Nástup nového zaměstnance sahá od agendy Zaměstnanci až po podání na správu sociálního zabezpečení a jeho jediná těžká část je pořadí. Většina kroků se dá udělat kdykoli, ale u tří záleží na pořadí, viz Co se pokazí, když se pořadí obrátí. Tahle stránka vede celým postupem od člověka, který ještě není v systému, po zaměstnance s výkazem, nárokem na dovolenou a odeslanou přihláškou.
Postup platí pro nástup nového zaměstnance do pracovního poměru. Pro dohody mimo pracovní poměr je odlišná jen smlouva, viz Dohody. Pro externího spolupracovníka, který není zaměstnanec, platí Externí zaměstnanec.
Scénář má dvě větve podle toho, co firma používá.
Kroky 1 a 6 nejsou o docházce ani o mzdách, ale o hlášeních. Dělá je každý, kdo podává registrace na správu sociálního zabezpečení z Factorify, a vynechá je ten, kdo je posílá jinak.
Kdo zavádí celou instanci, tedy zakládá směny, role, pozice, svátky a přestávky, hledá Kontrolní seznam zavedení. Tahle stránka počítá s tím, že instance už běží a nastupuje do ní jednotlivý člověk.
Čtyři věci musí existovat dřív než člověk, jinak se o ně postup zastaví uprostřed.
Firmy, které posílají hlášení na správu sociálního zabezpečení, potřebují navíc nastavený komunikační kanál. Kontrolní seznam všeho, co registrace vyžaduje, je na stránce Registrace zaměstnanců a nemá smysl ho opisovat, protože se projde až u kroku 6.
Předregistrací dopředu ohlásíme, že nám někdo nastoupí. Posílá se před nástupem a v aplikaci není povinným prvním krokem, registraci nástupu vygenerujeme i tehdy, když předregistrace nikdy neproběhla. Podrobnosti a její dvě akce popisuje Předregistrace.
Předregistrace se generuje z pracovní smlouvy, takže tenhle krok fakticky znamená projít nejdřív kroky 2 a 5 a teprve pak se vrátit sem. Kdo předregistraci nepoužívá, začíná krokem 2.
Nového člověka zakládáme v agendě Zaměstnanci, ne v agendě Lidé. Osoba založená v Lidech nedostane účetní jednotku, a tím se mezi zaměstnance už sama nedostane, viz Externí zaměstnanec.
Pro pořadí kroků je důležité jediné pole, Zaměstnán od. Vyplňujeme ho datem skutečného nástupu, protože se od něj odvíjí přihlášení, karta na terminálu i fond pracovní doby. Co dělá prázdné pole a co budoucí datum, popisuje sekce Zaměstnanec, který nastoupí později.
Všechna pole detailu popisuje Detail zaměstnance.
Zaměstnance nejde uložit bez jediného řádku Parametrů docházky. Formulář to za nás řeší sám, novému zaměstnanci jeden řádek přidá a předvyplní v něm všechno kromě Pracovní doby. Tu vybereme podle délky úvazku a tím je krok hotový. Význam ostatních polí a pravidla platnosti popisují Parametry docházky.
Druhá polovina kroku se týká jen lidí s rozvrhem Dle směn. Těm přiřadíme směnu na kartě Směny, viz Směny na zaměstnanci.
Rozvrh Dle směn bez přiřazené směny znamená výkaz s nulovým fondem. Systém na to neupozorní a prázdný výkaz se objeví až na konci měsíce. Přiřazení navíc pomáhá jen dopředu, plán směn se generuje od dne přiřazení, takže dny před ním zůstanou bez fondu i po opravě. Právě proto je tenhle krok hned u založení člověka, ne až někdy potom.
Karta Přihlašovací údaje se objeví až na uloženém zaměstnanci a ukládá se vlastním tlačítkem, ne uložením celého detailu. Kvůli tomu je to samostatný krok za krokem 2, ne jeho součást.
Ve stejné chvíli přiřadíme roli, ze které se počítají oprávnění a hierarchie nadřízených, viz Jak roli přiřadíme člověku, a kdo se má hlásit na terminálu kartou, dostane číslo karty, viz Čísla karet.
Smlouvu zakládáme z karty Pracovní smlouvy na detailu zaměstnance, protože se v ní pak předvyplní pole Člověk. Karta je vidět až na uloženém zaměstnanci, takže tenhle krok nejde předběhnout. Pole smlouvy popisuje Pracovní smlouva.
Na pořadí uvnitř smlouvy záleží u dvou věcí.
Datum začátku zaměstnání vyplníme dřív než tabulky na kartách smlouvy. Šest z nich si z něj předvyplňuje Platné od prvního řádku, a kdo je vyplní dřív, dostane v nich prázdnou platnost, kterou už dodatečné vyplnění data nedoplní, viz Předvyplněné Platné od.
Postavení v zaměstnání vyplníme rovnou, i když povinné není. Bez něj neprojde registrace v kroku 6.
Registraci generujeme z detailu smlouvy, ne z mezd, takže na uzávěrce měsíce nezáleží. Celý postup i kontrolní seznam před podáním popisuje Registrace zaměstnanců, a protože sedm z deseti jeho položek leží na místech, kterými jsme právě prošli, je to zároveň závěrečná kontrola kroků 2 az 5.
U nástupu jsou jinak než jindy dvě položky toho seznamu. OIČ (IK MPSV) a Identifikátor zaměstnání (ID PPV) ještě neexistují, přijdou až v odpovědi na přihlášku, a registrace nástupu je proto nevyžaduje. Do OIČ tedy nepatří rodné číslo, to se zadává na smlouvě.
Nálezy se čtou ve dvou skupinách. Co se týká člověka a smlouvy, doplníme u nováčka. Nálezy o adrese společnosti, variabilním symbolu zaměstnavatele nebo profesi na pracovní pozici jsou nastavení firmy a řeší se jednou pro všechny.
Nováčkovi spočítáme první nárok tlačítkem Inicializovat zbývající nepřítomnosti na kartě Zbývající nepřítomnosti, a to nejpozději v kalendářním měsíci nástupu. To je jediná věc, na které u tohohle kroku záleží, protože později už tlačítko nárok nespočítá a hodnoty na kartě nechá být.
Jak přesně inicializace funguje, jakou hláškou se později odmítne a která tři oprávnění na to tlačítko potřebujeme, popisuje Nástup nového zaměstnance.
Zbývající agendy už na pořadí nezávisí a dají se doplnit kdykoli po založení zaměstnance.
| Obrácené pořadí | Jak se to projeví |
|---|---|
| Tabulky smlouvy před Datem začátku zaměstnání | první řádky tabulek zůstanou bez Platné od |
| Rozvrh Dle směn bez přiřazené směny | výkaz má nulový fond a člověk chybí v plánu směn |
| Nárok na dovolenou až v dalším měsíci | inicializace se odmítne a nárok vznikne až přepočtem při mzdách |
Vyplněné budoucí Zaměstnán od je záměrná zábrana. Do toho data se člověk nepřihlásí, terminál mu odmítne kartu a jeho přehled docházky je prázdný. V den nástupu zábrana zmizí sama a nikdo nic nepřepíná. Celého zaměstnance i s přístupem tedy můžeme připravit dopředu.
Odmítnutí vypadá jako chyba, přestože chyba není. Hláška zní Nemůžete se přihlásit, protože již nejste zaměstnaní. a je stejná pro budoucí nástup i pro ukončené zaměstnání. Když si nováček stěžuje, že se nemůže přihlásit, díváme se nejdřív na Zaměstnán od.
Prázdné Zaměstnán od nebrání přihlášení. Přihlášení projde a terminál kartu přijme. Zbytečné to pole ale není. S prázdným polem skončí Inicializovat zbývající nepřítomnosti chybou serveru a nárok nevznikne, a fond pracovní doby i plán směn se počítají i za dobu před nástupem. U nováčka ho proto vyplňujeme vždy.
Kroky 1, 6 a 7 odpadnou celé, protože se netýkají evidence lidí, ale hlášení a docházky. Krok 3 odpadnout nemůže, řádek Parametrů docházky je podmínkou uložení zaměstnance i tam, kde se docházka nesleduje. Ponecháme v něm předvyplněné hodnoty a vybereme jen Pracovní dobu.
Pracovní smlouvu zakládáme i tady, protože na ní stojí evidence pracovního poměru a tiskové dokumenty.
| Problém | Proč se děje | Co s tím |
|---|---|---|
| Nováček se nemůže přihlásit, hlásí ukončené zaměstnání | Zaměstnán od je v budoucnosti | počkáme na den nástupu, nebo datum opravíme, viz Zaměstnanec, který nastoupí později |
| Nováček má prázdný výkaz | má rozvrh Dle směn bez přiřazené směny | přiřadíme směnu, viz krok 3 |
| Nováčkovi nevznikne nárok, inicializace spadne na chybu serveru | Zaměstnán od je prázdné | doplníme datum nástupu, viz Zaměstnanec, který nastoupí později |
| Karta Pracovní smlouvy není na detailu vidět | zaměstnanec ještě není uložený, nebo chybí oprávnění na smlouvy | uložíme zaměstnance, viz krok 5 |
| Tabulky na smlouvě mají prázdné Platné od | vyplnily se dřív než Datum začátku zaměstnání | doplníme platnost ručně, příště začneme datem, viz krok 5 |
| Registrace hlásí chybu u pole, které není povinné | Postavení v zaměstnání formulář nevyžaduje, hlášení ano | doplníme ho na smlouvě, viz krok 5 |
| Tlačítko Inicializovat zbývající nepřítomnosti hlásí zaměstnání od předchozího měsíce | nejsme v kalendářním měsíci nástupu | nárok vznikne přepočtem při mzdách, viz krok 7 |
| Spuštění procesu skončí technickou hláškou s číslem řádku | kroku procesu chybí údaj, který si bere z karty, nejčastěji e mail v kartě Kontakt nebo role | doplníme údaj na kartě, jinak hlášku předáme administrátorovi, viz Onboarding proces |
| V nabídce Nastartovat nový proces není žádný proces | pro zaměstnance není nastavený žádný proces, nebo nám chybí oprávnění, které si vyžaduje | řeší Factorify administrátor, viz Onboarding proces |
| Zaměstnanec hlásí, že mu odeslání dotazníku spadlo | dotazník a výraz, který jeho hodnoty zapisuje, k sobě nesedí | neuloží se nic a formulář se dá odeslat znovu, opravu zadáme administrátorovi, viz Dotazník |