDS pro všechny, nebo vůbec |
| V Převodech přesčasů vidí nadřízený celou firmu | seznam se na podřízené nefiltruje vůbec | jiná možnost není, viz vedlejší účinky |
| Shrnutí do souboru nic nestáhne a nic nehlásí | export chce na serveru ATTENDANCE_STATEMENTS a není součástí standardu |
viz co oprávnění neochrání |
¶ Souvislosti
- Nastavení docházky — pravidla výpočtu, zamrazená kopie, typy časů, sledované přestávky.
- Detail zaměstnance — parametry docházky, typ úvazku, rozvrh a fond.
- Plán směn — odkud se bere Naplánováno a vazba schválených změn na konečné intervaly.
- Nepřítomnosti — žádosti, schvalování a stavy.
- Typ nepřítomnosti — pole řídící chování nepřítomnosti ve výkazu.
- Směny, přestávky a svátky — zdrojové agendy výpočtu.
- Služební cesty — potvrzování záznamů, rezerva a náhrady.
- Oprava uzamčeného výkazu — jak se opravuje měsíc, který už je uzamčený, a kam všude zámek dosáhne.
- Změna úvazku — trvalá změna úvazku a jednorázová oprava měsíce spočítaného podle starých parametrů.