Personalistika eviduje zaměstnance a jeho vztah k firmě. Kdo to je, jakou má smlouvu, co absolvoval za školení a kde stojí v organizační struktuře. Tato stránka je rozcestník celé oblasti personalistiky Factorify. Popisuje, jaké agendy do personalistiky patří, jak na sebe navazují a v jakém pořadí se nastavují. Podrobnosti jsou na navazujících stránkách, význam jednotlivých polí najdeme v nápovědě pole ve formuláři.
| Agenda | Stručný popis | Poznámka |
|---|---|---|
| eDávky | Eviduje k pracovní smlouvě žádosti o dávky nemocenského pojištění (otcovská, peněžitá pomoc v mateřství, ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, vyrovnávací příspěvek) jako podklad pro formulář na ČSSZ. | Pro české účetnictví |
| eNeschopenky | Eviduje elektronická rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti přijatá z ČSSZ a navazuje je na nepřítomnost zaměstnance. | |
| Hodnocení zaměstnanců | Evidence hodnocení zaměstnance podle nastavených kritérií včetně komentářů, data posledního hodnocení a historie kritérií. | |
| Import zbývajících nepřítomností | Slouží k hromadnému importu nepřítomnosti a vede přehled provedených importů. | |
| Mzdová mapa | Zobrazuje organizační strukturu doplněnou o mzdové výměry jednotlivých pracovních smluv. | |
| Mzdové výměry | Eviduje k pracovní smlouvě sjednanou mzdu a dvě pohyblivé složky s platností od/do. | |
| Mzdové výměry podřízených | Pohled, který nadřízenému zobrazí mzdové výměry pouze jeho podřízených. | |
| Nároky na nepřítomnost dle pracovní smlouvy | Vypočtený přehled nároku po smlouvách a typech nepřítomnosti — plný nárok, úpravy, převody z loňska, vybrané a zbývající hodiny. | |
| Odesílané formuláře zdravotních pojišťoven na pracovní smlouvě | Přehled zdravotních pojišťoven na smlouvách s informací, zda a kdy k nim byl vygenerován odesílaný formulář a jakého typu. | Pro české účetnictví |
| Odesílání formulářů | Eviduje formuláře odesílané na úřady (ČSSZ — PVPOJ, NEMPRI, ONZ, ELDP a další) a stav jejich podání. | Pro české účetnictví |
| Odměny/srážky | Zaznamenává za zaměstnance a daný měsíc jednotlivé odměny a srážky, které procházejí schválením. | |
| Organizační struktura | Kreslí organizační strukturu firmy podle rolí — kdo je komu nadřízený, kolik má podřízených. | |
| Pracovní smlouva | Hlavní záznam pracovněprávního vztahu, ze kterého vychází docházka i mzdy. | |
| Sebehodnocení | Sebehodnocení zaměstnance dle nastavených kritérií před hodnotícím pohovorem. | |
| Školení | Slouží k definování školení pro zaměstnance | |
| Úpravy nároků na nepřítomnost | Ruční korekce nároku na nepřítomnost | |
| Úrazy | Eviduje pracovní úrazy zaměstnanců včetně stavu řešení, okolností, dokumentů a komentářů. | |
| Vzdělávání | Agenda eviduje vzdělávací akce zaměstnance. | |
| Zaměstnanci | Karta člověka ve firmě: osobní údaje, adresy, kontakty, doklady, přístupové karty, parametry docházky a přílohy. | |
| Záznamy školení | Záznam o absolvování konkrétní verze školení daným zaměstnancem včetně času vzniku a podpisu školitele. | |
| Zbývající nepřítomnosti | Přehled zůstatků nepřítomností po zaměstnancích. | |
| Zdravotní pojišťovny na pracovní smlouvě | Eviduje, u které zdravotní pojišťovny je zaměstnanec v daném období pojištěn, včetně čísla pojištěnce. | Pro české účetnictví |
| Změny fondu nepřítomností | Nastavuje pro smlouvu a typ nepřítomnosti roční nárok ve dnech platný od/do roku — základní nárok před krácením, převody a vybranou dovolenou. | |
| Zprávy | Vytváří zprávy zobrazované vybraným rolím a zaměstnancům po zadanou dobu platnosti v zaměstnaneckém kiosku; na docházkovém terminálu se zobrazují jen zprávy označené jako důležité. |
| Agenda | Stručný popis | Poznámka |
|---|---|---|
| Náhrady, stravné | Nastavuje pro jednotlivé země sazbu stravného (částka v dané měně) s platností od/do, ze které se počítají náhrady na služebních cestách. | Týká se docházky |
| Nastavení docházky | Obsahuje obecná nastavení docházky, zaokrouhlování příchodů a odchodů, hranice odpolední a noční směny, prahy a zaokrouhlení přesčasů | Týká se docházky |
| Nastavení hodnocení zaměstnanců | Definuje kritéria hodnocení, položky v hlavičce, vzorec výsledného hodnocení a počet dnů, po které je vytvořené hodnocení ještě editovatelné. | |
| Nastavení plnění podílu zaměstnávání zdravotně postižených | Drží pro každý rok parametry výpočtu povinného podílu OZP (limit počtu zaměstnanců, procento podílu, průměrná mzda, koeficienty náhradního plnění a odvodu státu) a údaje osoby, která formulář zpracovala. | Pro české účetnictví |
| Nastavení služebních cest | Nastavuje náhradu za kilometr a pásma stravného podle délky cesty zvlášť pro tuzemské a zahraniční cesty, včetně krácení za poskytnuté jídlo, s platností od/do. | Týká se docházky |
| Pracovní pozice | Katalog pozic s názvem do smlouvy, profesí CZ-ISCO, požadovaným vzděláním, mzdou a pohyblivými složkami a příznakem nadřízené pozice; aspoň jedna pozice je potřeba pro uložení pracovní smlouvy. | |
| Pracovní směny | Definuje směny — pracovní dny, začátek a konec, zkratku a barvu pro plánování směn a přípravné i dokončovací časy, se kterými počítá plánování výroby. | Týká se docházky |
| Přestávky | Definuje přestávky časem od–do, vazbou na konkrétní směnu (nebo jako výchozí pro všechny), typem vznikající aktivity a platností od/do. | Týká se docházky |
| Role | Přednastavené skupiny oprávnění, které určují, kam má uživatel přístup, zároveň určují pozici, barvu a viditelnost člověka v organizační struktuře. | |
| Svátky | Seznam státních svátků, podle kterého docházka, nepřítomnosti a plánování rozpoznají nepracovní dny. | Týká se docházky |
| Typy nepřítomností | Definuje druhy nepřítomnosti a jejich chování — způsob zadání (hodiny / půlden / celý den), roční nárok a jeho kontrolu, mzdový kód, možnost žádosti zaměstnance a další pravidla pro výkaz docházky. | Týká se docházky |
| Typy paliv | Eviduje pro služební cesty druhy paliva a náhradu za litr s platností od/do. | Týká se docházky |
| Typy zdravotních prohlídek | Definuje druhy lékařských prohlídek s periodicitou zvlášť pro zaměstnance do a nad 50 let, tiskovým dokumentem a přílohami; podle periodicity se hlídá platnost prohlídek. |
Dvě agendy, které personalista potřebuje, jsou mimo skupinu HR. Lidé a Společnosti jsou ve skupině CRM a používají se při zavádění externího pracovníka.
Na novém prostředí doporučujeme při nastavování postupupovat v následujícím pořadí.
Kontrolní seznam nastavení pro nového zaměstnance je na stránce detail zaměstnance.
Personalistika se dá provozovat samostatně, s docházkou, nebo s docházkou i mzdami. Rozdíl není v tom, které agendy existují, ale v tom, které z nich má smysl vyplňovat.
| Nasazení | Co navíc zavedeme | Co se nevyplňuje |
|---|---|---|
| Jen personalistika | nic nad rámec pořadí výše | parametry docházky, směny a typy nepřítomností nepotřebujeme, výkaz se negeneruje |
| Personalistika a docházka | nastavení docházky v celém rozsahu, tedy směny, přestávky, svátky, typy nepřítomností a parametry docházky na zaměstnanci | u externího zpracování mezd se místo Mzdového kódu nepřítomnosti vyplňuje Externí kód, protože přepočty vázané na generování mezd se nespustí |
| Personalistika, docházka a mzdy | mzdové složky na typu smlouvy, mzdové výměry a další mzdové karty pracovní smlouvy | nároky na nepřítomnost se přestávají udržovat ručně, přepočítá je uzávěrka mezd |
Který přesně mechanismus se bez mzdového modulu nespustí a co uděláme místo něj, vyjmenovává tabulka na stránce mzdy v externím software.
Nárok na nepřítomnosti z typu smlouvy se přepočítává až při zpracování mezd. Bez mzdového modulu proto zůstatky udržujeme ručně v agendě Úpravy nároků na nepřítomnost, nebo je hromadně naimportujeme.
| Postup | Kdy ho potřebujeme | Poznámka |
|---|---|---|
| Hromadný import zaměstnanců | při implementaci | |
| Nástup zaměstnance | když do firmy nastupuje nový člověk, od založení osoby po registraci na úřady | |
| Ukončení pracovního poměru | když zaměstnanec odchází, včetně proplacení zůstatku nepřítomností a odhlášení | |
| Přechod roku | před koncem roku | Pro docházku v FY |
| Změnu úvazku | při trvalé změně úvazku u stávajícího zaměstnance | Pro docházku v FY |
| Opravu uzamčeného výkazu. | když měsíc už byl uzavřený a přesto se do něj musí zasáhnout | Pro docházku v FY |
| Příznak | Příčina | Co s tím |
|---|---|---|
| Pracovní smlouva nejde uložit | uložení vyžaduje aspoň jednu pracovní pozici, výjimkou je typ smlouvy se zaškrtnutým Nezahrnovat do zpracování mezd | naplnit agendu Pracovní pozice dřív než smlouvy |
| Nový zaměstnanec nemá žádná oprávnění a není v organizační struktuře | zaměstnanec nemá přiřazenou roli | přiřadit roli na detailu zaměstnance |
| Zaměstnanci vyšel nulový roční nárok na nepřítomnost | typ smlouvy pro typ nepřítomnosti nemá řádek a smlouva nemá roční přepis | doplnit řádek na kartě Nárok na nepřítomnosti, protože na chybějící řádek nikde neupozorní hláška |
| Nikomu nechodí upozornění na propadlou lékařskou prohlídku | není nastavená zodpovědná role u upozornění EXPIRED_MEDICAL_CHECKUP, nebo dotčení lidé nemají účetní jednotku |
doplnit obojí, u upozornění je povinný i Limit odpovědi [min] |
| Detail hodnocení je prázdný | nejsou založená kritéria | doplnit kritéria v Nastavení hodnocení zaměstnanců |
| Výkaz docházky se zaměstnanci nedopočítá | nemá vyplněné Parametry docházky | doplnit záznam parametrů, bez něj chybí typ úvazku i délka pracovní doby |